WEBVTT

00:00:05.160 --> 00:00:10.215
Hallo und herzlich willkommen bei
SmartHacks für IT-Projektmanager.

00:00:10.240 --> 00:00:13.935
Präsentiert von Sidekick Network, basiert
unser Podcast auf der

00:00:13.960 --> 00:00:15.455
Erfahrung von über 20.

00:00:15.480 --> 00:00:17.175
000 IT-Projekten.

00:00:17.200 --> 00:00:19.415
Bist du bereit, direkt
zum Punkt zu kommen?

00:00:19.440 --> 00:00:25.295
Dann lass uns starten.

00:00:25.320 --> 00:00:31.295
Unser heutiger Gast ist Andreas Stoffel,
ein Spezialist der seine Expertise im

00:00:31.320 --> 00:00:34.775
Bereich Ressourcenplanung und
Prozessoptimierung in einem der

00:00:34.800 --> 00:00:37.760
komplexesten globalen
Umfelder entwickelt hat.

00:00:38.240 --> 00:00:43.215
Während seiner Tätigkeit bei einem großen
Pharmakonzern hat er an einem der größten

00:00:43.240 --> 00:00:46.615
Wissenstransformationsprogrammen
mitgewirkt, das nicht nur technische,

00:00:46.640 --> 00:00:50.760
sondern auch organisatorische
Herausforderungen der Ressourcenplanung

00:00:50.920 --> 00:00:52.255
auf höchstem Niveau umfasste.

00:00:52.280 --> 00:00:57.375
Er hat die Prozesse nicht nur begleitet,
sondern aktiv gestaltet, sodass er uns

00:00:57.400 --> 00:01:01.775
heute insgesamt vier Hacks mitgebracht
hat, die wirklich praxistauglich

00:01:01.800 --> 00:01:04.335
sind und direkt umsetzbar sind.

00:01:04.360 --> 00:01:08.480
Hallo Andreas.

00:01:09.440 --> 00:01:10.380
Hallo Andreas.

00:01:11.280 --> 00:01:14.975
Wenn wir über so komplexe
Ressourcenplanungen reden, dann ist es

00:01:15.000 --> 00:01:18.000
einfach gleich reinzuspringen
in die Probleme und die Hacks.

00:01:18.480 --> 00:01:23.215
Aber wo ist denn so eine typische
Ausgangssituation, wenn man an das Thema

00:01:23.240 --> 00:01:26.360
herantritt, die du bei den
meisten Kunden erlebt hast?

00:01:27.120 --> 00:01:27.360
Genau.

00:01:27.385 --> 00:01:31.415
Eine
professionelle Mehrere Ressourcenplanung

00:01:31.440 --> 00:01:34.720
brauchen wir, wie du schon gesagt hast,
wenn wir über IT-Großprojekte reden.

00:01:35.160 --> 00:01:36.120
Was zeichnet die aus?

00:01:36.480 --> 00:01:40.055
Zum einen müssen oft mehrere
Teams gemanagt werden.

00:01:40.080 --> 00:01:43.640
Wir reden hier nicht über
eine Teamgröße von neun Personen, was

00:01:43.720 --> 00:01:45.600
jetzt ein Team entspricht, beispielsweise.

00:01:46.080 --> 00:01:48.240
Wir haben eine hohe Fluktuation.

00:01:48.760 --> 00:01:53.215
Wir haben Komplexität
innerhalb der Teamzusammensetzung, indem

00:01:53.240 --> 00:01:54.960
wir zum Beispiel interne, externe haben.

00:01:55.040 --> 00:01:59.560
Wir reden hier von mehreren hundert
Leuten, mal eigentlich mindestens,

00:02:00.400 --> 00:02:02.280
bis nach oben offen.

00:02:02.920 --> 00:02:08.120
Und ich denke, bei den
meisten fängt es da an, wo sie sich

00:02:08.720 --> 00:02:11.320
darüber Gedanken machen, wir sollten
unsere Ressourcenplanung

00:02:11.345 --> 00:02:15.335
professionalisieren, wenn sie wissen,
wir kommen mit unserer Excel

00:02:15.360 --> 00:02:17.120
Tabelle nicht mehr weiter.
Jetzt einfach nicht mehr weiter, ja.

00:02:17.145 --> 00:02:21.135
Genau, weil die meisten werden
das wohl so machen zu Beginn eines

00:02:21.160 --> 00:02:25.415
Projekts und dann wächst das Projekt
einfach natürlicherweise und meistens

00:02:25.440 --> 00:02:28.360
fängt man mit einer Excel an und dann
merkt man, okay, irgendwie

00:02:28.680 --> 00:02:29.855
reicht das uns doch nicht mehr.

00:02:29.880 --> 00:02:31.780
Es ist Das ist alles ein bisschen
komplexer geworden und

00:02:31.960 --> 00:02:33.900
wir brauchen jetzt eine bessere Lösung.

00:02:34.280 --> 00:02:38.855
Wenn man über diese Organisation redet,
über die wir sprechen, diese

00:02:38.880 --> 00:02:42.080
Projektorganisation, dann hast du
schon angesprochen, interne, externe.

00:02:42.400 --> 00:02:45.120
Dann sind es ja verschiedene
Beratungsunternehmen, die wieder

00:02:45.145 --> 00:02:49.895
verschiedene E-Mail-Adressen haben,
verschiedene Verträge, die intern, die

00:02:49.920 --> 00:02:53.320
dann vielleicht aus anderen Abteilungen
kommen, die vielleicht noch gar nicht

00:02:53.345 --> 00:02:57.320
irgendwie da ongebordet sind, und das
in einem ständlichen Fluss, sozusagen.

00:02:58.280 --> 00:02:58.655
Absolut.

00:02:58.680 --> 00:03:02.055
Du hast jetzt gerade schon ein paar Da
hast du ja Sachen genannt, die

00:03:02.080 --> 00:03:06.495
Herausforderungen, vor denen ich als
Projektmanager jetzt beispielsweise stehe,

00:03:06.520 --> 00:03:10.920
wenn ich weiß, ich muss da jetzt
was tun in meiner Ressourcenplanung.

00:03:12.120 --> 00:03:15.695
Es ist vielleicht unterschiedliche
Plattformen, wo Maßnahmen von

00:03:15.720 --> 00:03:17.455
den Personen gesammelt werden.

00:03:17.480 --> 00:03:21.815
Interne laufen meistens über einer
anderen Plattform als externe.

00:03:21.840 --> 00:03:23.960
Die E-Mail-Adressen können
unterschiedlich sein.

00:03:24.400 --> 00:03:27.800
Im Idealfall hast du wenigstens mal einen
eindeutigen Parameter, dem du

00:03:28.120 --> 00:03:30.335
jeder Person zuordnen kannst.

00:03:30.360 --> 00:03:31.880
Weiß auch nicht den Namen.

00:03:32.000 --> 00:03:36.415
Aber es
sind noch andere Herausforderungen, wie

00:03:36.440 --> 00:03:40.880
beispielsweise, dass auch je größer und
komplexer das Programm wird,

00:03:41.360 --> 00:03:45.815
dann hast du meistens auch einfach
mehrere Rollen, die am Ende auch daran

00:03:45.840 --> 00:03:49.335
beteiligt sind: Wer
kommt jetzt in dieses Projekt rein?

00:03:49.360 --> 00:03:54.695
Du hast Line Manager, du
hast Hiring Manager, du hast Funktionale

00:03:54.720 --> 00:03:56.815
Manager, die Business Units und so weiter.

00:03:56.840 --> 00:04:01.440
Also einfach viele Stakeholder, die
da mit dazu genommen werden müssen.

00:04:02.600 --> 00:04:08.015
Natürlich die Tools, die einfach
auf Dauer mit der Anforderung überfordert

00:04:08.040 --> 00:04:10.560
sind, wenn du jetzt zum Beispiel mit einem
Excel startet

00:04:11.600 --> 00:04:16.760
und dadurch kommt es in den meisten Fällen
dazu, dass die Qualität

00:04:17.120 --> 00:04:18.535
einfach verloren geht.

00:04:18.560 --> 00:04:22.015
Du kommst nicht mehr hinterher mit deiner
Ressourcenplanung oder überhaupt eine

00:04:22.040 --> 00:04:24.240
Übersicht zu haben: Wer ist jetzt
überhaupt hier alles bei uns?

00:04:24.265 --> 00:04:25.220
Wer macht was?

00:04:25.440 --> 00:04:30.400
Und oft kommt es dadurch auch, wenn man es
über längere Zeit hinaus zögert,

00:04:30.880 --> 00:04:35.280
das ein bisschen zu professionalisieren,
auch zu einer Double Maintenance, dass du

00:04:35.520 --> 00:04:39.495
nicht nur dann dein eines Excel Sheet
aktuell halten musst, sondern es sind

00:04:39.520 --> 00:04:41.295
ganz, ganz viele Excel Sheets, die …

00:04:41.320 --> 00:04:43.360
Dann vielleicht noch ein neues,
was man sich überlegt hat.

00:04:43.385 --> 00:04:46.295
Genau, und dann fügst du auch einmal mal
zwei zusammen, aber dann

00:04:46.320 --> 00:04:47.615
hast du trotzdem noch …

00:04:47.640 --> 00:04:50.800
Die zwei, die du zusammengefügt hast,
werden trotzdem noch mal einzeln.

00:04:50.825 --> 00:04:52.855
Und dann gehst du in Urlaub.

00:04:52.880 --> 00:04:54.040
Genau.

00:04:54.440 --> 00:04:59.880
Das sind so die Herausforderungen, vor
denen dann so ein Projektmanager steht

00:05:00.520 --> 00:05:04.440
Da ist dann am Endeff natürlich die
Frage: Wie komme ich da raus?

00:05:04.680 --> 00:05:06.375
Das wäre jetzt auch der Punkt.

00:05:06.400 --> 00:05:08.200
Du hast ja vier Hacks mitgebracht.

00:05:08.600 --> 00:05:12.535
Hast du es jetzt auch viele Jahre selbst
mit aufgebaut, begleitet, auch viele

00:05:12.560 --> 00:05:16.775
Fehler gesehen oder Dinge, die „Mir ist es
okay, jedenfalls im Vorgespräch hatten wir

00:05:16.800 --> 00:05:20.760
das, die noch lange wehgetan haben,
bevor man sie gelöst bekommen hat.

00:05:21.240 --> 00:05:25.000
Was wäre jetzt aus deiner Sicht der
erste Hack, mit dem wir anfangen können?

00:05:26.080 --> 00:05:31.040
Ja, der erste Hack, den ich aus meiner
Erfahrung mit auf den Weg geben kann,

00:05:31.720 --> 00:05:36.335
wäre: Überlegt euch nicht zuerst, was die
Lösung sein kann, sondern als

00:05:36.360 --> 00:05:38.120
Allererstes: Was ist überhaupt mein Ziel?

00:05:38.840 --> 00:05:41.640
Wo möchte ich hin mit
meiner Ressourcenplanung?

00:05:42.320 --> 00:05:43.920
Was möchte ich damit genau abdecken?

00:05:44.280 --> 00:05:48.480
Das Problem ist nämlich, hier gibt es
nicht nur einen richtig, ein falsch.

00:05:48.920 --> 00:05:52.400
Die Ressourcenplanung kann super
unterschiedlich aussehen

00:05:52.880 --> 00:05:56.800
und dadurch gibt es natürlich auch
verschiedene Lösungen, wie man hinkommt.

00:05:57.360 --> 00:06:00.935
Und das birgt die Gefahr, dass am Ende
eine Lösung implementiert wird, die

00:06:00.960 --> 00:06:04.480
überhaupt nicht erfüllt,
was von Anfang an gefragt war.

00:06:04.920 --> 00:06:09.400
Deswegen, Hack Nummer eins:
Die Prozessanforderungen an

00:06:10.280 --> 00:06:14.160
den Ressourcenmanagementprozess,
die müssen ganz klar definiert sein.

00:06:14.920 --> 00:06:18.335
Und wenn du jetzt Prozessanforderungen
sagst, das ist jetzt für mich

00:06:18.360 --> 00:06:19.760
etwas noch sehr allgemein.

00:06:20.120 --> 00:06:23.615
Kannst du das mit einem Beispiel
unterfüttern, wie du das meinst

00:06:23.640 --> 00:06:26.895
oder woran man das festmachen kann?

00:06:26.920 --> 00:06:32.240
Ja, es müssen auf jeden Fall von Anfang
an die Must-Haves, eingeplant werden.

00:06:32.720 --> 00:06:37.455
Vielleicht jetzt als konkretes Beispiel:
Ressourcenplanung.

00:06:37.480 --> 00:06:41.600
Da könnte man sich jetzt überlegen, soll
jetzt unser Resource-Management-Prozess

00:06:42.080 --> 00:06:48.775
auch Grundlage für unsere Budgetplanung
sein Wir wissen alle, große Projekte, da

00:06:48.800 --> 00:06:52.760
ist natürlich einer der größten
Kosten-Traiber immer das Personal.

00:06:52.840 --> 00:06:55.495
Wir haben interne Personen, wenn wir jetzt
schon mal am Anfang darüber gesprochen

00:06:55.520 --> 00:06:57.040
haben, wir haben externes Personal.

00:06:58.040 --> 00:07:02.735
Und wenn wir uns überlegen, okay, unser
Das Planning-Prozess soll auch Grundlage

00:07:02.760 --> 00:07:06.480
dafür sein, dass wir am Ende unsere
Budgets planen können, dann musst du

00:07:06.800 --> 00:07:08.840
am Ende natürlich das harmonisieren.

00:07:09.080 --> 00:07:12.640
Also wenn die Antwort ist: „Ja,
das ist ein Must-have für uns.

00:07:12.840 --> 00:07:17.935
Wir wollen das miteinander verbinden, Oder
nein, ist es nicht, brauchen wir nicht.

00:07:17.960 --> 00:07:21.295
Wir brauchen nur eine reine
Ressourcenübersicht, zu sagen, der

00:07:21.320 --> 00:07:22.600
und der arbeitet in diesem Team.

00:07:23.200 --> 00:07:26.855
Dann ist natürlich die Lösung am Ende,
die du brauchst, eine komplett andere.

00:07:26.880 --> 00:07:31.080
Das eine ist vielleicht noch ein
bisschen komplexer als das andere.

00:07:31.800 --> 00:07:37.095
Und konkret:
Werd dir klar, welche Use Cases möchtest

00:07:37.120 --> 00:07:40.600
du mit deinem Prozess der
Ressourcenplanung abdecken?

00:07:41.280 --> 00:07:47.655
Weil ein nachträgliches Aufrüsten von
Use Cases verkompliziert oder

00:07:47.680 --> 00:07:49.840
verschlechtert dann im
Endeffekt den Prozess.

00:07:50.120 --> 00:07:54.135
Da haben wir das
Stichwort „Technical Debts oder „Process

00:07:54.160 --> 00:07:59.240
Debts, dass man einfach so eine gewisse
Schuld eingeht, wenn man sie dann …

00:07:59.760 --> 00:08:01.520
Wenn Dass man später implementiert, dass
man erst mal ein

00:08:01.545 --> 00:08:03.775
Workaround hat, der kostet.
Absolut, genau.

00:08:03.800 --> 00:08:07.055
Du kommst zu Workaround oder auch zu den
anderen Problemen, die wir am Anfang auch

00:08:07.080 --> 00:08:10.000
schon aufgezahlt hatten, „Double
Maintenance, bis es dann so weit ist, bis

00:08:10.025 --> 00:08:12.815
du wieder das implementiert
hast, was du eigentlich brauchst.

00:08:12.840 --> 00:08:15.040
Das sind ja eigentlich auch versteckte
Kosten, die im Endeffekt dann

00:08:15.065 --> 00:08:16.720
alles für dich teurer machen.
Genau.

00:08:17.880 --> 00:08:22.080
Deswegen nicht aufschieben und diese
Must-Haves von Anfang an klar definieren.

00:08:22.560 --> 00:08:22.720
Okay.

00:08:22.745 --> 00:08:27.680
Und wenn wir das jetzt definiert haben und
dieser Scope, die Anforderungen klar sind,

00:08:28.080 --> 00:08:31.140
was wäre dann der nächste Schritt
aus deiner Sicht, der nächste Hack?

00:08:32.240 --> 00:08:33.255
Ja, genau.

00:08:33.280 --> 00:08:37.575
Nachdem wir uns im Prinzip klar sind,
wie so unsere Wunschlösungen aussehen, was

00:08:37.600 --> 00:08:41.560
ist unser Ziel, gehen wir daran,
wie simplifizieren wir den Prozess?

00:08:41.640 --> 00:08:47.335
In den meisten Fällen sollte es ja bereits
einen Prozess geben und selbst wenn der

00:08:47.360 --> 00:08:50.495
Prozess, der gerade
aktiv ist, nur diese Excel ist, von der

00:08:50.520 --> 00:08:55.055
wir am Anfang gesprochen haben,
dann ist trotzdem die Frage: Wie

00:08:55.080 --> 00:08:56.240
simplifizieren wir den Prozess?

00:08:56.265 --> 00:09:00.735
Das heißt, du gehst hin und überlegst dir,
welche Daten, die wir für die definierten

00:09:00.760 --> 00:09:04.680
Use Cases aus Hack Nummer
Eins benötigen, liegen vor.

00:09:05.840 --> 00:09:11.760
Außerdem sollten wir dann auch vielleicht
anhand eines kleinen Audits oder Workshops

00:09:12.280 --> 00:09:16.920
entscheiden, welche weiteren Daten
benötigen wir, diesen Prozess so

00:09:17.040 --> 00:09:18.160
aufzusetzen, dass er uns auch nutzen kann.

00:09:18.185 --> 00:09:20.575
Wo machen wir vielleicht auch Karten?
Ja, absolut.

00:09:20.600 --> 00:09:21.760
Genau.
Oder was können wir reduzieren?

00:09:21.785 --> 00:09:24.480
Was können wir konsolidieren?

00:09:24.600 --> 00:09:30.135
Um einfach so lean wie möglich natürlich,
aber es sollte alles beinhalten, was

00:09:30.160 --> 00:09:32.495
du raus, diese erwähnten Use Cases aus.

00:09:32.520 --> 00:09:36.375
Also diese Gradwanderung zwischen „Ich
brauche alle Daten, meine Entscheidung

00:09:36.400 --> 00:09:38.960
treffen zu können, versus
„Was ist wirklich praktikabel?

00:09:39.120 --> 00:09:39.880
Ja, absolut.

00:09:40.200 --> 00:09:44.535
Und das ist, denke ich mal, auch oft der
schwierigste Teil, wo manchmal auch

00:09:44.560 --> 00:09:50.415
Kompromisse getroffen werden müssen, weil
wir hier, wir haben auch gerade am Anfang

00:09:50.440 --> 00:09:52.880
schon davon gesprochen, du hast die
unterschiedlichsten

00:09:53.440 --> 00:09:55.320
Stakeholder in diesem ganzen Prozess.

00:09:55.840 --> 00:09:58.040
Jeder hat vielleicht seine
andere Erwartungen daran.

00:09:58.065 --> 00:10:03.200
Ein Project Manager möchte vielleicht was
anderes als

00:10:04.280 --> 00:10:08.455
jetzt das Steering Committee oder jemand,
der gar nicht Teil des Projektes, aber

00:10:08.480 --> 00:10:10.520
trotzdem seine Leute in dem Projekt hat.

00:10:10.960 --> 00:10:14.760
Deswegen, hier müssen vielleicht auch
manchmal Kompromisse getroffen werden.

00:10:17.320 --> 00:10:20.600
Wenn wir jetzt noch mal über den Hack
Prozessimplifizierung reden, ist natürlich

00:10:20.680 --> 00:10:27.615
auch nicht nur Quellendaten super wichtig,
sondern im Idealfall sollte auch hier

00:10:27.640 --> 00:10:31.455
schon darauf geachtet werden, dass später
so wenig Fehler wie möglich gemacht werden

00:10:31.480 --> 00:10:35.400
können, wenn es dann daran geht, dass
die User mit dem Prozess arbeiten.

00:10:36.040 --> 00:10:41.120
Das heißt, hier sollte im Idealfall auch
schon so viel wie möglich mit Templates,

00:10:41.200 --> 00:10:44.560
Vorlagen gearbeitet werden,
vereinheitlichen

00:10:45.240 --> 00:10:50.480
Um dann später die Menge von individuellen
Fehlern einfach zu minimieren.

00:10:50.640 --> 00:10:57.015
Es gibt dann zum Beispiel
ein Beispiel, auch was bei

00:10:57.040 --> 00:10:58.240
mir schon mal aufgetreten ist.

00:10:58.265 --> 00:11:04.320
Da war einfach jedes ein Freitextfeld oder
ein Großteil der Felder war ein

00:11:04.400 --> 00:11:07.800
Freitextfeld, anstatt
vordefinierte Felder.

00:11:08.000 --> 00:11:08.800
Parameter zu haben.

00:11:08.825 --> 00:11:13.800
Genau, wenn du sowieso nur eine gewisse
Auswahl hast an Parametern für eine

00:11:13.880 --> 00:11:18.215
bestimmte Spalte jetzt beispielsweise,
dann gib die lieber vor, damit du

00:11:18.240 --> 00:11:21.455
wenigstens nicht zehn unterschiedliche
Schreibweisen am Ende hast.

00:11:21.480 --> 00:11:24.340
Freitextfelder sind natürlich auch,
unter Umständen werden die natürlich auch

00:11:24.365 --> 00:11:29.495
benötigt, aber ist natürlich am
Ende deutlich schwerer auszuwerten.

00:11:29.520 --> 00:11:34.455
Ja, Jetzt haben wir ja auch die Situation
beobachtet, dass Ressourcenplanung dann

00:11:34.480 --> 00:11:37.280
erst spät angefangen
wird, weil hat ja Zeit.

00:11:37.520 --> 00:11:41.455
Wir müssen erst mal starten und
dann wird das ins PMO gekippt.

00:11:41.480 --> 00:11:45.360
Das soll sich mal reingekippt,
sondern da sind mal kümmern.

00:11:45.840 --> 00:11:50.975
Da kommt jetzt ein Hack ins Spiel, wo ich
denke, da sagen alle: „Ja, war ja klar,

00:11:51.000 --> 00:11:55.615
aber ich glaube, dieser dritte Hack,
Rollen und Verantwortlichkeiten, den du

00:11:55.640 --> 00:11:59.600
mitgebracht hast, der klingt so allgemein,
aber ich glaube, der ist

00:11:59.680 --> 00:12:00.600
extrem Wichtig, oder?

00:12:00.760 --> 00:12:05.375
Ja, du hast recht, das klingt so ein
bisschen simpel und ja,

00:12:05.400 --> 00:12:06.800
machen wir ja sowieso.

00:12:07.000 --> 00:12:08.720
Also hoffentlich.

00:12:09.040 --> 00:12:11.880
Genau, aber die Rollen und
Verantwortlichkeiten, die müssen einfach

00:12:12.080 --> 00:12:16.960
in generell jedem Prozess, ob wir jetzt
vom Resource-Management-Prozess reden oder

00:12:17.160 --> 00:12:19.735
auch von anderen Prozessen,
müssen gestreamt werden.

00:12:19.760 --> 00:12:24.200
Das heißt, sie müssen vereinheitlicht
und auch klar definiert sein.

00:12:24.800 --> 00:12:30.095
Man hat zum Beispiel auch oft, gerade
in so einem Programm, wir hatten uns auch

00:12:30.120 --> 00:12:33.295
Wir haben schon gesagt, hohe
Fluktuation, dass Rollen switchen.

00:12:33.320 --> 00:12:37.975
Und diese Rollen und Verantwortlichen
müssen vereinheitlicht werden, damit dann

00:12:38.000 --> 00:12:41.360
auch klar ist, okay, wenn jemand weggeht,
wer ist dann danach dafür verantwortlich?

00:12:41.640 --> 00:12:45.760
Das sind auch oft Probleme, die
am Anfang nicht gedacht werden?

00:12:46.040 --> 00:12:49.160
Was ist, wenn jemand die Rolle wechselt?
Wer macht es dann?

00:12:49.560 --> 00:12:51.680
Leute entwickeln sich auch weiter.
Richtig.

00:12:51.920 --> 00:12:53.840
Oder ganze Dienstleister
werden ausgetauscht.

00:12:54.520 --> 00:12:54.975
Genau.

00:12:55.000 --> 00:12:58.200
Und deswegen auch hier eine Empfehlung,
auch wenn das jetzt

00:12:58.880 --> 00:13:02.775
vielleicht nicht sehr agil klingt, aber
würde ich trotzdem jedem empfehlen, eine

00:13:02.800 --> 00:13:05.160
Racy dafür aufzusetzen für diesen Prozess.

00:13:05.520 --> 00:13:10.000
Also wer ist für welchen Schritt in dem
Prozess verantwortlich,

00:13:11.440 --> 00:13:16.295
Verantwortlichkeiten klären und
am Ende damit natürlich Kommunikation

00:13:16.320 --> 00:13:18.480
und Transparenz zu verbessern.

00:13:18.880 --> 00:13:23.375
Und auch, wo wir hier auch gerade
beim Thema waren, Fehler vermeiden.

00:13:23.400 --> 00:13:28.920
Auch das vermeidet Fehler, damit auch klar
ist, nur diejenigen, die auch dafür

00:13:29.120 --> 00:13:31.960
vorgesehen sind, sollten gewisse
Änderungen treffen können.

00:13:32.720 --> 00:13:34.960
Ja, auch mal andersherum gedacht.

00:13:35.040 --> 00:13:38.415
Manchmal werden ja einfach Änderungen ins
Leben gerufen und derjenige hatte

00:13:38.440 --> 00:13:41.160
gar nicht die Macht, das zu tun.

00:13:41.400 --> 00:13:43.720
Das hat man auch schon erlebt.

00:13:44.840 --> 00:13:49.095
Unser Zuhöre werden jetzt schon bestimmt
gemerkt haben, dass wir noch nicht

00:13:49.120 --> 00:13:52.295
einmal über Tools geredet haben.

00:13:52.320 --> 00:13:57.880
Ressourcenplanung ist viel Vorbereitung,
aber trotzdem am Ende des Tages

00:13:58.320 --> 00:14:02.320
ist es dann in einem Tool oftmals, so hast
mir das erzählt im Vorgespräch,

00:14:02.880 --> 00:14:06.080
wird mit der klassischen Excel gestartet
und dann kommt man an sein Limit.

00:14:06.480 --> 00:14:11.655
Warum ist das so und
wie würdest du an die Sache herangehen,

00:14:11.680 --> 00:14:17.680
wenn du jetzt sagen musst, wir setzen
jetzt ein neues Ressource Planning auf.

00:14:17.760 --> 00:14:21.975
Wie machen wir das am besten vom Tool her?
Absolut.

00:14:22.000 --> 00:14:27.615
Ich würde auch sagen, dieser vierte Hack
von der Toolauswahl oder wie gehe ich die

00:14:27.640 --> 00:14:31.335
Toolauswahl an,
fast auch so ein in die drei Hacks,

00:14:31.360 --> 00:14:33.440
die wir davor hatten, zusammen.

00:14:33.800 --> 00:14:36.240
Richtig, wir haben bisher noch nicht
wirklich über Tools gesprochen, außer

00:14:36.265 --> 00:14:39.080
darüber, dass Excel vielleicht
nicht so geeignet dafür ist.

00:14:39.240 --> 00:14:43.200
Excel ist in der Bedienung
vielleicht ein bisschen zu einfach und

00:14:43.320 --> 00:14:46.975
dadurch hat es
die Eigenschaft, dass viele Leute es

00:14:47.000 --> 00:14:50.495
benutzen und dadurch sehr viele
Datenquellen geschaffen werden,

00:14:50.520 --> 00:14:51.935
viele verschiedene Excels.

00:14:51.960 --> 00:14:55.855
Aber unser Ziel, was natürlich wichtig für
die Toolauswahl ist, sollte natürlich

00:14:55.880 --> 00:15:02.200
sein, dass du eine zentrale Quelle für die
Ressourcenplanung hast und dadurch diese

00:15:03.280 --> 00:15:06.680
verschiedenen Excel-Dateien
auch beiseitegelegt werden können.

00:15:07.520 --> 00:15:10.520
Und so auch
einen hohen Mehraufwand wahrscheinlich

00:15:11.680 --> 00:15:15.095
vermeidest, wenn Leute verschiedensten
Excel zusammenarbeiten.

00:15:15.120 --> 00:15:17.340
Oder wenn du so Monster-Excel
hast, das kennst du ja auch.

00:15:17.365 --> 00:15:20.255
Wo du das aufmachst und erst mal
ein paar Minuten warten musst.

00:15:20.280 --> 00:15:21.695
Erst mal einen Kaffee holen.

00:15:21.720 --> 00:15:22.840
Genau.

00:15:22.960 --> 00:15:24.720
Das haben wir alles schon gesehen.

00:15:24.880 --> 00:15:28.480
Da würde ich jetzt persönlich dann gucken,
ist irgendwas, ein Online-Tool da, was

00:15:28.960 --> 00:15:31.600
gut verfügbar ist, wo ich mich
nicht irgendwo einloggen muss?

00:15:31.880 --> 00:15:37.320
Was hältst du dann von dem Thema, dass
du einfach mal bei ChatGPT deine

00:15:37.520 --> 00:15:41.135
Anforderungen sehr gut ausformulierst und
schaust, vielleicht über ein

00:15:41.160 --> 00:15:48.120
Scoring-Modell zu finden, was ist jetzt
für dich das, was am wertstiftesten ist?

00:15:48.280 --> 00:15:53.400
Ja, ein Scoring-Modell ist natürlich, wenn
du mehrere Tools zur

00:15:53.440 --> 00:15:55.255
Auswahl hast, immer super.

00:15:55.280 --> 00:16:00.175
Da kannst du gewichten, welche
der Anforderungen, die du hast,

00:16:00.200 --> 00:16:02.640
sind die jetzt am liebsten.

00:16:02.760 --> 00:16:06.640
Also eine Anforderung würde ich
auch jedem noch auf den Weg geben.

00:16:07.040 --> 00:16:10.335
Man hat ja in etwa auch eine Vorstellung,
wie groß die Datenmenge so ist.

00:16:10.360 --> 00:16:12.400
Die Performance muss stimmen.

00:16:13.040 --> 00:16:14.935
Sprich, die Datenmenge muss auch ein
annehmbarer die Nachzeiten

00:16:14.960 --> 00:16:15.640
verarbeitet werden können.

00:16:15.665 --> 00:16:19.615
Du hast gerade schon gesagt, Excel, die
man öffnet und irgendwie

00:16:19.640 --> 00:16:21.120
minutenlang laden.

00:16:21.240 --> 00:16:22.935
Das möchte keiner von uns.

00:16:22.960 --> 00:16:26.080
Damit arbeitet dann auch keiner.

00:16:26.720 --> 00:16:31.695
Weitere, vielleicht
wichtige Eigenschaft, die das Tool haben

00:16:31.720 --> 00:16:38.840
sollte, was ich sehr empfehlen würde, ist,
dass es auch Reporting-Möglichkeit bietet.

00:16:39.560 --> 00:16:41.415
Also so Dashboards und so was?

00:16:41.440 --> 00:16:44.520
Genau, am besten automatisierte
Dashboards, die auch in Real-Time

00:16:44.600 --> 00:16:49.280
angepasst werden, weil
hier schließt sich dann auch wieder der

00:16:49.760 --> 00:16:52.295
Kreis zu Punkt Nummer eins
unserer Anforderungen.

00:16:52.320 --> 00:16:56.800
Ich bin mir ziemlich sicher, dass in der
Zieldefinierung auch

00:16:58.280 --> 00:17:02.135
eine Reporting-Struktur mit Sicherheit
definiert wurde, weil wir machen es ja

00:17:02.160 --> 00:17:05.480
nicht einfach aus Spaß an der Freude,
sondern am Ende wollen wir irgendwas mit

00:17:05.505 --> 00:17:09.055
den Daten noch machen und das
in verschiedensten Arten und Weisen

00:17:09.080 --> 00:17:13.775
reporten ans Steerco, ans
Projektmanagement oder, oder, oder.

00:17:13.800 --> 00:17:17.050
Bei so Großprojekten hat man ja meistens
auch eine riesen Reporting-Struktur.

00:17:17.080 --> 00:17:17.320
Genau.

00:17:17.600 --> 00:17:20.920
Und da ist es natürlich super, wenn das
schon von Haus aus das

00:17:21.400 --> 00:17:24.975
liefert, weil ansonsten haben wir wieder
vielleicht auch mehrere Datenquellen.

00:17:25.000 --> 00:17:28.160
Also nicht zuerst in das Tool
reinspringen, wenn es heißt

00:17:28.240 --> 00:17:31.880
Ressourcenplanung, sondern erst mal die
ersten drei drei Dinge erledigen und dann

00:17:32.320 --> 00:17:37.215
die entstandenen Anforderungen daraus
nutzen, das richtige Tool auszusuchen.

00:17:37.240 --> 00:17:37.480
Genau.

00:17:38.080 --> 00:17:40.980
Kann man vielleicht jetzt sogar schon als
Zusammenfassung sehen, dass man sagt:

00:17:41.005 --> 00:17:47.680
„Okay, klare Prozessanforderungen mit den
Must-Haves die Prozessvereinfachung

00:17:48.680 --> 00:17:51.640
mit klacher Definition der Anforderungen
und dann eben diese

00:17:52.240 --> 00:17:55.680
Rollen und Verantwortlichkeiten, nicht nur
definieren, auch leben

00:17:56.200 --> 00:18:00.895
und am Ende die richtige Toolauswahl am
besten mit den Denen Anforderungen, die

00:18:00.920 --> 00:18:03.560
man vorher subsumiert hat und
mit einem schönen Scoring-Modell?

00:18:04.440 --> 00:18:04.800
Absolut.

00:18:05.200 --> 00:18:08.840
Ich denke, du hast gerade
super gesagt, immer diese

00:18:09.960 --> 00:18:13.720
Zieldefinierung, die man am Anfang hatte,
Definierung der Prozesseanforderungen, die

00:18:13.745 --> 00:18:17.560
müssen in allen diesen Nix
muss immer beachtet werden.

00:18:18.280 --> 00:18:23.320
Also erst Prozess anvor und definieren,
Simplifizierung

00:18:24.040 --> 00:18:27.240
mit der Sicherstellung, dass die Use Cases
eingehalten werden können,

00:18:27.760 --> 00:18:30.800
Streamline von Rollen
Verantwortlichkeiten,

00:18:31.640 --> 00:18:35.375
Toolauswahl und am Ende dann natürlich
auch die Umstellung, Implementierung mit

00:18:35.400 --> 00:18:38.120
der Sicherstellung, dass Use
Cases eingehalten werden können.

00:18:38.960 --> 00:18:43.520
Das Ganze sollte natürlich jetzt über den
kompletten Prozess hinweg

00:18:44.360 --> 00:18:46.215
vom Change Management betreut werden.

00:18:46.240 --> 00:18:52.200
Das würde ich jetzt nicht als Hack hier
klassifizieren, aber ich denke, das

00:18:53.080 --> 00:18:57.335
ist allgemein verständlich, dass die
relevanten User, die später auch

00:18:57.360 --> 00:18:58.560
mit diesem Prozess arbeiten.

00:18:58.585 --> 00:19:02.695
Wir haben am Anfang schon gesagt, viele
Stakeholder, werden frühzeitig mit ins

00:19:02.720 --> 00:19:07.280
Boot genommen, sollten sich dieser Ziele
und Notwendigkeit auch bewusst sein

00:19:07.960 --> 00:19:11.735
und dann später, wenn es auch zum Tool
kommt, auch trainiert werden, damit

00:19:11.760 --> 00:19:13.180
sie auch damit arbeiten können.

00:19:13.840 --> 00:19:17.280
Vielen Dank für die Zusammenfassung,
dass du heute hier warst.

00:19:17.800 --> 00:19:19.240
Vielen Dank, dass ich hier sein durfte.

00:19:19.265 --> 00:19:22.000
Ich hoffe, es hilft dem einen
oder anderen da draußen.

00:19:22.760 --> 00:19:24.655
Das denke ich, ja.

00:19:24.680 --> 00:19:28.000
Und wer mehr Infos dazu haben möchte und
vielleicht auch mit Andreas mal in Kontakt

00:19:28.025 --> 00:19:31.240
treten möchte, in den Show Notes
findet ihr dann auch die Kontaktdaten.

00:19:32.080 --> 00:19:35.600
Das wäre es dann für heute und vielen Dank
für dein Dasein und bis zum nächsten Mal.

00:19:36.320 --> 00:19:37.060
Tschüss.

00:19:37.200 --> 00:19:38.160
Tschüss.