Couple & Company

Luisa Jones & Thomas B. Jones

024: Stressfrei und fokussiert - Wie Time-Blocking unseren Alltag verändert

08.08.2024 37 min

Zusammenfassung & Show Notes

Wir diskutieren über die Auswirkungen von künstlicher Intelligenz (KI) auf Plattformen wie Etsy und auf unser Geschäftsleben. Etsy hat neue Verkäuferrichtlinien bezüglich KI-generierten Designs veröffentlicht. Wir sprechen über die Etsy-Richtlinien, einschließlich der Anforderung an Verkäufer, KI-generierte Produkte zu kennzeichnen. Wir teilen unsere Anwendungsfälle für ChatGPT und MidJourney zur Textgenerierung und Moodboard-Erstellung und wie wir die Entwicklung der KI für unsere Zukunft sehen.In dieser Folge sprechen wir über das Thema Time-Blocking. Time-Blocking ist eine Zeitmanagement-Technik, bei der der Tag in spezifische Zeitblöcke unterteilt wird, die jeweils einer bestimmten Aufgabe oder Aktivität gewidmet sind. Diese Methode hilft dabei, den Fokus zu behalten und effizienter zu arbeiten. Wir diskutieren unsere individuellen Zeitmanagement-Strategien, einschließlich detaillierter Wochenpläne und Zeitblöcke für verschiedene Aufgaben. Wir teilen persönliche Einblicke, wie Time-Blocking uns geholfen hat, produktiver zu arbeiten und stressbedingte Überlastung zu bewältigen. Des Weiteren diskutieren wir Tools wie Things und Calendly zur effektiven Umsetzung von Time-Blocking und wie externe Ablenkungen minimiert werden können. Wir schließen die Folge mit Empfehlungen für Ressourcen wie Bücher, die uns geholfen haben, unsere Arbeitsweise zu optimieren.

App Tipps:


Unsere Buchtipps:


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Transkript

Hallo und herzlich willkommen bei Couple & Company. Mein Name ist Lou. Mein Name ist Thomas. Und zusammen sind wir The Joneses. Heute sind wir richtig strukturiert in unsere Podcast-Folge gestartet. Ja, wir haben auch gerade mal eine Stunde zu spät angefangen mit Aufnehmen. Ja, wir mussten vielleicht noch ein bisschen hin und her recherchieren. Aber es soll heute gehen, wir verkaufen das jetzt hier mal ganz strukturiert, das heißt du hast hier voll meinen Plan durchkreuzt. Ja, voll. Wir reden nämlich heute über Time-Blocking. Das ist natürlich auch wieder so ein richtig schön verenglischtes Wort, wo man auch einfach sagen könnte, Zeitmanagement. Ja, Timeblocking. Nicht so ganz, aber ... Nee, ich sehe ja witzigerweise den Begriff Timeblocking, also ich weiß ja, woher er kommt, also Zeitblöcke, eigentlich sind es Blöcke an Zeit. Ich finde es aber auch so ein bisschen interessant, weil es gibt auch den Sunblocker im Englischen, um die Sonne von sich fernzuhalten. Und so versuche ich auch, die Zeit ein bisschen von mir fernzuhalten mit Timeblocking. Interessant, interessant. Interessant. Genau, dann bleibe ich jung und dynamisch und überhaupt. Okay, also in der Zeit, in der man sich... Ihr solltet den Blick gerade sehen. Wir haben ja das Mikrofon drüber. Das heißt, du hast das Gefühl, in der Zeit, wo du dir time-blocking-mäßig was eingeplant hast, wirst du nicht älter. Genau, so ist es. Die Zeit vergeht auch bei anderen nicht. Also die Zeit bleibt quasi stehen. Nur ich kann arbeiten, alle anderen nicht. Das wäre auch was. So fühlt es sich aber manchmal auch an. Also strukturiertes das Arbeiten hat schon seine Vorteile. Das muss kein Fehler sein. Also vielleicht mal ganz kurz erklärt, wenn sich jetzt manche wieder denken, boah, was werfen die da wieder für Begriffe durch die Gegend. Es geht eigentlich hauptsächlich darum, dass man sich seine Woche oder seine Arbeitszeit mal anschaut in Ruhe, wie viel Arbeitszeit einem zur Verfügung steht und sich die verschiedensten Aufgaben, die man so hat, auf diese Zeit verteilt und sich wirklich auch daran hält. Soll einfach so ein bisschen helfen, die Gedanken zu strukturieren, wenn ihr so Typen seid wie ich und auch wie du und wie wahrscheinlich fast alle, dass man einfach, hat man oft die Schwierigkeit, bei einer Sache zu bleiben und sitzt dann da mit, was fange ich denn an? Ach, ich mache mal dies, mache mal das, oh, schon zwei Stunden um und dass es wirklich von Vorteil ist, sich Zeiten für bestimmte Themen zu blockieren. Danke fürs Zuhören, bis in zwei Wochen. Wir wollen ja ein bisschen ins Detail gehen, aber fangen wir vielleicht ein bisschen früher an und erzähl mal kurz, wie du zu diesem Thema Timeblocking überhaupt gekommen bist. Ja, wir waren ja jetzt im Urlaub, was sehr schön war und ich bin wirklich, so haben wir glaube ich letzte Folge schon drüber geredet, so richtig erholt und motiviert nach Hause gekommen und habe mir aber auch im Urlaub Gedanken gemacht, was ich denn so ein bisschen verändern könnte an meiner Arbeitswoche, um ja die verschiedenen Themen einfach unterzukriegen und aber auch tatsächlich vielleicht auch ein kleines bisschen mehr Zeit für was anderes noch einzuplanen. Also mein Grundgedanke war, was man ja im Urlaub auch so oft macht, boah, ich mache jetzt mehr Sport nach dem Urlaub und mache jetzt dies und das. Und sich aber auch dafür wirklich feste Zeiten einzuplanen, weil ansonsten, ja, kennen wir alle, geht das dann einfach unter. Und ich habe das dann ganz banal gemacht, habe mir die Woche angeschaut, wie viele Arbeitsstunden habe ich zur Verfügung. Das ist ja bei mir jetzt nicht jeden Tag gleich, dadurch, dass die Betreuungszeiten unterschiedlich sind, Hab mir dann wirklich die Woche aufgeteilt, immer in Stundenblöcke, wie viele Blöcke habe ich montags, wie viele dienstags und so weiter und hab dann jedem Block eine Aufgabe zugeteilt. Also man könnte es vermutlich auch in Viertelstunden oder in Halbstundenblöcke unterteilen, das war mir aber ein bisschen too much und deswegen habe ich das jetzt mal einfach grob in Stundenblöcke bei mir unterteilt. Und genau, habe da meine verschiedenen Themen und Unteraufgaben teilweise einfach mal eingetragen. Da muss ja vielleicht das Wording aber tatsächlich ein bisschen, ich sag mal, glatt sehen, dass wir da nicht durcheinander kommen, weil beim Timeblocking ist es ja nicht unbedingt so, dass du eine Aufgabe, also ein To-Do-Element einem Block zuweist, sondern vielmehr du sagst, der. Zeitblock heißt, also bei mir gibt es den schönen Timeblock Action Area. Hab ich übernommen. Genau, den hast du übernommen. Ich hab den abgekürzt mit AA und dann dachte ich, boah, wenn du jeden Morgen um 8 Uhr AA da stehst. Auch nicht gut. Ich erkläre kurz den Begriff Action Area, damit du weißt, was da gemeint ist. Das läuft zurück auf Enes mal wieder. Enes, genau. Der hat es erzählt, dass er mit einem Kollegen aus einer Agentur, glaube ich, irgendwie gesprochen hatte. Und der hat sich drüber beschwert, wie sein Vormittag aussieht. Das ist eigentlich ein schönes Einladung, das Timeblocking-Thema generell. Er meinte, hier kommen überall die Nachrichten rein. Da kommen hier eine E-Mail, da eine SMS, also das ist ein paar Tage her, da eine WhatsApp und da noch was auf einem Messenger. Und das ist die volle Action Area hier. Und ich fand den Begriff Action Area so gut, dass der bis heute bei mir erhalten ist. und du ihn auch mittlerweile übernommen hast. Action Area steht einfach für alles, was mit Kommunikation zu tun hat bei mir. Also wenn ich Action Area mache, heißt, dann werden meine E-Mails, meine WhatsApp, meine Nachrichten bei Insta und auch YouTube-Kommentare zum Beispiel mit beantwortet, weil das ist ein ganz eigener Modus, in dem ich dann bin. Das sind oftmals sehr viele kleine Interaktionen einfach, also gerade die YouTube-Kommentare, wenn ich die so durchgehend beantworte, die Insta-Dinger, die WhatsApp-Nachrichten und in der Zeit kann ich eigentlich nichts anderes machen. Ich will vor allem nicht was anderes machen und dann plötzlich die Action-Area-Sachen machen, weil dann komme ich komplett durcheinander. Also die Idee ist quasi zum Beispiel, so einen Block Action-Area oder Kommunikation zu definieren, um dann dich um deine Kommunikation zu kümmern. Auf jeden Fall, also ich habe das auch morgens gleich als allererstes, um so ein bisschen so diese, also für mich sind ein paar andere Sachen oder Aufgaben natürlich da enthalten, ich habe jetzt keine YouTube-Kommentare, bei mir zählen da aber tatsächlich auch ein paar private Sachen immer rein, das ist so für mich, ja, über Thema halt Sachen erledigen. Bei mir ist es dann aber auch, okay, ich muss kurz auf Vinted noch den einen Artikel verpacken, den ich jetzt verschicken wollte, dann wollte ich noch einen Arzttermin ausmachen, wobei das habe ich dann schon festgestellt von der Zeit her ein bisschen dumm ist, weil dann morgens auch noch nicht alles offen hat, aber einfach so, ah ja, das muss ich heute noch schnell alles machen und es geht halt viel schneller, wenn man das konzentriert, wenn man morgens kurz wegarbeitet, als dann nachmittags mit Kind irgendwie dann da am Telefon zu hängen und irgendwo versuchen durchzukommen. Es ist ja auch mehr, glaube ich, nicht unbedingt die konkrete Aufgabe, auch der Modus, in dem du dich befindest. Wenn du weißt, okay, hier kann ich jetzt in einer Stunde irgendwie 25 To-Dos von meiner Liste runterschreddern, weil die alles so 2-Minuten-Elemente sind. Das macht dann irgendwann nämlich auch ein bisschen Spaß. Genau. Es schmilzt dann so richtig. Die To-Do-Liste schmilzt in der Zeit richtig runter. Und klar könnte ich diese 2-Minuten-Sachen irgendwann mal zwischendurch machen. Aber das ist genau, was ich festgestellt habe, was ich eben nicht kann, was mich komplett rausbringt den Tag über. Ja, genau. Also ja, ich habe auch als allererstes morgens jetzt immer Action Area. Aber du hast jetzt gerade schon was erwähnt, was für dieses Time-Blocking-Thema ja ganz wichtig ist. Die Vorbereitung. Weil ohne die To-Do-Liste kannst du dich hinsetzen und sagen, Action Area, okay, ich habe nichts zu tun. Ja, klar. Du musst dir die To-Dos dann schon vorher aufschreiben. Das versuche ich tatsächlich am Abend vorher oft zu sagen, so, ah Mist, das muss ich morgen ganz dringend noch machen. Da schreibe ich mir dann so eine allgemeine To-Do-Liste immer. Die ich dann in der Action-Area bearbeite. Das kann natürlich auch sein, aber da kommen wir dann auch gleich noch dazu, dass halt mal am Tag nix ist. Also bei mir ist es noch nicht so viel, dass ich jetzt irgendwie 120 E-Mails am Tag kriege und lauter Calls habe. Deswegen ist bei mir im Moment, ja, es ist ja noch in der Entwicklung meine Aufgabenliste oder mein, ja, meine, wie sagt man denn, mein Wochenplan. Dass einige Aufgabenblöcke wahrscheinlich kürzer sein dürfen, als ich es im Moment geplant habe. Aber es verändert sich ja auch ständig. Das kannst du ja eh nicht für jetzt bis Ende des Jahres fertig machen, sondern die Aufgabenbereiche ändern sich ja ständig. Genau, das ist ein ganz wichtiger Punkt bei allem, was mit solchen Produktivitätsthemen, Timeblocking, To-dos, sonstigen ist. Man kann da ein Jahr damit verbringen, das System zu perfektionieren, ohne eine der Aufgaben zu erledigen. Und dann passt es eh nicht so. Oder man fängt dann einfach an. Deswegen ist, ich weiß, die Leute verfallen dann schnell in diese Falle, ich mach mir jetzt auch ein To-Do-Ding. Und dann holen sie sich eine App oder zwei oder drei und noch Notion dazu und bauen gigantische Projektleiten. Ja, ich bin da voll drin in dem Ding. Und bauen gigantische Projektpläne und Sachen auf und erledigen aber nichts an der eigentlichen Aufgabe. Und es ist nachher viel zu kompliziert, das ganze System. Ja, also auch da finde ich, das ist ja wie mit so vielen Dingen, einfach mal machen, einfach mal anfangen und dann mal gucken, wie es so läuft. Und wenn du dann nach einem Monat merkst, boah, das nervt mich total so, wie ich es jetzt mache, ich hätte gerne ein anderes Tool, dann kann man das ja immer noch überlegen. Aber ich saß auch im Urlaub und dachte, wie mache ich denn das jetzt? Ich habe dann auch direkt nach irgendwelchen Time-Blocking-Apps und Tools gegoogelt. Da dachte ich mir so, ganz ehrlich, nö. Ich nehme jetzt einfach mein Lieblingstool Trello, mache da halt wahrscheinlich, das ist total quatschig, finden das vielleicht manche, mache mir da für jeden Zeitraum halt eine Kachel, nee, eine Karte. Und ja, deswegen haben die halt bei mir jetzt alle eine Stunde, weil es dann am einfachsten so war, auch optisch darzustellen. Aber im Moment passt das so für mich. Ja, genau. Also wie richtig ist das Tool, das funktioniert. Und das kann auch Stift und Papier sein. Was bei mir nicht so gut funktioniert, weil ich das dann halt nicht immer dabei habe. Aber es gibt ja so abwischbare Tagesplaner, habe ich mal gehört. Unter anderem bei dir im Shop. Selbst sowas kann für Timeblocking für den Anfang, um es einfach zu halten, um überhaupt mal anzufangen, schon ausreichend sein. Aber was ist eben auch eine To-Do-Liste tatsächlich? Weil das habe ich auch gemerkt, alles Time-Blocking hilft nicht, wenn ich keine To-Do-Liste habe. Und bei mir ist es so, ich muss es auch priorisieren. Also ich gehe, wie du, auch abends her und priorisiere für den nächsten Tag die Aufgaben. Also ich gehe einfach kurz drüber, gehe kurz über diese To-Do-Liste, ich verwende Things, heißt mein To-Do-Manager, gehe da drüber und ich habe einen Tastatur-Shortcut, Steuerung P, dann ist es einfach als Priorität markiert und dann weiß ich am nächsten Tag noch, was wirklich wichtig war, weil das vergesse ich sonst bis zum nächsten Tag. Ja, auf jeden Fall. Und dann gehe ich morgens tatsächlich her und schnappe mir wieder meinen To-Do-Manager. Auf der einen Seite auf dem Bildschirm, auf der anderen Seite auf dem Bildschirm habe ich dann meinen Kalender. Und ich kann die Aufgaben dort einfach reinziehen. Also ich habe zum Teil vordefinierte Blöcke in meinem Tag drin. Das heißt zum Beispiel, bis 10 Uhr ist Action Area, von 10 Uhr bis 12 Uhr Bildbearbeitung und von 13 Uhr bis 16 Uhr, keine Ahnung, schreibe ich ein Skript für ein YouTube-Video. Aber dann weiß ich, okay, okay, jetzt kann ich die Aufgaben einzeln in den Kalender reinziehen, in die Blöcke, die da sind. Und dann sehe ich auch schnell, wenn es zu viel wird für diesen Block. Also dann muss ich eben wieder an diese Priorisierung anschauen. Okay, was sind die Aufgaben, die tatsächlich wirklich wichtig sind? Aber Timeblocking ist erst mal ja, diese Zeiten zu definieren. Und das ist was, also mit To-Do-Managern arbeite ich ja schon wirklich, wirklich lange, anders kriege ich mein Leben ja gar nicht mehr organisiert. Timeblocking ist was, was ich festgestellt habe. Jetzt auch in die letzten Jahre zurück betrachtet, wenn es richtig schlimm war mit der Aufgabe, wenn der Stresslevel hoch war, habe ich angefangen, Timeblocking zu machen, um mich wieder frei zu schwimmen. Und dann habe ich es wieder sein lassen. Bis ich wieder an dem Punkt war, wo ich komplett die Übersicht verloren habe, dann habe ich wieder mit Timeblocking angefangen. Und jetzt versuche ich eben wie du, das ist im Urlaub für dich entwickelt. Und ich habe ungefähr zur gleichen Zeit angefangen, mir wirklich Tage zu reservieren zum Teil. Oder dann eben Stunden oder Halbstundenblöcke, Je nachdem, das kann man ja beliebig machen, aber eben, ich sag mal, sichtbare Blöcke, also nicht 5-Minuten-Blog für irgendwas machen, sondern sichtbare Blöcke in einem Tag mal festzulegen, wo ich konkret an einem Thema oder auch an einer Aufgabe arbeiten kann, um dann da auch dran zu bleiben. Weil, was ich festgestellt habe, das gilt für mich auf jeden Fall und ich glaube, dass es generell gültig ist, Multitasking ist eine Lüge. Punkt. Ja, manchmal kann ich das schon so ein bisschen hinherzuspringen, dann irgendwie so allgemein Sachen zu optimieren, aber auch das kann man sich ja als Blog dann irgendwie festlegen. So, ich mache jetzt, keine Ahnung. Multitasking. Ja, von mir aus kann man ja auch machen. Aber ist es bei dir dann so, dass du so einen Wochenplan hast, der dann jede Woche vom Prinzip her gleich ist oder machst du den jede Woche neu? Genau, das war ja was, was du angefangen hast, du hast ja, aber das darfst du gleich erzählen, du hast dir einen Wochenplan angelegt, der wirklich wie ein Stundenplan aussieht. Magst du kurz mal so vielleicht beispielhaft ein bisschen beschreiben, wie der so aussehen kann? Genau, also ich habe ja wie gesagt erst mal geguckt, wie meine Arbeitszeiten sind und dafür dann halt die Stunden, mal aufgeschrieben und ich kann jetzt ja mal den Montag einfach mal durchgehen, also es kommt natürlich auch immer ein bisschen drauf an, wann steht man wirklich auf, wir stehen ja auch jetzt nicht jeden Tag um Punkt, also um die gleiche Uhrzeit auf, dann sind wir unterschiedlich. Ja, also genau, bei mir fängt zum Beispiel jetzt der Montagmorgen um 8 mit Action Area an, dann ab neun ist Buchhaltung eine Stunde lang, dann um zehn Bestellungen packen und da ist es dann zum Beispiel so, brauche ich oft dann nicht eine ganze Stunde. Also sowohl für Buchhaltung, kommt drauf an, wenn ich es jede Woche mache, brauche ich eigentlich keine Stunde. Und dann ist man halt früher fertig und dann hat man halt doch noch Puffer, weil irgendwas kommt ja immer rein, was man halt an irgendwie unvorhergesehenes dann noch hatte, was man jetzt nicht eingeplant hat und irgendwie, also Also es ist auch total bescheuert eigentlich, aber das ist ja voll oft mit so Mindset-Sachen auch, dass ich mich dann voll freue, wenn ich vor meiner angegebenen Zeit damit fertig bin. So, okay, ich habe mir eine Stunde für Buchhaltung eingeplant. Ich brauche nur eine halbe Stunde. Ich habe voll viel Zeit jetzt noch übrig. Das ist eigentlich ganz cool, weil ich finde, das motiviert einen dann viel mehr. Und dann kann man sich belohnen mit ein bisschen lila streicheln. Ja, genau. Ich mache dann halt irgendwas anderes, was mir Spaß macht. Irgendwas designen oder keine Ahnung. Genau, dann kommt Content bei Clue. Dann Mittagspause und dann habe ich noch zwei Stunden für Grafikdesign-Aufträge. Und dadurch, also ich habe das halt auch deswegen jetzt so ein bisschen angefangen, weil ich jetzt halt ja schon relativ viele verschiedene Themen habe. Ich habe ja jetzt auch meinen Brandmade gelauncht, wo ich ja jetzt meine Grafikdesign-Skills endlich auch mal sichtbar mache und quasi anbiete und buchbar. Und dadurch sind es halt allein schon, also wenn ich jetzt allein bei Clue angucke, wie viele unterschiedliche Aufgabenbereiche es da gibt. Also eigentlich könnte ich meine ganze Woche damit schon durchstrukturieren. Das ist das, was ich vorher meinte. Also man kann das ja auch unterschiedlich machen, je nachdem, was man alles so macht. Wenn man jetzt in Anführungszeichen nur einen Bereich hat, aber wenn ich jetzt nur bei Clou hätte, kann ich ja dann die ganze Woche wirklich in Aufgabenbereiche strukturieren. Da mache ich Produktentwicklung, da mache ich dann Inventur, da mache ich Bestellungen verpacken und so weiter. Und ich habe das jetzt aber auch ein Stück weit mit reingenommen, aber halt auch allgemein, für welches Projekt arbeite ich jetzt gerade. Gerade Dienstag ist dann zum Beispiel auch wieder Action Area, Bestellungen packen. Dann habe ich ja meinen By Clue Digital Shop, da habe ich dann eine Stunde für eingeplant. Also allgemein, da jetzt nicht irgendwie nur diese Aufgabe, sondern allgemein. Ich arbeite jetzt an By Clue Downloads. Und es kann ja dann jedes Thema sein, das du da bearbeitest, aber du willst dieses Projekt in dieser Stunde vorantreiben. Das ist das Wichtige. Sonst springt man halt die ganze Zeit. Und sonst machst du es vielleicht auch nicht. Das ist ja das Thema, bei mir zumindest, wenn nicht dienstags um, was war es jetzt, 10 Uhr drinstehen würde, Digitalshop, dann, ah ja, ich habe noch so viel anderes zu tun, dann fällst du wieder vom Tisch und da ist nichts dran gearbeitet worden. Ja, was natürlich trotzdem auch vorkommt, aber ich finde, auch da ist es irgendwie dann nicht so schlimm und man muss sich dann auch sich selber jetzt nicht total versperren, wenn es dann halt mal nicht passt an dem Tag, ist ja auch nicht schlimm, also man hat ja auch mal andere Termine oder was weiß ich, ist krank. Aber dann habe ich zumindest im Kopf, ah, okay, gestern hätte ich eigentlich eine Stunde daran arbeiten sollen, habe ich nicht gemacht, muss ich dann irgendwann wieder reinholen. Genau, dann kann ich es für die nächste Woche wieder einplanen. Genau, oder ich habe zum Beispiel, ich habe es so gemacht, also ich habe ... Genau, Dienstag habe ich dann zum Beispiel bei Clue noch neue Artikel und Artikel optimieren. Mittwoch habe ich mir zum Beispiel morgens, da habe ich keine Action Area, da mache ich Yoga oder Joggen von acht bis neun. Auch das ist wichtig, also Timeblocking müssen nicht nur irgendwie Businessaufgaben sein, Timeblocking kann auch ins Private übergehen. Ja, genau. Sollte es vielleicht sogar. war. Ja, und ich habe zum Beispiel freitags Aufholtag. Das heißt, da ist nichts geblockt, sondern da mache ich dann das, was ich jetzt die anderen Tage nicht geschafft habe. Sehr cooler Plan. Also als ich das gesehen habe, habe ich auch, ich habe dir so über die Schulter geschaut. Ich kann es dann nachher auch mal teilen. Genau, wäre vielleicht interessant, genau. Ich habe gesehen, wie du das gemacht hast und ich sage mal, mein Kalender ist ja auch sehr viel extern getrieben. Also ich habe Kundentermine. Dadurch ist bei mir so ein fixer Stundenplan nicht so gut möglich wie bei dir, weil bei mir einfach an jedem Tag Termine kommen können. Ich muss es ein bisschen flexibler gestalten. Bei mir sieht es so aus, ich habe mir jetzt schon versucht, Tage für bestimmte Themen zu reservieren. Dass ich zum Beispiel, ich hatte es am Anfang so ein bisschen gedacht, Mittwoch ist der Content-Tag. Was ist ein Content-Tag? Das ist schon zu schwammig formuliert gewesen. Ich weiß aber, dass ich Mittwoch, vormittags sind wir noch zusammen, da könnten wir zum Beispiel Couple & Company-Episoden aufnehmen. Mittwochnachmittag habe ich Studium. Nee, mittwochs bin ich nicht hier. Ach genau, das habe ich vergessen in meinem Plan zu sagen, dass ich Mittwoch und Freitag jetzt eigentlich von zu Hause arbeite. Genau. Da müssen wir auch nochmal drüber reden. Das ist auch ein interessantes Thema. Aber ich weiß, ich habe mittwochs jetzt scheinbar den ganzen Tag das Studio für mich allein. Sprich, bin nur ich hier, Lila vielleicht noch, und ich kann hier machen, was ich will. Ich kann hier dann zum Beispiel die YouTube-Videos aufnehmen. Dinge, bei denen ich keine Hilfe brauche. Ich weiß aber, Montag, Dienstag bist du hier. Da könnte ich dann B-Roll mit dir aufnehmen. Haben wir jetzt letzte Woche, glaube ich, auch erst wieder gemacht. Wo ich irgendwie gefilmt werden muss, wie ich irgendetwas tue. Und ... Allein dieses Wissen, Mittwoch ist dieser YouTube-Tag, so heißt er jetzt. Ich kann da entweder aufnehmen oder schneiden oder Skripte schreiben oder sonst irgendwas treiben, aber ich treibe dieses Thema YouTube voran. Und siehe da, die letzten paar Wochen kam jede Woche ein YouTube-Video von mir raus. Und das habe ich davor nie geschafft. Also dieses Time-Blocking hat bei mir wirklich ganz konkret und greifbar die letzten Wochen Ergebnisse produziert, die ich ohne nicht geschafft hätte. Ja, und wie gesagt, da finde ich halt immer wirklich wichtig, nicht so streng mit sich selber zu sein, nicht zu sagen, ah, das mache ich dann ja eh nicht genau so, ist ja egal, aber halt besser als es gar nicht zu machen, also sich zumindest mal eine Struktur zu überlegen, wenn dann danach nur, weiß ich nicht, 60 Prozent davon geschafft sind, ist ja trotzdem schon gut. Ja, also die Umsetzung ist das eine, was aber genauso dazugehört wie bei so vielen Dingen, die man tut, ist das nach hinten schauen, die Überprüfung des Ganzen. Dinge gehen schief, es passiert Unvorhergesehenes, dann muss ich aber auch hergehen und nach hinten blicken und schauen, okay, was ist denn Unvorhergesehenes passiert? passiert. Keine Ahnung, letzte Woche Junior aus dem Kindergarten abholen, das ist natürlich völlig unvorhersehbar, also mitten am Tag, ungeplant, weil er krank war. So, das ist unvorhersehbar. Und da kann auch noch so viel Timeblocking und To-Do nicht helfen. Heißt aber auch, brauche ich vielleicht mehr solche Aufholtage, wie du sie hast, wo ich sagen kann, okay, wenn alle Strecke reißen, irgendwas zwischen Montag und Donnerstag vom Tisch gefallen ist, kann ich es Freitagvormittags in den drei Stunden wieder aufholen. Genau, das würde dann ja für dich bedeuten, dass du das fest in deinem Kalender markierst und da keine Kundentermine zum Beispiel annimmst. Genau, genau. Und dann auch blockt die Zeit. Und das ist genau dieses Blocken. Time-Blocking heißt bei mir nämlich auch konkret, und das mache ich das ganz viel, mich selbst zuzumachen. Also wie eine Art Mauer, um mich rumzubauen, damit ich in der Zeit nicht gestört werden kann. Und ich arbeite viel mit Tools wie Calendly. Ich teste gerade noch das eine oder andere, wo ich Links nach außen geben kann an Kunden, Partner, wie auch immer. Und die zum Beispiel Telefongespräche mit mir einbuchen können. Also können die eine halbe Stunde, eine Stunde buchen. Oder wenn es um konkrete Kundentermine geht, können die quasi nach freien Zeiten in meinem Kalender schauen und dort diesen vordefinierten Zeitblock sich nehmen. Heißt aber auch, ich muss meinen Kalender konkret pflegen, weil wenn da einfach drinsteht, da ist nichts für Mittwoch im Kalender drin, aber ich habe ein To-Do, neues YouTube-Video machen, dann sieht der Kunde trotzdem acht Stunden frei und bucht diesen Slot. Ja, ich muss das jetzt auch verstärkt machen. Wenn da aber drinsteht YouTube, dann kann er den schon gar nicht buchen und ich habe die Ruhe dann. Deswegen blocke ich so ein bisschen auch die Außenwelt ab durch Time-Blocking. Genau, ich muss das jetzt auch noch mehr allein deswegen auch machen, weil ich ja jetzt mit Brandmade eben auch diesen, was du gerade gesagt hast, dieses Calendly-Funktion nutze, dass ich in meinem Profil freie Termine drin habe, die man einfach buchen kann. Und wie du sagst, da muss ich dann Termine, wie zum Beispiel jetzt unsere Podcast-Aufnahme als Termin blocken, damit man die eben nicht buchen kann. Genau, also kurz erklärt, Calendly hat quasi Zugriff auf euren Kalender, ihr gebt da alles frei. Der Kunde sieht natürlich nicht, dass da drin steht Zahnarzttermin, sondern da sind einfach die Zeiten quasi gebucht und für die Kunden nicht greifbar oder halt nicht buchbar. Die sind einfach nicht buchbar, genau. Aber er greift live auf euren Kalender zu. Sprich, wenn ihr halt dem Kunden den Termin rausschickt, dann fällt euch ein Tag später ein, oh, an dem Tag passiert jetzt doch was anderes. Und der Kunde schaut dann zwei Tage später erst in diesen Link rein, ist es automatisch aktualisiert. Also es ist synchron das Ganze. Das ist das super Wichtige, weil jetzt dem Kunden, das ist mir so oft vor die Füße gefallen in den letzten Jahren, ich gebe dem Kunden zwei, drei Termine raus. Da könnten wir das machen. Dann ruft der nächste Kunde zwei Tage später an. Und den Termin gebe ich dem raus. Weil die drei sind jetzt blockiert. Kann ich jetzt alle drei nicht rausgeben? Nö. Mit Calendly kann ich die drei Tage beiden Kunden rausgeben. Und dann ist es einfach, wer zuerst kommt, malt zuerst. Wenn Kunde A dann, keine Ahnung, den ersten Termin bucht, Kunde B schaut dann erst rein, dann sieht er eben nur noch die zwei übrigen Termine. Ja, also es ist einfach, nimmt einem einfach Zeit und Arbeit ab, um hin und her zu schreiben. Ah ja, an dem Mittwoch könnte ich um 12 und um 17 Uhr und an dem Freitag da. Und dann musst du halt eine halbe Stunde später nochmal hinterher schreiben. Ah ja, kann leider doch nicht mehr. Also das nimmt einem einfach diese Kommunikation komplett ab. Ja, das ist so viel wert. Genau, die einzige Arbeit, die man halt zusätzlich hat, ist wirklich den Kalender zu pflegen. Was wir ja aber beide eh schon relativ gut tun, da wir so viele Termine und Sachen haben. Ja, weil ich dich seit zehn Jahren auch dazu treibe, den Kalender zu pflegen, weil ich sonst nicht verfügbar bin. Also ich habe, wie gesagt, Kalender ist was, das habe ich schon 20 Jahre vermutlich, also seit es Google Kalender gibt auf jeden Fall, ich funktioniere nicht ohne den Kalender. Ich finde es auch wirklich mittlerweile sehr befremdlich, wenn Paare mir erzählen, dass sie keinen... Geteilten Kalender haben. Wie lebt ihr? Seid ihr überhaupt zusammen? Nicht verheiratet sein, okay, aber kein gemeinsamer Kalender. Weiß nicht. Sollte er wirklich an euch arbeiten. Ja, ihr solltet mal eure Beziehung überdenken. Aber für mich war es eben bisher, und das ist dieser Shift oder dieser Mindset-Wechsel, tolles Wort. Bisher habe ich den Kalender halt mit fixierten Terminen vollgepackt, was was tatsächlich passiert. Was ich nicht gemacht habe, war, diese Zeiten zu reservieren, zu blocken. Und das ist das, was bei mir gerade die Änderung stattfindet durch das Time-Blocking. Ich mache es zum Beispiel so, dass ich, ich habe mir ein Skript mal wieder angelegt, ich drücke auf eine Taste auf meinem Rechner und dann kriege ich links meine To-Do-Liste mit den anstehenden Aufgaben für die Woche und rechts den Terminkalender für diese Woche. Und dann kann ich mir die Woche mit Time-Blocking auch voll nageln. Also ich versuche das irgendwie so freitags oder dann spätestens Montagmorgen als allererstes, wenn ich hierher komme, zu machen, den Rest der Woche auszugestalten, wie könnten die Blöcke sein, wann muss ich was irgendwie erledigt haben, dann definiere ich mir diese Blöcke, hier Action Area, da dann Buchhaltung zum Beispiel, aber, Buchhaltung habe ich mir jetzt auch vordefiniert, ich weiß ja, in welchem Turnus ich die Sachen machen muss, monatlich, also weiß ich, dass der. Erste Montag im Monat ist definitiv Buchhaltung, Punkt. So, da kommt auch nichts anderes rein und wenn ich da Zeit habe und die Buchhaltung schon fast erledigt habe, weil ich einfach in diesen Pufferzeiten bisher immer so meine Belege ein bisschen weggearbeitet habe, super, dann habe ich einfach mehr Zeit übrig. Dann kann ich aber andere buchhalterische Themen vorantreiben. Also mal reingucken, wie sieht die Buchhaltung denn aus, wie sieht das Ergebnis gerade aus? Muss ich mit meinem Steuerberater noch was klären? Also habe ich irgendwie Themen auf der langen Bank. Da hilft mir dann wieder meine To-Do-Liste, wo ich mir auch Sachen eintrage und die mit irgendwann markieren kann. Also ich habe da ein paar so Dinger drin. ich muss den, keine Ahnung, den Beleg von der Versicherung noch für letztes Jahr mal holen, ich muss. Das Fahrtenbuch mal wieder prüfen oder solche Sachen, das steht als irgendwann markiert drin. Und wenn ich Zeit habe, dann suche ich mir zu diesem Thema, zu diesem Timeblock aus der To-Do-Liste diese Irgendwann-Themen raus und kann die abarbeiten, weil sonst würden die einfach liegen bleiben. Ja, echt spannend, also ich glaube, wir haben das jetzt ganz gut anschaulich erklärt, dass es natürlich für. Jeden sowieso immer individuell ist für jeden Geschäftsbereich und ja, dass ich das auch, dass das nie ein fixes Ding ist, dass sich das immer verändert. Bei mir wird sich das wahrscheinlich auch noch verändern, wenn mit Brandmade da mehr Calls dann irgendwie reinkommen, wo ich dann doch ein bisschen mehr gebunden bin an, ja, wirkliche Kundentermine. Im Moment bin ich da noch, kann ja sehr für mich das machen und habe nur wenige so fixe Termine. Genau, aber es wird sich einfach ergeben und jede Woche weitergehen. Dann irgendwie neu ordnen. Ich mag nochmal kurz auf das Thema mit der Retrospektive aber kommen, bevor es gleich nochmal kurz zusammenfassend strukturiert. Diese Retrospektive ist natürlich ein Stück weit schwierig, also für mich zumindest, weil ich lüge mir total selbst in die Taschen, wenn ich zurückgucke, was habe ich letzte Woche erledigt, denke dann immer, boah, ich habe brutal viel erledigt und eigentlich habe ich nichts erledigt und eigentlich habe ich keine Ahnung, was ich erledigt habe und vor allem weiß ich nicht, in welcher Zeit. Ich mache deswegen seit bestimmt auch schon sechs, sieben Jahren, wenn es reicht, eine wirklich minutiöse Zeiterfassung. Ja, das hatten wir, glaube ich, in unserem Tools & Gadgets schon erwähnt. Genau, da habe ich es bestimmt auch schon mal erwähnt. Also ich verwende ein Tool, das heißt Timular. Damit kann ich meine Zeiten erfassen. Und die haben so einen kleinen Würfel, den kann man sich auf den Tisch legen. Das ist ein achtseitiger Würfel. Da kann ich acht verschiedene Themen draufschreiben oder Aktivitäten. So ist es bei mir. Und wenn ich den drehe und dann schaue zum Beispiel Bildbearbeitung nach oben, dann erfasst Timular automatisch für mich Bildbearbeitung. Und anfangs habe ich das ganz gerne genutzt, um mich selbst daran zu erinnern, was ich eigentlich tun sollte. Genau, das ist ja auch so ein bisschen das Überthema von Timeblocking. Genau, also wenn ich dann merke, oh, ich bin gerade bei YouTube und gucke mir ein Video über, keine Ahnung, Photoshop an, dann gucke ich auf den Tisch, ah, Bildbearbeitung, Moment, ich gucke mir Videos zur Bildbearbeitung an, das ist falsch, dann kann ich wieder an meine Bilder rangehen. Das hat mir schon viel geholfen und es ist nicht so, dass ich, also als Angestellter habe ich es gehasst seit der Fassung, jetzt sehe ich aber den großen Benefit daraus. aus. Was ich nämlich gemerkt habe, ist, die unproduktivsten Tage, die ich hatte, wenn ich, nachdem der Tag rum ist, eine Woche später oder wie auch immer, auf den Tag zurückblicke, sind das die fragmentiertesten Tage. Wo wirklich sieben Minuten Bildbearbeitung, 15 Minuten E-Mail, dann wieder 26 Minuten Bildbearbeitung, dann wieder fünf Minuten irgendein anderes Thema. Dann habe ich gemerkt, ich habe den kompletten Tag versucht, ein Bild zu bearbeiten, bin einfach nicht dazu gekommen, weil ich ständig zwischen den Themen gesprungen bin. Und mir hilft die Zeitauffassung quasi zu erkennen, was sind fragmentierte Tage, habe ich da wirklich was geschafft bekommen? Sehr wahrscheinlich nicht. So ist es bei mir. Und wie kann ich das jetzt ändern? Und ich merke jetzt durch das Timeblocking, also ich kann mir, das Schöne ist, ich kann beides übereinanderlegen. Ich sehe meine Timeblocking-Einträge, die ich hatte. Ich sehe die Aufgaben, die ich mir eingetragen hatte. Und ich sehe, was ich mit Timeline an Zeiten erfasst habe. Im gleichen Kalender. Ich kann also wirklich prüfen, was wollte ich machen? Was habe ich mir geblockt? Und was habe ich tatsächlich gemacht? Und dann kann ich sehen, aha, zum Beispiel ich muss mir mehr Zeit für E-Mail einplanen. Das dauert doch länger, als ich dachte, die Action-Area, da ist er wieder, oder brauche ich vielleicht weniger Zeit für die Buchhaltung? Also was kann ich ändern? Ist es vielleicht auch, finde ich es vielleicht auch voll ätzend, vier Stunden einmal im Monat Buchhaltung zu machen? Wäre es nicht besser, viermal eine Stunde zu machen im Monat? Sowas auch festzustellen, da hilft mir die Zeiterfassung total viel. Deswegen kann ich euch Timemular wirklich oder jedes andere Tool ans Herz legen, wo ihr das irgendwie teilautomatisiert erfassen könnt, sodass ihr euch zumindest selbst nicht anlügt, weil zu sagen, ja, ich habe bestimmt eine Stunde eine lange Buchhaltung gemacht. Sehr wahrscheinlich nicht. Also das ist meistens gelogen. Und Timewheeler kann eben durch den Würfel, klar, da track ich es auch mit der Hand immer noch, aber es hat auch eine Funktion, um die Apps zu tracken, die offen sind. Und wenn dann halt wieder, keine Ahnung, die Apple TV App offen ist dann, dann wird es in Timewheeler auch angezeigt, dass die in der Zeit offen war. Klar ist es blöd, vieles passiert im Browser heute, aber ich habe deswegen zum Beispiel mehrere Browser installiert. Ich verwende dafür alles, was mir... Du bist aber schon auch ein bisschen Freak, Ja, völlig. Aber ich weiß zum Beispiel, wenn da Safari drinsteht, das ist das eine. Wenn da Chrome drinsteht, das sind die ganzen YouTube-Themen und die Buchhaltung und so weiter, weiß ich, ich war auch tatsächlich an dem Thema dran irgendwie. Also in der Retrospektive hilft mir das total viel. Ja, also nicht abschrecken lassen jetzt. Wie gesagt, Mr. Jones ist ja unser Early Adopter in allem und macht es immer. Power User. Power User ist auch gut, ja. Man kann auch einfach mit Stift und Papier mal anfangen und dann gucken, ob man irgendwann auf ein Tool umsteigen möchte. Ich bin ja immer so das Zwischending, bin da jetzt nicht die komplett analoge, aber hab's dann doch gerne recht einfach. Und ja, wir berichten einfach, würde ich sagen, vielleicht Ende des Jahres nochmal. Wie wir damit jetzt so klargekommen sind. Ich würde es ganz gerne nochmal kurz zusammenfassen, dieses Time-Blocking-Thema. Einfach, dass wir es einmal irgendwie zusammen haben. Also Schritt eins ist, sich vorbereiten. Also wirklich mit einem Kalender, ob der aus Papier ist oder aus Bits und Bytes, ist mir ganz wurscht. Eine To-Do-Liste, auch da kann es aus Papier sein. Aber wichtig ist eben, die Sachen notiert zu haben. Also diese Verbindlichkeit auch irgendwo zu schaffen. Und es gibt natürlich Apps, die man verwenden kann. Klar, aber ich verwende keine Time-Blocking-App. Du hast auch gesagt, du machst es mit Trello und deinen Kalendern und so weiter. Das geht auf jeden Fall auch. Das zweite ist, Aufgaben und Prioritäten identifizieren. Also wirklich zu sagen, okay, was ist meine To-Do-Liste? Was steht da alles drin? Was sind die wichtigen Sachen? Was muss wann erledigt werden? Ich bin ein großer Fan dieser Getting-Things-Done-Methode. Die verwende ich seit vielen, vielen Jahren, um Sachen erledigt zu bekommen. Da kann man aber auch für sich schauen, okay, wie mache ich das Ganze? Dann im dritten Schritt die Zeitblöcke mal zu definieren oder festzulegen, wann mache ich welches Thema? Wann bearbeite ich an welchem Thema rum? Das heißt, dass ich die Zeiten reserviere und mir diese Blöcke eben in dem genannten Kalender wirklich festlege. Genau, also einfach die Arbeitszeit, welche Zeit habe ich zur Verfügung? Wie viele Stunden am Tag arbeite ich? An welchem arbeite ich an jedem Tag gleich viel? Genau, vielleicht gibt es ja auch unterschiedliche Tage. So ist es ja bei mir. Kurzer Kindergartentag, langer Tag und so. Man fällt halt schnell in die Falle zu glauben, Tag ist Tag. Das stimmt aber halt nicht. Ja, und Mittagspause nicht vergessen. Mittagspause nicht vergessen. Ja, da also wirklich auch Puffer mit einplanen, weil manchmal dauern Sachen auch einfach länger. Nächster Schritt ist dann die Aufgaben zuzuweisen. Also das kann einfach aus der To-Do-Liste erfolgen. Wenn ich eine To-Do-Liste habe, wo einzelne, also bei mir sind es die Bildbearbeitungs-, also ich erfasse alle meine Kundenjobs und da gibt es immer eine To-Do, die heißt Bildbearbeitung für Kunde A, B, C, wie auch immer. Sprich, wenn ich in den Bildbearbeitungstimeblock reinkomme, gucke ich in meine To-Do-Liste, nur bei Bildbearbeitung rein und sehe, welche Projekte sind im Moment offen und kann ich jetzt anfangen mit Bilder bearbeiten. Und dann muss ich gar nicht die Aufgaben zuweisen, sondern ich habe die Aufgaben quasi dem Thema zugewiesen. Wenn der Block kommt, dann kann ich sie machen. Und das ist dann die Umsetzung, der nächste Schritt, also wirklich zu gucken, ich bin jetzt in dem Zeitblock. Ideal ist, wenn es irgendwo erscheint. Also es gibt Kalender-Apps, die können euch zum Beispiel eine Menüleiste anzeigen, welcher Termin im Moment stattfindet. Das klingt super albern. Mit Time-Blocking wird das total interessant, weil dann oben einen kleinen Reminder habt, jetzt ist Action-Area oder jetzt ist Bildbearbeitung zum Beispiel. Und dann letzten Endes nach der Umsetzung zurückblicken. Also schauen, habe ich meine Aufgaben wirklich in den Blöcken erfüllt? Musste ich Blöcke erweitern, was man eigentlich nicht machen sollte, sondern man sollte sich an die Zeiten halten oder eben mit so etwas wie Zeiterfassung dann nochmal zurückschauen und gucken, okay. Funktioniert das oder muss ich vielleicht die Zeitblöcke anpassen für die Zukunft, damit ich besser in den definierten blöcken drin bleibt. Und jetzt habe ich noch ein paar Buchempfehlungen. Okay. Ich habe mich vorbereitet. Ja, ich merke es, ich bin ganz begeistert. Ich hatte mir einen Time-Blog angelegt, Podcast-Episode vorbereitet. Ja, ihr merkt vielleicht, dass wir öfters mal auch uns die Podcast-Themen aufteilen, dass der eine die eine und der andere die andere Folge vorbereitet. Ja, ich habe drei Buchempfehlungen. Das erste ist Konzentriert Arbeiten. Das ist ja ein geiler Buchtitel von Cal Newport. Cal Newport, der wird so ein bisschen als der Erfinder des Timeblockings manchmal gehandelt. Es stimmt nicht wirklich und es ist auch kein Buch, in dem es nur über Timeblocking geht, aber Timeblocking kommt da drin auf jeden Fall vor und das sollte man sich mal anschauen. Also das Buch ist wirklich spannend. Hat mir geholfen, auf jeden Fall da konzentrierter zu arbeiten. Also das Buch hält, was der Titel verspricht. Das nächste Buch, das kennst du auch, das hast du auch gelesen, Eat the Frog. Ist ein Frosch. Auch nicht per se Time-Blocking, da geht es mehr darum, wie man effizient arbeitet. Also dass Aufgaben, die voll ätzend sind, Buchhaltung, dass die eben zuerst weggeknallt werden müssen am Morgen, um dann den Kopf frei zu haben für die lustigen Themen. Ja, also genau, dazu vielleicht deswegen, manche, glaube ich, kriegen vielleicht einen Anfall, wenn sie diese, meine Wochenliste anschauen, weil ich halt wirklich Montag morgens um acht mit Buchhaltung die Woche anfange. Aber das ist für mich echt so dieses, okay, ich mache es gleich am Anfang, dann ist es erledigt und danach kann ich andere Sachen machen, die nicht so kacke sind. Das ist das eine. Das andere ist, ich bin zum Beispiel vormittags viel kreativer als nachmittags, das weiß ich. Und deswegen kann ich morgens zum Beispiel total gut ein Skript schreiben oder E-Mails formulieren oder Angebote, also wo ich mir ein bisschen überlegen muss. Das kann ich viel besser morgens als nachmittags. Deswegen plane ich sowas da ein. Aber Eat the Frog, wirklich ein gutes Buch, hat mir auch geholfen, Dinge besser zu erledigen. Und das letzte, auch da der Titel, wie ich die Dinge geregelt kriege von David Allen. Das ist aber doch übersetzte Titel, oder? Ja, der ist auch voll mies. Das heißt Getting Things Done ist der englische Titel und das ist diese Getting Things Done Methode. Da geht es eigentlich um dieses To-Do-Zeug. Der arbeitet aber auch noch wirklich fast mit einem Faxgerät in dem Buch. Nicht abschrecken lassen, weil die Methode lässt sich sehr gut in die moderne Zeit übertragen. Und da geht es hauptsächlich darum, wie ich meine To-Do-Listen strukturiert bekomme. Finde ich auch, also das Buch war mit eines der, die mein Leben am meisten verändert haben, muss ich wirklich zugeben. Schaut euch das mal an. Das tut es aber wirklich auch als E-Book, weil ihr werdet dann beim Durchlesen schnell merken, da gibt es so zwei, drei Doppelseiten, die wirklich interessant sind und die hätte man gerne digital, um sie sich dann irgendwo immer wieder schnell anschauen zu können. Also die drei Bücher, ich packe die Links dazu auch in die Show Notes rein. Schaut euch die mal an. Die haben mir und uns wirklich sehr viel weitergeholfen. Ja. So. Okay. Zeitblock zu Ende. Ja, Zeitblock Aufnahme ist zu Ende. Jetzt geht es in die Mittagspause. Ich habe Hunger. Du gehst in die Mittagspause. Toll, ich bearbeite Podcast. Das ist ja super. Timeblocking, wie es nicht sein sollte. Dann bis in zwei Wochen. Ja, genau. Zu unserem Timeblock Aufnahme. Genau. Tschüss. Tschüss.