One, two, three, four.
Hallo und herzlich willkommen bei Smart BIG X für IT Projektmanager,
präsentiert von Sidekick Network basiert unser Podcast auf der Erfahrung
von über 20.000 IT Projekten. Bist du bereit?
Direkt zum Punkt zu kommen?
Dann lass uns starten.
Bei der Neuimplementierung oder Transformation von IT Systemen kommt
irgendwann der Übergang in den Betrieb.
Dabei geht es dann darum, das Projektergebnis dauerhaft in den
operativen Alltag zu überführen und sicherzustellen, dass es effizient
und nachhaltig genutzt wird.
Wir widmen diesen Podcast der Frage Wie kann ein Übergang in den Betrieb möglichst
reibungslos ablaufen und was sind die Best Practices dafür?
Heute darf ich Johanna Kellerbauer begrüßen.
Johanna ist seit 15 Jahren IT Projektmanagerin und hat schon viele
kleine, aber auch große Betriebsübergänge aktiv begleitet.
Sie gibt uns heute einen Einblick in typische Fallstricke und
wie man diese lösen kann.
Hallo Johanna. Hallo Andreas, grüße dich.
Schön, dass du heute da bist.
Bevor wir aber in die Fallstricke direkt reinspringen, die ich im Intro
versprochen habe, wenn alles glatt läuft.
Wie sieht denn dann erfolgreicher Betriebsübergang aus?
Dass wir erstmal vielleicht in der positiven Art und Weise in
dieses Thema einsteigen?
Ja, also ein positiver Betriebsübergang wäre, dass alles wunderbar läuft, dass
alle zufrieden sind, sowohl das Projektteam, sein System oder sein Tool
ordentlich übergeben hat, dass da keine keine Baustellen mehr offen
sind, dass die Kollegen, die den Betrieb, den operativen Betrieb dann übernehmen,
abgeholt sind und alles, alles klar ist und das alles auch
natürlich noch innerhalb der Timeline funktioniert, die
man sich ausgedacht hatte.
Also möglichst auch noch rechtzeitig.
Also das wäre die wunderschöne Version.
Das wäre die Idealwelt.
Und jetzt auf die Fallstricke kommen.
Was sind aus deiner Sicht so die sehr, sehr typischen?
Also ich muss sagen sehr, sehr typisch.
Weil wenn man sich online beliest oder generell in das Thema vertieft, dann
kommen da lange Listen, was alles gemacht werden muss.
Aber wir wollen uns ja hier konzentrieren auf die wichtigsten Themen.
Was sind aus deiner Sicht so die typischsten Fallstricke?
Also das erste Thema, was was eigentlich meistens aufkommt, ist
unzureichende Dokumentation.
Und das ist was, was man während des Projekts eben möglichst
schon starten sollte.
Dass man alles gut dokumentiert, was notwendig ist für einen
späteren operativen Alltag.
Das bedeutet jetzt nicht, dass man sich über dokumentiert.
Also wir haben ja auch eine agile Arbeitsweisen, sind ja auch gerne genutzt
und haben auch absolut ihre Berechtigung.
Aber es gibt wichtige Informationen, die einfach am Schluss des Projektes
stehen müssen, die der Betrieb braucht.
Und die muss man einfach möglichst rechtzeitig dokumentieren und auch
in passender Form dokumentieren.
Ja, vielleicht noch mal für unsere Zuhörer noch mal der Unterschied zwischen
dem Projekt selber und dem Betrieb.
Es gibt ja ganz viele Projekte, die neue IT Systeme einführen, aber die Leute sind
natürlich zeitlich begrenzt da an diesen Themen dran und irgendwann
muss das Thema auch mal dann in den operativen Betrieb dieser dieses
Unternehmens mal überführt werden, wo alle Systeme betreut werden.
Und diesen Übergang sozusagen zu schaffen, aus dieser schnellen, flexiblen
Arbeitsweise, projektgetrieben hin zu Und jetzt muss es stabil laufen
für alle Nutzer im Unternehmen.
Das ist die große Herausforderung. Genau.
Und da sprechen wir vor allem also aus meiner Erfahrung über
größere Zusammenhänge.
Also in kleineren Startups oder so sind das oft Teams, die zusammengehören.
Also da ist es oft nicht getrennt.
Aber je größer die Firma ist, desto mehr sind die Bereiche voneinander abgegrenzt.
Dann gibt es oft wirklich Projektbereiche, die nur neue Tools einführen und eben
Betriebsbereiche, die nur das tun und dass genau diese Trennung bedeutet, dass man
eben auch von einem Bereich in den anderen dann das ganze Thema übergeben muss.
Und das ist unser Thema heute.
Ja, das ist vielleicht auch der, der der zweite Fallstrick, den du dabei hast,
der das Thema Verantwortlichkeiten.
Genau, also da auch da ist es wieder wichtig, frühzeitig
sich Gedanken zu machen.
Eben auch zum Beispiel über ein Supportkonzept und auch vielleicht während
des Projekts schon so einen ersten Draft mal mit den Betriebskollegen
zu besprechen.
Mit Support Konzept meine ich halt, dass man First Second Level
entsprechend mal aufmalt und mal schaut.
Okay, wer ist an welcher Stelle für was zuständig, für irgendwelche Bugs die
auftreten oder eben auch für Release neue Release Notes?
Wer schaut sich die an und solche Dinge?
Also das.
Das muss halt alles möglichst gut abgegrenzt sein und klar definiert sein.
Wer ist für was verantwortlich? Dann im Operativen.
Also wenn so ein Nutzer vor dem System sitzt, ein Thema hat, die Hotline anruft,
wer macht dann First Level bzw bis hinten runter in den Third Level?
Wer kontaktiert den Lieferanten, wenn irgendwas ist?
Bzw. Zu welchen Zeiten überhaupt?
Ja, genau. Supportzeiten.
Das sind alles Themen, die man dann in einem SLA in so einem Service
Level Agreement zum Beispiel.
Wenn man jetzt einen externen Anbieter zum Beispiel auch hat,
während des Projekts schon festlegt.
Aber auch da muss man ja möglichst dann auch schon vorher vielleicht mal mit den
Betriebskollegen gesprochen haben, ob das denn zusammenpasst, ob das.
Typisch.
Ist für den SLS, Wann ist da der Support erreichbar?
Also solche Dinge.
Genau das sind Sachen, die halt vorher in so einem Supportkonzept schon
mal geklärt werden können.
Und das geht eben auch einher mit nicht klar definierten Verantwortlichkeiten.
Das ist oft ein Problem.
Dann das darf man nicht zu spät besprechen.
Ja, ja, was wäre ein weiteres Thema aus deiner Sicht da?
Das geht eigentlich damit einher, so ein bisschen mit dem, was wir gerade
besprochen haben, dass man eben auch den Betrieb frühzeitig einbindet
in diese Projektphase.
Also wieder das Thema rechtzeitig mit den Leuten reden und sie
entsprechend eben auch abholen.
Worum geht es?
Was ist die Lösung?
Und dann auch deren Insights auch nutzen.
Also Betriebskollegen haben ja, haben ja auch Betreuende die Systeme
schon seit Jahren viele.
Und die denken auch noch mal an Sachen, an die vielleicht das Projektteam
nicht unbedingt denkt.
Sie wissen ja auch, was geht und was nicht geht.
Genau richtig.
Also das ist so ein Punkt, den man den man durchaus sich mal überlegen kann,
dass man die Kollegen ein bisschen früher reinholt, als es vielleicht die
allgemeinen Prozesse vorsehen.
Weil erstens sind sie darüber dankbar und zweitens ist man selber dann vielleicht
auch ein bisschen erhellt, weil man noch Dinge lernt, die man eben vorher
vielleicht an die man gar nicht.
Gedacht hat, meistens auch nicht gerade überbesetzt.
Ja, und dann kommst du mit deinem Thema um die Ecke und dann schreien die
wahrscheinlich nicht Schön, dass du da bist.
Ich hatte hier noch Kapazitäten. Meistens nicht.
Das ist halt genau das Problem deswegen.
Also das ist eines der Hauptprobleme oft, dass eben der Betrieb sehr überlastet ist
und immer neue Tools dazukommen und wenige Tools abgeschaltet werden.
Im Gegensatz dazu.
Und genau deswegen eben genau diese Punkte, die Kollegen früh reinzuholen, gut
zu dokumentieren und mit ihnen zu sprechen.
Das ist eigentlich.
Hast du denn schon mal, bevor wir in die Hacks dann auch
reingehen, hast du schon mal einen Geräuschlosen
Übergang, wenn man es so benennen darf, erlebt?
Also in größeren Zusammenhängen nicht wirklich.
Da gab es meistens irgendwelche Probleme.
Aber, Also ob das jetzt politische waren oder eben auch menschliche oder eben genau
die, dass das Thema der der Rechtzeitigkeit Timeline hat nicht
gepasst, Infos waren nicht da, da gab es immer irgendwelche Probleme.
Aber in kleineren Zusammenhängen habe ich das schon erlebt, dass
das gut funktioniert.
Aber das liegt eben auch daran, dass die Teams da meistens mehr
integriert sind ineinander.
Und ich habe mal in einem kleineren Startup so einen Übergang betreut und
da hat das wunderbar funktioniert.
Da gab es überhaupt gar keine Probleme.
Aber das lag eben daran, dass die das dass diese beiden Seiten eigentlich keine zwei
unterschiedlichen Seiten waren Betrieb und Projekt, sondern die haben eigentlich
von Anfang an zusammengearbeitet. Ja.
Hast du auch schon mal erlebt, dass was sogar blockiert wurde in
der Übernahme eines Systems? Ja.
Also ja, das ist ja die Frage. Bzw.
Wie habt ihr das dann gelöst?
Also es ist es ist schon insofern blockiert worden, dass halt bestimmte
Fristen, die halt standen, bis wann man irgendwas anmelden muss und ein
Betriebsübergang halt durch Ablehnen oder kurzfristigen Absagen
von Terminen oder die die Infos nicht rüberzureichen sozusagen blockiert wurden.
Also von von Management Seite in dem Fall das kann schon mal passieren, dass da halt
dann eben so ein bisschen politisch gespielt wird und nicht.
Der Trainer hat gesagt, wir machen jetzt Zeitspiel bis zum Ende.
Richtig. Genau, wir schinden jetzt mal Zeit.
Ja, und dann ist die Frist vorbei.
Huch, jetzt können wir es nicht mehr übernehmen.
Und so was haben wir schon erlebt.
Und da waren wir auch leider etwas ohnmächtig, weil wir da
nicht dagegen an konnten.
Das waren aber das sind halt dann auch manchmal so Situationen, da waren dann
auch noch viele Abwesenheiten und dann ist halt eine Frist verstrichen
und dann muss man das halt eben irgendwie nachholen.
Das Problem daran ist nur, dass oft solche Übergänge nur jährlich gemacht werden.
Oft, so zum 1. Januar, übernehmen wir das System.
Das bedeutet, dass das Projektteam dann eben ein ganzes Jahr
das alles noch weiterführen muss.
Also obwohl das Tool schon in Betrieb ist, muss es dann eben noch vom
Projektteam weiterbetreut werden.
Sowohl Fachbereich als auch eben die IT, die das eingeführt hat.
Ich glaube, das bringt uns direkt zu deinem ersten Hack, den
du heute mitgebracht hast.
Ja, also wenn wir jetzt mal positiv in die Zukunft schauen und deinen
Erfahrungsschatz sozusagen.
Anzapfen dürfen, was sind denn aus deiner Sicht?
Du hast heute vier mitgebracht, die die Hacks für unsere Zuhörer.
Also genau der erste ist die allgemeine Rechtzeitigkeit Information.
Informationen über Fristen haben. Und damit ist nicht die deutsche.
Pünktlichkeit. Gemeint, sondern.
Ja genau die Fristen im Kopf haben und auch eben die benötigten
Informationen rechtzeitig parat haben.
Das ist so das Thema.
Weil eben manchmal bis zu einem bestimmten Zeitpunkt was angemeldet werden
muss oder Finanzierung stehen muss.
Und das muss man einfach rechtzeitig auf dem Schirm haben.
Einen Plan Wie komme ich denn an die Fristen?
Also wenn ich jetzt komplett neu bin in diesem Unternehmen oder vielleicht auf
einem Projekt und die sagen zu mir Hey, du musst den Betrieb dann aber sicherstellen.
Wie komme ich dann an diese Fristen ran?
Das ist interessant. Interessante Frage.
Das kommt auch immer darauf an, wo du dich bewegst.
Also du musst halt natürlich alle Informationsquellen anzapfen, die du hast.
Ob das jetzt irgendein Wiki ist, was zur Verfügung steht oder ob du eben
irgendwelche Kollegen fragen kannst.
Das ist ja immer. Immer.
Das ist eigentlich sage ich jetzt mal der, dass das Gold Thema finde ich, dass
man weiß, mit wem muss ich reden?
Wo kriege ich die Informationen her?
Da gibt es halt keine, keine Paradelösung, würde ich mal sagen.
Das ist immer unterschiedlich.
Ja, aber ja eben.
Im Zweifelsfall so vielen Leuten wie möglich auf den Keks gehen, sage ich jetzt
mal, um rechtzeitig die Informationen zu haben und auch die Fristen zu kennen.
Ja.
Genau.
Und dann eben als nächstes Thema was, was ich so ein bisschen mitgebracht habe, auch
frühzeitig den Betrieb mit mit reinnehmen.
Einerseits allgemein rechtzeitig sein, das war das erste Thema, das zweite frühzeitig
die Betriebskollegen mit mit ins Boot holen, also.
Mit den Terminen rein nehmen, zum Beispiel wenn sie die Zeit haben.
Genau richtig.
Und auch eben deren Insights nutzen und selber eben schnell in
die Kommunikation gehen. Ja.
Und das dritte Thema ist Finanzierung, weil die muss auch stehen
und da gibt es meistens in größeren Zusammenhängen etablierte Prozesse,
die man dann eben auch bedienen muss.
Und das ist aber auch viel mit Absprachen verbunden.
Und deswegen ist das eine Sache, die wird ja meistens auch auf etwas
höherer Ebene manchmal diskutiert.
Und wenn man zum Beispiel jetzt nur unterstützt als Projektmanager oder so,
dann ist es wichtig, dass man da eben auch rechtzeitig mit dem Management spricht und
sagt Ja, Finanzierung muss geklärt sein.
Also was muss dann zum Beispiel finanziert werden?
Die Betriebskosten müssen finanziert werden, aber auch die ganzen Services.
Und was passiert, wenn ein Change kommt etc..
Genau dafür gibt es meistens ein Budget, was eben nicht das Projektbudget
ist, sondern das Betriebsbudget.
Und das muss eingeplant sein.
Und da gibt es auch bestimmte Verrechnungsschlüssel, je
nachdem, wo man sich halt bewegt.
Da ist natürlich auch wieder jeder Konzern, jede Firma irgendwie anders und.
Jeder Dienstleister. Oder Dienstleister.
Genau.
Also Lizenzkosten sind natürlich auch ein Thema.
Das müssen die Betriebskollegen dann ja auch klären, wenn Lizenzen
verlängert werden müssen.
Ja, also so eine Sachen müssen halt möglichst frühzeitig auch stehen und nicht
erst kurz vor Go Live irgendwie besprochen werden.
Das funktioniert dann nicht.
So was dauert ja auch, das geklärt ist.
Genau.
Ja, Vertragsverhandlungen können lange dauern.
Ja, genau.
Und der vierte und letzte Hack, den du uns heute mitgebracht hast.
Das ist so ein Thema. Was?
An das ich erst mal nicht so gedacht hätte.
Was mir aber dann später irgendwann bei mehreren Projekten aufgefallen ist, dass
eben wichtig ist, eine klare Grenze zu ziehen.
Welche Tätigkeiten fallen noch ins Projekt und welche Tätigkeiten
übernimmt dann eben der Betrieb?
Also so was wie Schulungen, das ist eine Erstschulung gibt.
Das macht man natürlich im Projekt, Das ist verständlich, Aber wenn danach eben
noch irgendwelche Key User reingeholt werden müssen, dann
muss irgendwann Schluss sein.
Also da kann nicht jedes Mal wieder das Projektteam herangezogen werden und sagen
hier schult mal unsere User oder reicht mal noch die und die und die Sachen rüber.
Also das, das ist halt nach der Betriebsübergabe müssen solche Sachen
möglichst im Betrieb laufen, genauso wie Nacharbeiten an irgendwelchen größeren
Datenmigrationen oder so ein Erstbefüllung zu.
Einem Projekt hattest du.
Ja genau das hatte ich mal eine Erstbefüllung
von großen Datenmengen, die wir halt bei einer Migration da durchführen mussten.
Das war innerhalb des Projekts, das war sozusagen abgestimmt, dass einmal
die Datengrundlage geschaffen wird.
Danach mussten dann aber noch mal neue Versionen eingespielt werden und Daten
überschrieben und noch mal angepasst.
Und das ist dann ein Thema, was eben im Betrieb passieren sollte.
Und da gab es dann auch Diskussionen.
Also das muss man eben frühzeitig auch wiederum, da sind wir wieder bei der
allgemeinen Rechtzeitigkeit, da muss man eben kommunizieren und abstimmen, was
passiert im Projekt und was passiert dann im Betrieb?
Das waren sehr wertvolle Hacks für uns und ich glaube, wenn ich so die Podcasts Revue
passieren lasse, am Ende kommt es immer wieder runter auf Kommunikation.
Ja.
Absolut, ja.
Wir reden zwar über Tools, klar über IT Systeme, aber Menschen
arbeiten mit Menschen. Genau.
Und wer mit Johanna mal arbeiten möchte, das vielleicht so zum Abschluss,
kann gerne in den Shownotes nachschauen und den Kontakt herstellen.
Auch gerne über uns.
Vielen Dank, dass du da warst und deine Erfahrung mit uns geteilt hast.
Sehr gern. Es war mir eine Freude.
Auf ein nächstes Mal. Ja, genau.
Danke. Danke dir.
Tschüss. Ciao.
Ich denke.