WEBVTT

00:00:02.760 --> 00:00:04.840
One, two, three, four.

00:00:05.120 --> 00:00:10.920
Hallo und herzlich willkommen bei Smart
Hacks für IT Projektmanager, präsentiert

00:00:10.960 --> 00:00:14.575
von Sidekick Network basiert unser Podcast
auf der Erfahrung von

00:00:14.600 --> 00:00:18.000
über 20.000 IT Projekten.
Bist du bereit?

00:00:18.040 --> 00:00:19.400
Direkt zum Punkt zu kommen?

00:00:19.440 --> 00:00:21.080
Dann lass uns starten.

00:00:26.480 --> 00:00:30.215
Heute begrüße ich Oliver Ink, einen
erfahrenen PMO Experten und

00:00:30.240 --> 00:00:34.160
Projektmanager, der weiß, was es braucht,
um große IT Workloads

00:00:34.200 --> 00:00:35.560
erfolgreich zu begleiten.

00:00:35.640 --> 00:00:39.415
Wir besprechen, warum ein starkes PMO der
Schlüssel zu einem effektiven

00:00:39.440 --> 00:00:43.255
Projektmanagement ist und wie er als
Projektleiter dabei unterstützt, selbst

00:00:43.280 --> 00:00:45.200
die größten Herausforderungen zu meistern.

00:00:45.880 --> 00:00:49.360
Oliver hat drei Hacks mitgebracht,
die wir heute miteinander besprechen.

00:00:52.480 --> 00:00:54.000
Hallo Oliver.
Hallo Andreas.

00:00:54.400 --> 00:00:58.880
Du hast ja schon viele PMOs für komplexe
Projekte aufgesetzt und durchgeführt.

00:00:59.000 --> 00:01:03.655
Was sind denn aus deiner Sicht die
Voraussetzungen, um erst mal so ein IT

00:01:03.680 --> 00:01:08.440
Projektleiter und Projektleiterin
des PMO effektiv zu unterstützen.

00:01:09.880 --> 00:01:13.400
Da würde ich jetzt am Anfang direkt mal
zwischen zwei Use Cases unterscheiden.

00:01:13.440 --> 00:01:19.135
Zum einen dazwischen ein komplett neues
Projekt aufzusetzen oder aber, wenn man

00:01:19.160 --> 00:01:21.280
in ein bereits bestehendes Projekt kommt.

00:01:21.960 --> 00:01:26.400
Da muss man eben die gewachsene Landschaft
mit berücksichtigen, verstehen

00:01:26.880 --> 00:01:28.440
und gegebenenfalls anpassen.

00:01:28.560 --> 00:01:35.015
In beiden Fällen sind allerdings die
Aktivitäten als PMO erst einmal dieselben.

00:01:35.040 --> 00:01:38.000
Was man allerdings sagen kann, ist, dass
die

00:01:39.480 --> 00:01:44.535
Aktivitäten für ein neues Projekt
natürlich schneller umzusetzen sind und in

00:01:44.560 --> 00:01:48.640
ein bestehendes Projekt zu
kommen meist mehr Zeit verlangt.

00:01:49.560 --> 00:01:52.895
Die Voraussetzung ist, dass
man den Projekt scope versteht.

00:01:52.920 --> 00:01:55.880
Ich als PMO gleichzeitig Challenge Ich.

00:01:56.160 --> 00:01:59.775
Gibt es eine Art ProjektCharter
für das gesamte Team?

00:01:59.800 --> 00:02:03.375
Weil nicht nur ich muss das den Projekt
scope oder das Projekt verstehen.

00:02:03.400 --> 00:02:05.400
Das muss das Team, das
müssen die Stakeholder.

00:02:06.040 --> 00:02:06.695
Richtig.

00:02:06.720 --> 00:02:09.920
Und das ist tatsächlich
das Erste, was ich mache.

00:02:09.960 --> 00:02:10.520
Sicherstellen.

00:02:10.545 --> 00:02:13.935
Haben wir eine Art ProjektCharter in
irgendeiner Weise als Deliverable,

00:02:13.960 --> 00:02:16.720
als Dokument, als Lightdeck?

00:02:16.960 --> 00:02:21.120
Und wenn wir das nicht haben, dann müssen
wir da die groben Rahmenbedingungen

00:02:21.160 --> 00:02:22.055
einmal skizzieren.

00:02:22.080 --> 00:02:24.935
Und das challenge ich und
dann wird es aufgesetzt.

00:02:24.960 --> 00:02:26.600
In den meisten wird es aufgesetzt.

00:02:27.360 --> 00:02:31.040
Auf jeden Fall, also in den meisten
Projekten ist es ja auch so Was, was, wenn

00:02:31.080 --> 00:02:34.200
es nicht da ist, immer ein großer Schmerz
ist, sich dazu noch mal

00:02:34.240 --> 00:02:35.640
zu bewegen, das zu tun.

00:02:36.080 --> 00:02:39.680
Der Schmerz ist da richtig, aber mit der
richtigen Argumentation

00:02:40.200 --> 00:02:44.040
kriegt man die Leute auch dazu,
sich dafür nochmal die Zeit zu nehmen.

00:02:44.520 --> 00:02:49.215
Die ist meistens nicht da, Aber oft ist
das einer der Grund der Gründe dafür,

00:02:49.240 --> 00:02:54.520
warum es manchmal zu Stillstand im
Projekt oder zu Scope Creep kommt.

00:02:55.520 --> 00:02:59.520
Das einfach nicht kein gemein, kein
gemeinsames Verständnis davon

00:02:59.560 --> 00:03:00.840
besteht, was es unser Scope.

00:03:01.240 --> 00:03:04.655
Ja, das Thema Scope Creep haben wir auch
schon mal immer besprochen

00:03:04.680 --> 00:03:06.320
im Detail mit Frank.

00:03:06.360 --> 00:03:08.400
Vielleicht erinnern
sich einige Hörer daran.

00:03:09.600 --> 00:03:12.735
Ansonsten, wenn sie jetzt
mal auf die Hacks zu kommen.

00:03:12.760 --> 00:03:16.495
Es gibt ja da draußen ganz viel Literatur
zum Projektmanagement, auch zu Programm

00:03:16.520 --> 00:03:19.455
Offices und oftmals wird
uns dann entgegengeworfen.

00:03:19.480 --> 00:03:21.575
Naja, steht doch alles in den Büchern.

00:03:21.600 --> 00:03:23.480
Deswegen reden wir
heute nicht über Bücher.

00:03:23.800 --> 00:03:27.695
Wir können jetzt nicht ganz vorab sehen,
ob es vielleicht irgendwo steht, aber was

00:03:27.720 --> 00:03:30.840
sind jetzt so die Sachen, die in der
Praxis wirklich helfen aus deiner Sicht?

00:03:30.880 --> 00:03:35.760
Du hast uns ja drei mitgebracht,
die du auch immer wieder benutzt, die du

00:03:35.800 --> 00:03:39.760
jetzt nicht unbedingt in der Schulung
mitbekommen hast, aber die im täglichen,

00:03:39.960 --> 00:03:42.015
in der täglichen Arbeit wirklich helfen.

00:03:42.040 --> 00:03:47.535
Was sich bewährt hat, ist als dein
erster Hack so ein One Page Dashboard.

00:03:47.560 --> 00:03:50.800
Das heißt, dass man da eine
standardisierte

00:03:51.880 --> 00:03:57.575
Vorlage oder ein Dashboard benutzt, was
Transparenz schafft und Übersichtlichkeit

00:03:57.600 --> 00:04:02.880
für alle im Team, für alle Stakeholder mit
klaren, immer gleichen Kriterien,

00:04:04.040 --> 00:04:09.120
sodass auch für jeden jederzeit
möglich ist, den Status einzusehen.

00:04:10.080 --> 00:04:14.895
Ja, und das zweite geht dann eher so, das
haben wir im Vorgespräch besprochen, das

00:04:14.920 --> 00:04:19.175
ist sowas, was, was ich selbst
ja noch nie wirklich umgesetzt habe.

00:04:19.200 --> 00:04:20.480
Aber was ich echt cool finde.

00:04:21.320 --> 00:04:23.655
Ja, spannend.
Andreas, dann kannst du ja was lernen.

00:04:23.680 --> 00:04:28.680
Nein, Also was sich total bewährt hat, ist
Synergien zu nutzen.

00:04:28.960 --> 00:04:33.720
Gerade im bestehenden Projekt
reinzukommen und sofort erstmal

00:04:34.160 --> 00:04:40.255
die die Hände, die Fühler auszustrecken
nach den anderen PMOs, nach anderen Teams.

00:04:40.280 --> 00:04:42.735
Was wird benutzt, Was
können wir wiederverwenden?

00:04:42.760 --> 00:04:46.815
Welche Templates,
um einfach hier das Rad nicht neu zu

00:04:46.840 --> 00:04:51.295
erfinden, sich Zeit zu sparen, effizient
zu sein, gleichzeitig eben Strukturen zu

00:04:51.320 --> 00:04:56.960
nutzen, die im Projekt schon bekannt sind,
die in vielen Fällen auch Vorgaben sind,

00:04:57.240 --> 00:04:59.120
von der Governance her, vom Programm.

00:05:00.160 --> 00:05:03.240
Und das hilft einfach
auf so vielen Ebenen.

00:05:03.280 --> 00:05:09.295
Man connected mit anderen PMOs, man
erweitert sein Netzwerk und hat einfach

00:05:09.320 --> 00:05:13.375
direkt am Anfang schon den Austausch.

00:05:13.400 --> 00:05:15.080
Gleichzeitig hilft man dem Team.

00:05:15.160 --> 00:05:18.680
Gegebenenfalls gibt es ja auch mal
einen Switch innerhalb des Projekts.

00:05:19.440 --> 00:05:23.495
Alle kennen schon die Struktur, das Layout
und das Wording und kann einfach

00:05:23.520 --> 00:05:25.455
hier ganz, ganz viel nutzen.

00:05:25.480 --> 00:05:28.680
Was schon wo Arbeit reingeflossen
ist und was schon besteht.

00:05:29.080 --> 00:05:32.200
Und man kann auch so einen kurzen
Draht aufbauen zu den anderen PMOs.

00:05:32.240 --> 00:05:33.360
Ja, diesen.
Hotwire.

00:05:33.560 --> 00:05:34.720
Genau das.

00:05:34.760 --> 00:05:36.800
Wenn an einer Stelle des
Projektes mal was passiert.

00:05:36.825 --> 00:05:40.895
Wir reden ja über große IT Warlords mit
mehr als 200 Mitarbeitern da in so einem

00:05:40.920 --> 00:05:45.455
Team, dass man auch auf kurzem Wege gleich
erfährt okay, da ist was

00:05:45.480 --> 00:05:47.560
und Vertrauensbasis da ist.

00:05:47.880 --> 00:05:52.455
Oftmals findet man ja das eher so vor,
dass die PMOs jetzt nicht gegeneinander

00:05:52.480 --> 00:05:56.000
arbeiten, aber dass jeder schon so ein
bisschen abgeschottet sein Ding macht.

00:05:57.360 --> 00:06:01.280
Brauche ich jetzt niemanden irgendwo die
der Zacken aus der Krone fallen,

00:06:01.320 --> 00:06:02.640
mal jemanden anderen anzusprechen.

00:06:02.665 --> 00:06:05.480
Das ist ja eigentlich nur von Vorteil.
Auf jeden Fall.

00:06:05.520 --> 00:06:06.800
Das kann ich nur so teilen.

00:06:06.960 --> 00:06:08.655
Es hilft da schon am Anfang.

00:06:08.680 --> 00:06:12.255
Wie gesagt, wenn man reinkommt,
mit den Leuten zu sprechen, regelmäßig im

00:06:12.280 --> 00:06:15.335
Austausch zu bleiben und wenn es nur alle
paar Wochen, Monate mal im

00:06:15.360 --> 00:06:16.895
Chat ist, sich zu updaten.

00:06:16.920 --> 00:06:18.440
Gibt es da was Neues oder hier?

00:06:18.680 --> 00:06:21.840
Ich teile auch mal proaktiv ein Template,
wenn ich das, wenn ich sage, das

00:06:21.865 --> 00:06:23.400
könnte für euch relevant sein.

00:06:23.880 --> 00:06:25.975
Und so bleibt man im
Austausch, erfährt viel.

00:06:26.000 --> 00:06:31.560
Und wie gesagt, man spart sich einfach
enorm viel Arbeit, weil man

00:06:31.600 --> 00:06:32.720
sie nicht doppelt macht.

00:06:32.920 --> 00:06:35.815
Es müssen ja nicht zwei Silos
parallel das gleiche aufbauen.

00:06:35.840 --> 00:06:36.920
Wenn es das schon gibt.

00:06:37.640 --> 00:06:41.575
Und es ist ja auch, sage ich mal, für das
Projekt an sich selber schon mal sehr gut,

00:06:41.600 --> 00:06:44.560
dass es dann nicht unterschiedliche
Templates genutzt werden.

00:06:44.840 --> 00:06:48.280
Jeder nutzt ein anderes
Risikomanagementtemplate, was auch immer.

00:06:48.320 --> 00:06:51.240
Das macht es ja viel einfacher, auch
für jemanden, der da drauf schaut.

00:06:51.400 --> 00:06:51.840
Richtig.

00:06:51.880 --> 00:06:55.020
Und wenn man da nicht miteinander
spricht, wo soll das Wissen herkommen?

00:06:55.045 --> 00:06:56.880
Ja, ja, das finde ich.

00:06:58.200 --> 00:07:01.255
Man könnte meinen, ein einfacher Hack,
aber letzten Endes heißt das ja auch,

00:07:01.280 --> 00:07:02.840
ich muss das Telefon in die Hand nehmen.

00:07:02.865 --> 00:07:06.855
Oder ich muss die Kollegen wirklich
aktiv ansprechen, mich vorstellen.

00:07:06.880 --> 00:07:11.815
Und das auch, wenn man immer sagt,
man ist ein sehr guter Kommunikator im

00:07:11.840 --> 00:07:15.320
Projekt, da entscheidet es
sich, ob man das wirklich ist.

00:07:15.520 --> 00:07:19.615
Ja, das ist eben diese ganz,
ich würde sagen fast entscheidende Phase,

00:07:19.640 --> 00:07:22.880
am Anfang eines Projekts
reinzugehen, proaktiv zu sein.

00:07:23.440 --> 00:07:28.015
Das verliert nicht an Relevanz im weiteren
Laufe des Projekts, weil die

00:07:28.040 --> 00:07:29.015
Anforderungen ändern sich.

00:07:29.040 --> 00:07:32.000
Die stakeholder ändern sich aber trotzdem
immer wieder aktiv auf die Leute

00:07:32.025 --> 00:07:36.120
zuzugehen, mit den Leuten zu sprechen,
bleibt hier essenziell.

00:07:36.320 --> 00:07:40.520
Ja, dann hast du noch einen
dritten Hack für uns mitgebracht.

00:07:41.240 --> 00:07:43.960
Ich würde den schon mal nennen und du
kannst dann noch mal drauf

00:07:43.985 --> 00:07:45.440
eingehen, was damit gemeint ist.

00:07:45.920 --> 00:07:47.880
Don't hesitate to escalade.

00:07:48.680 --> 00:07:50.560
Ja, das ist so ein Catchphrase.

00:07:50.840 --> 00:07:53.720
Der hat ja, ich würde sagen, er ist auch
verbunden zu dem Thema, was wir

00:07:53.760 --> 00:07:55.640
eben genannt haben, kommunizieren.

00:07:55.680 --> 00:08:00.735
Also dass das Vertrauen bei
Stakeholdern wird dadurch erhöht.

00:08:00.760 --> 00:08:04.640
Es wird Transparenz wieder geschaffen und
es werden Missverständnisse verhindert.

00:08:05.560 --> 00:08:08.335
Ein Teil des PMO ist natürlich, ein
strukturiertes Risk

00:08:08.360 --> 00:08:10.015
Management aufzusetzen.

00:08:10.040 --> 00:08:16.960
Aber das funktioniert natürlich am Ende
nur, wenn der Projektleiter auch eskaliert

00:08:18.160 --> 00:08:22.440
und oder ein risk raised
und nicht erst wartet, bis ein Issue ist,

00:08:22.640 --> 00:08:26.360
sondern im frühen Stadium Dinge anspricht.

00:08:26.600 --> 00:08:30.335
Das ist nicht nur auf Risiken
im Projekt Projektbezogen.

00:08:30.360 --> 00:08:33.620
Das ist eben, auch wenn wir jetzt noch mal
den Bogen zurück zum Scope schlagen, wenn

00:08:33.645 --> 00:08:36.735
da Unklarheiten sind, wenn
da Fragen sind, eskalieren.

00:08:36.760 --> 00:08:39.615
Wenn man es eskaliert, merkt man zum
Beispiel auch vielleicht im nächsten

00:08:39.640 --> 00:08:41.540
Schritt Oh, ich weiß gar nicht,
an wen ich eskalieren muss.

00:08:41.565 --> 00:08:43.935
Oh, die Rules of
Responsibility sind nicht klar.

00:08:43.960 --> 00:08:45.760
Und dann ist das ein Rattenschwanz.

00:08:46.200 --> 00:08:48.640
Den Eskalation muss ja
nicht was negatives sein.

00:08:48.680 --> 00:08:50.160
Eskalation kann ja einfach nur sein.

00:08:50.200 --> 00:08:51.480
Ich habe hier eine Frage.

00:08:51.520 --> 00:08:52.600
Ja, Können wir das klären?

00:08:52.720 --> 00:08:56.240
Das heißt ja am Ende nichts anderes, als
einfach auf die nächste Ebene zu heben,

00:08:56.280 --> 00:08:59.400
weil man sagt, ich komme jetzt hier nicht
weiter mit meiner, mit meinem

00:08:59.425 --> 00:09:02.520
Ansprechpartner im Projekt oder
mit dem Third Party Vendor.

00:09:02.560 --> 00:09:06.215
Ich gebe es auf die nächste Stufe,
um dafür sicherzustellen, dass unser

00:09:06.240 --> 00:09:09.040
Problem oder das, was wir gerade
besprechen wollen, gelöst wird.

00:09:09.680 --> 00:09:14.055
Aber wenn man das hinauszögert und den
Punkt verpasst, dann fragt

00:09:14.080 --> 00:09:15.815
natürlich jemand warum.
Okay, das ist.

00:09:15.840 --> 00:09:17.360
Jetzt sind wir beim Melonenreporting.

00:09:17.385 --> 00:09:18.360
Ja, genau.

00:09:18.400 --> 00:09:20.135
In Rot, außen grün.
Genau.

00:09:20.160 --> 00:09:21.280
Also da.

00:09:21.440 --> 00:09:25.535
Und das ist das, was wir im PMO oder was
ich persönlich gelernt habe, auch von

00:09:25.560 --> 00:09:29.280
anderen Senior PMOS immer wieder
Don't hesitate to eskalate.

00:09:29.320 --> 00:09:31.240
Das ist nicht negativ behaftet.

00:09:31.920 --> 00:09:35.400
Es ist eher, dass die Projektleiter
dankbar dafür sind, wenn man sie pusht,

00:09:35.440 --> 00:09:37.600
raised ist und sie jedes Mal challenged.

00:09:37.640 --> 00:09:38.640
Ist das gerade ein Risiko?

00:09:38.665 --> 00:09:42.080
Ja, Nein, Es gibt dafür klare Kriterien.

00:09:42.480 --> 00:09:47.175
Raven geht seinen gewohnten Gang, seinen
vorgesehenen Gang und alle

00:09:47.200 --> 00:09:49.280
im Projekt profitieren davon.
Ja.

00:09:50.280 --> 00:09:52.935
Also haben wir drei
coole Hacks mitgenommen.

00:09:52.960 --> 00:09:56.760
Das erste wäre jetzt diese sofortige
Transparenz schaffen mit dem Dashboard.

00:09:56.920 --> 00:09:59.360
Die Synergien nutzen, auf andere zugehen.

00:09:59.920 --> 00:10:03.200
Ja, und das dritte dann
Don't hesitate to escalade.

00:10:03.760 --> 00:10:06.960
Ich denke, das kann unseren
Zuhörern viel Mehrwert bringen.

00:10:07.000 --> 00:10:08.880
Dann vielen Dank, dass du da warst.

00:10:09.040 --> 00:10:10.335
Ja, ich hoffe, dass es Mehrwert bringt.

00:10:10.360 --> 00:10:12.060
Ich bedanke mich, dass ich da sein durfte.

00:10:12.085 --> 00:10:16.775
Wer noch mehr von Oliver kennenlernen
will, in den Shownotes dann auch seinen

00:10:16.800 --> 00:10:19.815
Link zum Profil
und natürlich auch jederzeit über

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uns eine Kontaktaufnahme möglich.

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Dann vielen Dank fürs da sein
und bis zum nächsten Mal.

00:10:25.320 --> 00:10:25.680
Danke.

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Ich Danke.