Couple & Company Cover

Couple & Company

Luisa Jones & Thomas B. Jones
Since 08/2023 60 Episoden

059: Routine statt Dauerchaos - Thomas' neues Zwei-Wochen-System

12.02.2026 35 min

Zusammenfassung & Show Notes

Wir klingen ausgeschlafen, sind es aber nur so halb - und sprechen trotzdem erstaunlich klar über ein Thema, das uns gerade sehr beschäftigt: Routinen. Thomas hat zum Jahresstart sein komplettes Arbeitssystem über Bord geworfen und neu aufgebaut. Es sind nicht mehr die kleinteiligen To-do-Listen die den Tag bestimmen, kein Stunden-Blocking, sondern Arbeiten in Rollen und ganzen Tagen. In dieser Folge nehmen wir euch mit in die Gedanken hinter diesem neuen Zwei-Wochen-System, erzählen von Aha-Momenten, kleinen Erfolgen und auch von Zweifeln, ob das Ganze in stressigeren Zeiten wirklich hält. Es ist kein fertiges Erfolgsrezept, sondern ein ehrlicher Zwischenstand aus unserem Alltag zwischen Büro, Kalender, Würfel und Diet Dr. Pepper.

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Transkript

Thomas
00:00:12
Hallo und herzlich willkommen zu Couple & Company. Mein Name ist Thomas.
Luisa
00:00:16
Mein Name ist Lu.
Thomas
00:00:16
Und zusammen sind wir The Joneses.
Luisa
00:00:19
Wir klingen richtig ausgeschlafen. Also das war jetzt eigentlich unironisch gemeint.
Thomas
00:00:24
Hast du ausgeschlafen heute?
Luisa
00:00:25
Ja.
Thomas
00:00:26
Stimmt, ich bin ja raus.
Luisa
00:00:29
Nee, wir sind mal wieder. Waren früh wach heute, das stimmt.
Thomas
00:00:32
Ja.
Luisa
00:00:33
Aber nichtsdestotrotz starten wir hier ganz motiviert und routiniert in eine neue Folge. Gute Überleitung, oder? Wir sprechen nämlich heute so ein bisschen über dein neues System. Dein Überthema für dieses Jahr ist ja Routine.
Thomas
00:00:51
Und weil Routine das Überthema ist, habe ich unseren Themenplan geändert.
Luisa
00:00:55
So sieht es nämlich aus. Und weil ja schon das Jahr wahnsinnig weit fortgeschritten ist und du deswegen schon ganz viel berichten kannst von deiner neuen Routine, hören wir da heute mal rein, was es so verändert hat. Genau.
Thomas
00:01:09
Ich hatte so ein Eureka-Moment irgendwie und... Als es alles so in sich gegangen ist, ich mache gerade so die Finger zusammen, die zwei Hände, wie die Finger perfekt ineinander passen, diese Handbewegung, so hat es, es hat Klick gemacht, wie man sagt, es hat sich alles gefügt und da dachte ich mir, oh, das ist gut, das dachte ich nicht, dass es so schnell gehen würde tatsächlich und dachte mir in Anlehnung an, dass das Jahr noch neu ist, ist ja vielleicht ganz spannend, dann so ein bisschen darüber zu berichten, wie ich jetzt meine ersten Routinen aufgestellt habe und wie ich so dieses Themenfeld beackern möchte. Vielleicht ist der eine oder die andere ja auch gerade an dem Punkt des Neujahrs gerade mal was, drei, vier Wochen alt und das ist schon Chaos. Und es hilft vielleicht mal jemandem über die Schulter zu schauen, vielleicht ein bisschen Inspirado abzuholen, was ich da jetzt für mich gefunden habe, wie ich das Jahr begehen möchte. Das Jahr ist ja noch gut.
Luisa
00:02:05
Ja, genau. Also du bist ganz euphorisch motiviert. Was war denn das Problem mit dem alten System?
Thomas
00:02:11
Das fing ein bisschen da ja schon an. Ich habe das letztes Jahr ein paar Mal berichtet, dass in der umtriebigen zweiten Jahreshälfte ich zum Beispiel meine Zeiterfassung über Bord geworfen habe. Was eigentlich der schlechteste Zeitpunkt ist, sowas zu tun. A, mit einem Jahr und B, wenn viel zu tun ist. Weil das ist eigentlich die wertvollste Zeit, die es hinterher zu analysieren gilt. Und ich bin nicht drauf gekommen, warum ich es gemacht habe. Es war nicht Faulheit oder so, weil das ist bei mir so Routine. Ich mache das jetzt seit acht, neun Jahren dauerhaft. Also es ist nicht so, dass mir das irgendwie schwerfallen würde, das zu machen. Ich war natürlich viel unterwegs, dann muss man es manchmal nachtragen. Aber das sind ein paar Klicks, das ist easy zu machen. Die Software, da verlinke ich euch auch gerne in den Show Notes, mit der ich das mache. Ich mache das mit Early, heißen die jetzt. die hießen, ich weiß nicht, die haben schon zweimal ihren Namen irgendwie geändert, heißt jetzt Early und da gibt es diesen Zeiterfassungswürfel, den man auf den Tisch stellt und einfach dreht und dann erfasst er die Zeit für dich. Der kann sogar, die Software kann sogar sehen, welche Apps du offen hast und sieht dann auch, welche Webseiten du besuchst. Und wenn da dann halt die ganze Zeit, keine Ahnung, irgendwelche News-Websites oder Instagram steht und du solltest eigentlich deine Buchhaltung machen, siehst du auch, okay, ich habe meine Zeit nicht effizient genutzt irgendwie oder effektiv genutzt, wie auch immer. Also Zeiterfassung von der Art und Weise oder das Thema Zeiterfassung selbst war nicht das Problem, habe ich für mich identifiziert. Okay, Haken dran. Wie liefen die Wochen letztes Jahr ab? Chaotisch, viel Termingespringe. Ich hatte Probleme, die Termine aber auch zu planen. Das war alles irgendwie ein großes Kuddelmutter durcheinander und ich habe einfach kein Land gesehen letztes Jahr. Und so bin ich aus dem Jahr raus und deswegen auch der Wunsch bei mir so groß nach diesen Routinen für dieses Jahr. Was ich dann ja, ich weiß nicht, ob ich das in dem ersten Podcast-Episode schon angerissen hatte, was ich für mich wollte war, wir hatten dieses Time-Blocking-Thema schon mal, das habe ich für mich nicht umgesetzt bekommen, aber ich wollte einen Plan haben für die Woche. Ich wollte einfach sagen, okay, so sieht meine nächste Woche aus, dass ich für mich weiß, was ich wann tue. Nicht eine To-Do-Liste, sondern ein Tag hat ein Thema, wo ich einen gewissen Modus habe oder eine gewisse Rolle einnehme. Also ich glaube, die einfachste Rolle, die man sich vorstellen kann, der Buchhalter intern, der die Buchhaltung machen muss.
Luisa
00:04:31
Weil so ein Mann, ein Frau Betriebe, wie wir es sind, bestehen ja auch trotzdem aus unterschiedlichen Jobs. Da gibt es, glaube ich, auch ganz viele Reels, wo man dann immer sich so unterschiedlich anzieht und dann quasi zeigt, wie viele Jobs man im eigenen Unternehmen eigentlich so hat, von der Marketingfrau bis zur Buchhalterin.
Thomas
00:04:48
Genau. Und diese vielen Hüte, die man sich da aufsetzen muss, siehe dazu auch mein letztes YouTube-Video, das ich gemacht habe. Hey, ich habe ein YouTube-Video gemacht. Yay, warte kurz.
Luisa
00:04:59
Warte, kannst du nicht das einblenden mit dem Huh?
Thomas
00:05:01
Ich weiß nicht, welche Taste ist. Wir hatten hier eine Applaus-Taste. Danke, danke, danke, danke, danke.
Luisa
00:05:09
Okay, reicht auch wieder.
Thomas
00:05:11
Ja, ja, ja, danke, danke, danke. Also ehrlich, ihr seht, wir haben tolle Aufnahmetechnik, die uns Dinge ermöglicht. Ganz unglaublich. Ich wollte Routinen schaffen, ich wollte einen Plan für die Woche haben. Da habe ich mich mal hingesetzt, versucht, so eine Woche auszuplanen und relativ schnell gemerkt, das hat vielleicht auch keinen Wert, so eine Woche im Voraus zu planen und habe es dann fast schon wieder sein lassen. Weil ich dachte, ich kann nicht eine Woche im Voraus planen, die ist dann meistens schon belegt, wenn ich die Sonntagabends zum Beispiel planen habe. Ich habe es dann irgendwie auch wieder fast schon verworfen, die ganze Sache. Wollte schon fast alles auf Zuruf machen, irgendwie.
Luisa
00:05:48
Und dann, was ist dann passiert?
Thomas
00:05:50
Ich habe was festgestellt, was ganz unglaublich ist. Ich kann ja zwei Wochen im Voraus planen. Warte, ich suche die Applaus-Taste nochmal. Das Ding war wirklich, weil ich einfach nicht, ich kann dir, also wir hatten das Thema ja auch schon x-mal, du kannst deine Umsätze nicht planen, du weißt nicht, wann wie war es ist, wenn du selbstständig bist. Da gibt es viele Themen, die nicht planbar sind. Kein Plan haben, ist aber auch keine Option. Einen Plan für zwei Wochen aufzustellen, fand ich, klappt aber viel besser aus irgendeinem Grund, weil ich flexibler bin, weil ich nicht, keine Ahnung, meine acht Themen zum Beispiel, die ich irgendwie versuche in der Woche unterzukriegen, nicht auf fünf Tage pressen muss, sondern sie auf zwei Wochen, also auf zehn Tage legen kann. Das gibt mir mehr Freiheit, es hin und her zu schaufeln.
Luisa
00:06:39
So wie die Tage, als du mir direkt berichtet hast, dass du heute mehr Lust auf das andere hast und dann switcht.
Thomas
00:06:45
Genau, dann habe ich es gedreht.
Luisa
00:06:46
Also du nimmst es dann auch nicht zu streng?
Thomas
00:06:48
Nee, ich versuche es dann auch nicht zu ernst zu nehmen. Aber ich versuche mir jetzt wirklich Sonntagabend hinzusetzen oder halt irgendwann hinzusetzen und die nächsten noch zwei ungeplanten Wochen zu planen. Es kann sein, dass es die nächste und die übernächste ist. Es kann aber auch sein, dass ich sogar eine Woche Puffer dazwischen habe. Aber ich schon eine Idee habe, wie die Wochen könnten sich entwickeln. Und dann setze ich mich hin und trage einfach ganztägige Ereignisse in meinen Kalender ein. Heißt also, dann gibt es einen Tag, der heißt bei mir zum Beispiel Systeme und Prozesse. Da läuft auch die Buchhaltung rein. Da läuft rein, dass ich mir anschaue, sind die Daten archiviert. Ich mache dann weiter hier meine alten Festplatten durchzusortieren. Die können nebenher laufen. Dann kann ich wieder anfangen, ein bisschen Buchhaltung zu machen. Dann kann ich wieder irgendwo Daten von A nach B schieben. Kann schauen, wie könnte ich was automatisieren zum Beispiel. Das ist dann eher so der Spaß an dem Tag, wenn ich ehrlich bin, als mir irgendein Workflow zusammenklicken oder sowas. Aber das ist dann alles in so einem Modus für mich. Da werden keine Bilder bearbeitet an dem Tag. Da versuche ich nicht mit Kunden irgendwie großartig was zu machen. Ich denke da nicht über YouTube nach. All das spielt da keine Rolle. Ich habe ganz klar diesen Systeme, Prozesse, Buchhalter, Hut auf und kümmere mich nur um solche Dinge. Und dann ist das super. Und das habe ich jetzt zum Beispiel, oder so ein Content Creator Tag. Das ist dann wirklich, Content Creator heißt nicht mehr YouTube, sondern auch der Podcast hier. Ja, eigentlich wäre morgen Content-Creator-Tag, aber wir nehmen heute auf. Warum? Die Aufnahme ist schnell erledigt. Schneiden werde ich es aber definitiv morgen, weil das braucht ein bisschen mehr Zeit wieder und das dann alles fertig zu machen, online zu stellen und so weiter. Morgen mache ich dann auch wieder YouTube-Sachen und so weiter und dann kümmere ich mich auch um YouTube. Aber es heißt nicht, ah, dreh da ein Video, sondern ich bin an dem Tag der Content-Creator-Thomas. Es kann sein, ich schreibe eine Episode oder bereite was für einen Podcast vor oder ich mache ein Skript für ein neues YouTube-Video, was auch immer. Ich bin aber in diesem Content-Creator-Modus drin. Du kannst ja nicht recherchieren was, du kannst ja nicht fahren nach Stuttgart und fotografiere einfach einen Tag, um neue Bilder zu haben. Ist auch Content-Creation.
Luisa
00:08:47
Okay, und dein Vorteil, oder du merkst oder denkst, dass du damit dann effizienter bist, weil man nicht die ganze Zeit zwischen tausend Aufgaben hin und her springt? Oder was ist der Hintergedanke?
Thomas
00:08:58
Weil ich weniger entscheiden muss. Für mich war es interessant, ich treffe die Entscheidung entspannt abends bei einem Dr. Pepper, Diet Dr. Pepper, großer Tipp übrigens, bei einem Diet Dr. Pepper abends am Tisch. Junior ist im Bett, Geschirr ist weggeräumt. Ich nehme jetzt noch zehn Minuten, um die nächsten zwei Wochen zu planen. In den zehn Minuten entscheide ich grob über die nächsten zwei Wochen, was ich mache. Und dann muss ich an dem Tag weniger Entscheidungen treffen, welche reinkommen und damit denke ich, oh Gott, ich muss noch E-Mails machen, Buchhaltung, die To-Do-Liste ist unendlich lang. Nee, die To-Do-Liste hat eine ähnliche Struktur jetzt bekommen. Die hat Schlagworte drin und ich kann dann einfach umschalten. Zum Beispiel, es gibt auch den Tag, den ich mir plane, Client-Work, also Kundenarbeit. Das ist aber nicht mehr so, dass ich sage, heute mache ich Bildbearbeitung oder heute gehe ich fotografieren oder heute bearbeite ich meine E-Mails, die berühmte Action-Area, sondern heute arbeite ich in Client-Work-Modus. Nicht Content-Creator, sondern der Berufsfotograf arbeitet heute. Und dann kann ich meine To-Do-Liste einfach umschalten und ich sehe nur noch die Dinge, die mit meinen Kunden zu tun haben. Also ich sehe, was muss ich noch, muss ich einen Termin koordinieren, muss ich Bilder irgendwo bearbeiten, muss ich mein Equipment packen für den nächsten Tag oder so. Alles fließt dann, die To-Dos fließen dann da rein. Ich sehe dann nur noch diese To-Dos. Und ich muss, diese Entscheidung wird mir abgenommen. Und mir hilft es, diese Entscheidung einfach nicht mehr treffen zu müssen. Im Großen, dass ich nicht mehr springen kann in die großen anderen Themen.
Luisa
00:10:27
Okay, aber ist es dann zum Beispiel so, wenn du dir jetzt für so einen Tag was vorgenommen hast, dass wir eine Kundenanfrage bekommen, die du dann auch ablehnst, weil in dem Tag ja schon was anderes drin steht?
Thomas
00:10:37
Nee, flexibel bleiben muss natürlich trotzdem. Also wenn jetzt irgendwie ein Kunde sagt, oh, Jones, zum Beispiel nächste Woche, hatte ich einen Termin eigentlich geplant und habe für den was anderes verschoben. Zum Beispiel, dann habe ich einfach zwei Tage wieder getauscht. Also da war es, glaube ich, der Systeme, Prozesse und der Client-Work-Tag. Einfach, weil es mein Kunden besser reingepasst hat. Und gesagt, nee, okay, ich tausche für mich den Freitag und den Donnerstag mal aus. Wenn mal ein Tag ganz rausfällt, bringt mich das auch nicht um. Also 80 Prozent von dem Plan durchzuziehen ist noch immer weit besser als das, was ich das letzte halbe Jahr gemacht habe. Weil ich hatte nie das Gefühl, Herr der Lage zu sein. Ich hatte immer das Gefühl, ich renne nur hinterher und ich muss ständig mich entscheiden, was lasse ich liegen, was mache ich jetzt. Und das ist jetzt gefühlt in den paar Wochen schon weniger. Also ich mache jetzt den ganzen Januar über schon, in den vier Wochen jetzt schon weniger geworden.
Luisa
00:11:31
Okay, aber.
Thomas
00:11:33
Das hat auch noch nicht so viel zu tun.
Luisa
00:11:34
Ich wollte gerade sagen, glaubst du, das System hält auch dann noch stand, wenn du hier wieder mehr unterwegs bist als hier im Büro, dann fällt doch das System in sich zusammen oder nicht?
Thomas
00:11:46
Vielleicht ja. Vielleicht muss man es dann anpassen. Also ich habe mir zum Beispiel drei Tage auf zwei Wochen Kundenarbeit gelegt. Ne, drei Tage pro Woche. Genau, auf zwei Wochen drei Tage Kundenarbeit. Auf sechs Tage im Monat kommt circa. Das wird zu wenig sein dann für die zweite Jahreshälfte. Aber dann kann ich mir überlegen, okay, was muss anderes rausfallen? Ist es dann zum Beispiel, wie es letztes Jahr ja auch war, dass der Content-Creator-Tag rausfällt?
Luisa
00:12:15
Ich wollte gerade sagen, ja, oder du musst halt jetzt schon so viel Content vorarbeiten, dass du damit dein zweites Halbjahr eben schon vorgeplant hast und daraus dich bedienen kannst.
Thomas
00:12:23
Genau, muss ich es vielleicht einfach anders planen oder muss ich konsequenter sein in meiner Terminfindung mit den Kunden und sagen, nein, es muss an dem Tag passieren. Konkretes Beispiel, nächste Woche kam eine Anfrage rein, ja, wir hätten gern, ich meine, geht nicht an dem Tag, geht nur an dem anderen Tag. Der erste Tag wäre frei gewesen, aber da steht was anderes im Kalender bei mir drin, was ich da machen möchte. Das wäre aber absolut verschiebbar, aber nö, könnten wir das nicht auf den Donnerstagnachmittag legen. geht auch, super, dann mach das an den Nachmittag. Also ist für mich auch eine gewisse Leitplanke zu sagen, ich lege das zusammen, weil ich habe oft so, halbe Tage einfach auch gehabt, wo ich dann zurückkomme, dann komme ich hier so an, lade meinen Krempel aus oder noch schlimmer, ich bin morgens, bevor ich einen Termin habe, einen halben Tag hier, da weiß ich immer nicht so richtig, was ich tun soll. Man sitzt so auf heißen Kohlen, man weiß nicht hü noch jott, auf den Termin bin ich schon vorbereitet, Zeug ist gepackt, Was fange ich jetzt noch an?
Luisa
00:13:20
Ja, ich finde es sowieso, also die Zeit vor einem Termin, wenn es vielleicht auch noch ein Termin ist, wo man sich jetzt nicht gerade darauf freut, sondern vielleicht eher ein bisschen aufregend ist oder ein bisschen Bammel davor hat, da ist davor die Zeit echt tot meistens, also bei mir zumindest.
Thomas
00:13:36
Und ich hoffe, dass, also anschließend an die Frage nochmal, wie es in der zweiten Jahreshälfte wird. Ich hoffe, dass sich bis in die zweite Jahreshälfte da auch schon wirklich diese Routine etabliert hat, wie diese Wochen laufen. Vielleicht muss ich es auch nochmal ein bisschen anpassen. Vielleicht sind es dann doch sieben Tage auf zwei Wochen, sieben Tage im Monat. Ja, sieben Tage im Monat, die ich brauche für Kundenarbeit oder sowas. Das kann man ja immer noch irgendwie anpassen. Es ist ja nichts in Stein gemeißelt jetzt im Moment. Aber ich habe das Gefühl, dass ich damit für mich eine klarere Fahrbahn habe, wo ich eigentlich hin will. Ich habe bei der Planung, ich habe mir natürlich, wie ich so bin, eine kleine Automation angelegt, um diese Wochen zu planen.
Luisa
00:14:19
Automations-Thomas.
Thomas
00:14:20
Automations-Thomas. Hier haben wir so ein Apple-Workflow angelegt, den müsst ihr euch eigentlich auch verlinken können, wo ich draufklicke einfach und dann fragt mich, okay, für welche Woche willst du planen? Dann klicke ich die Woche an. Dann kommt eine Liste mit den möglichen Tagen, die ich da reinplanen kann. Und dann klicke ich, dann sage ich Montag das, Dienstag das, Mittwoch das, Donnerstag frei und so, Punkt. Der fragt mich aber auch am Anfang, und das ist so der super Spezialfall natürlich für mich, welcher Tag ist frei in der Woche. Und da kann ich von Montag bis Samstag auswählen. Sonntag ist immer frei, Punkt. Aber wenn jetzt zum Beispiel an einem Wochenende ein Workshop wäre, an einem Samstag, sage ich, okay, der Samstag ist Arbeitstag, dafür nehme ich mir den Mittwoch frei. Und dann plane ich mir den Mittwoch auch frei ein, wenn ich das soweit im Voraus schon. Also einen Workshop weiß ich länger als zwei Wochen im Voraus, dann könnte ich es für die Woche auch so planen, dass ich diesen freien Tag für mich auch erhalte, dass ich unsere private Zeit und die Zeit mit Junior ein bisschen schon, dass es auf jeden Fall in der Wochenplanung berücksichtigt ist, dass es mindestens zwei Freitage pro Woche gibt.
Luisa
00:15:23
Okay, ja spannend, da bin ich wirklich sehr gespannt, wenn sich da die Termine wieder häufen. Aber dann kannst du ja wieder mittwochs mit Junior in Standwerk mal gehen.
Thomas
00:15:31
Zum Beispiel, ja, das wäre der Plan, dass ich dann sowas an einem Mittwoch übernehmen kann. Dass ich das aber auch von vornherein so einplanen, dann ganz einfach. Und auch da, Doch selbst eine Disziplin braucht, das einzuhalten. Klar, das hängt dann schon an mir, aber ich hoffe, dass mit einer gewissen Routine das sich dann auch ergibt tatsächlich.
Luisa
00:15:51
Ja, ich bin sehr gespannt. Also ich habe ja ähnliche Ideen. Also bei mir ist ja das Überthema Struktur und bei mir ist aber natürlich auch bedingt, dass ich halt insgesamt weniger Arbeitszeit zur Verfügung habe und ich ja auch nur einen ganzen langen Tag in der Woche habe, ist es bei mir, glaube ich, effektiver. Deswegen habe ich mich ja dafür entschieden, wirklich eher so kürzere Themenblöcke zu machen und mir die aber dann, aber ich versuche es im Moment noch spontan zu machen. Dass ich wirklich pro Thema mir aber auch so eine Struktur zurechtlege und mich daran dann eben bedienen kann. Aber bei mir muss es glaube ich noch ein bisschen flexibler, zeitflexibler sein.
Thomas
00:16:36
Ich glaube, da muss jeder sein System für sich selbst finden, was da funktioniert. Also keine Ahnung, ein Handwerker, also ein klassischer Handwerksbuch, stellt vielleicht die Hände über den Kopf zusammen, wenn das hört, dass ich nur sechs Tage im Monat bezahlte Kundenjobs mache. Das ist bei einem Fotografen aber eigentlich schon viel. Ich denke mal, wirklich sechs volle Tage. Sechs volle bezahlte Tage. So muss man es ja sehen. Da muss jeder, glaube ich, sein System finden. Bei mir kommt ja aber auch dieses Content-Creator-Ding. Das zahlt ja schon aufs Geldkonto auch ein, wenn ich da was mache. Das ist eigentlich auch ein bezahlter Tag.
Luisa
00:17:10
Ja, so muss es eigentlich sehen, dass du arbeitest da halt für den Kunden Thomas Jones.
Thomas
00:17:15
Genau, so ein bisschen, genau. Da kommen dann so Sachen aber auch rein wie YouTube, Podcasts, Aber auch alles, was ich zum Beispiel mit Fujifilm zusammen mache, wenn ich wieder auf eine Messe gehe oder so. Das wären dann auch die Tage, die da reinfließen sollen, damit ich auch das besser planen kann. Was sich vielleicht in einem Monat nicht so viele Tage hat. Ich weiß, September wird dann schwierig. Das ist der Großkampfmonat, wo das meiste passieren wird, wie immer. Aber schauen wir mal, wie es dann wird. Aber die alte Weisheit ist ja, kein Plan haben ist auf jeden Fall falsch. Also der Plan kann immer noch scheitern. Das ist nicht die Frage. Kein Plan überlebt den ersten Feindkontakt. Ja, aber ohne Plan ist es auch schlecht.
Luisa
00:18:01
Ja, also ich bin auch, genau, ich bin so ein bisschen so, ja gut, jetzt ist halt auch weniger los und man ist so motiviert, deswegen lass uns mal in einem halben Jahr noch sprechen, aber wie du sagst, selbst wenn es jetzt nur das erste halbe Jahr funktioniert, ist es besser als gar nicht.
Thomas
00:18:13
Genau, genau.
Luisa
00:18:14
Also.
Thomas
00:18:15
Genau, besser als gar nicht. Absolut. Und damit das funktioniert und damit es auch messbar wird und jetzt schließt sich der Kreis, habe ich meine Zeiterfassung komplett in den Papierkorb geschmissen.
Luisa
00:18:27
Okay, dann darf ich deinen Würfel haben.
Thomas
00:18:29
Nee, nicht ganz. Ich habe das nicht nachgezählt, aber ich würde mal tippen, dass ich 20, 25, 30 vielleicht sogar verschiedene Aktivitäten, Rollen, Modi, Tätigkeiten einzeln kreuz und quer irgendwie erfasst hatte in meiner Zeiterfassung. Das war zum Beispiel Videodreh, Videoschnitt. Fotografieren, Bilder bearbeiten. YouTube-Video drehen, YouTube-Video schneiden. Laute unnötige Sachen eigentlich. Organisation gab es, es gab Buchhaltung gab es extra, dann gab es extra Action-Area, wenn ich meine E-Mails beantworte. Fotografie gab es aber auch. Also man sieht schon, da sind viele Schnittmengen da. Aber manches sind eher so Rollen, manches sind Einzeltätigkeiten, viel kleinteiliger und das war völlig unübersichtlich. Das war auch nicht mehr sauber messbar, weil wie teils jetzt war, also ist Videoschnitt auch manchmal YouTube gewesen? Weiß ich gar nicht mehr so gar. Nein, also wo ist eigentlich was? Was zahlt auf welches Konto in Anführungszeichen, in welche Rolle ein? Das war nicht zuordnenbar. Deswegen habe ich gesagt, okay, ich schmeiße alles raus aus der Zeiterfassung. Also ich archiviere die ganzen Sachen, dass ich die letzten Jahre weiterhin auswerten kann. Das ist immer noch da, falls mich das mal interessiert. Aber ich will für dieses Jahr ein neues System aufsetzen, das dann auswertbar bleibt. Und ich habe exakt diesen Zwei-Wochen-Plan quasi wieder genommen und auf den Würfel übertragen.
Luisa
00:19:55
Also in die Zeiterfassung, okay. Also diese Überthemen in die Zeiterfassung übertragen.
Thomas
00:20:00
Genau. Und ich habe jetzt... Genau genommen sieben Rollen. Ich habe Buchhaltung extra auf dem Würfel, weil mich das wirklich interessiert, wie viel Buchhaltung ich mache, wie viel das einnimmt. Weil ich glaube, das ist sehr viel weniger, als ich denke.
Luisa
00:20:12
Ich glaube auch, bei mir ist es nicht so viel. Es ist zwar irgendwie dann doch immer schlimm, wenn man es macht.
Thomas
00:20:15
Ja, genau das.
Luisa
00:20:17
Aber eigentlich ist es nicht so viel. Manchmal sind es halt so Sachen, wo irgendwas halt nicht passt und dann irgendwie eine Stunde an einer Sache dranhängt. Aber so insgesamt ist es eigentlich bei uns jetzt, finde ich, auch nicht mehr so viel.
Thomas
00:20:30
Mhm.
Luisa
00:20:31
Ich hatte jetzt einen durcheinander auch mit einer Tabelle immer wieder, weil ja bei mir manche Sachen immer noch nicht so ganz automatisiert laufen.
Thomas
00:20:39
Aber gerade sowas, finde ich, fühlt sich an, als hätte man einen halben Tag damit verbracht. Wenn man wirklich auf die Uhr guckt, ist es aber halt vielleicht eine Stunde.
Luisa
00:20:46
Ja, stimmt auch.
Thomas
00:20:47
Also gefühlte Zeit und tatsächliche Zeit. Und deswegen will ich es bei der Buchhaltung, da habe ich mir die Frage genommen, das will ich aus diesen Systeme, Prozesse, Organisationen rausgliedern und sagen, das ist wirklich separater. Und der Rest auf dem Würfel sind jetzt genau die Rollen und Modi, die ich in der Woche drin habe. Sprich, ich kann nach zwei Wochen wirklich überprüfen, es müssten theoretisch so und so viele Stunden dafür rauskommen, so und so viele Stunden dafür, wobei ich jetzt nicht einfach den Würfel morgens umdrehe, laufen lassen, abends wieder zurückdrehe auf seinen Start und sage, super acht Stunden, sondern ich bin dann auch ehrlich zu mir. Wenn ich den Tag unterbreche wegen irgendwas, also jetzt zum Beispiel heute. Heute ist eigentlich ein Tag, wo ich Kundendinge machen will, an Kunden arbeiten, sei es Bilder bearbeiten, organisieren, Termine ausmachen, sonstiges oder draußen bin ich zum Fotografieren. Wir nehmen jetzt aber gerade einen Podcast auf. Deswegen läuft da oben bei mir jetzt gerade die Uhr, Content Creator. Dann kann ich aber nach zwei Wochen nachvollziehen, aha, jetzt in der Woche zum Beispiel gab es statt acht Stunden Kundenarbeit, vielleicht gibt es da nur fünf und sonst gar nicht das als Ersatz reingekommen wäre. Aber theoretisch müsste es einen Überhang geben jetzt in Content Creator Tätigkeit. Und ich erfasse trotzdem nur die Zeit, die ich tatsächlich damit verbringe. Heißt, wenn ich dann irgendwie da sitze und mein Müsli esse und nebenher YouTube Videos anschaue, drehe ich den Würfel weg, dass er nichts erfasst. Das ist dann freie Zeit. Ich meine, sind wir ehrlich, niemand wird acht Stunden jeden Tag arbeiten, so wirklich. Das ist normal. Den Anspruch habe ich auch gar nicht. Aber es soll ein Kontrollinstrument für mich dann werden, nach diesen zwei Wochen, um zu sehen, geht es zumindest in die Richtung. Oder Ende März mal einen Doppelstrich zu ziehen, es auszuwerten. Theoretisch kann ich eine Zahl hinschreiben. Also die Verhältnisse sind ja klar, die absoluten Zahlen nicht. Die Verhältnisse müssten klar sein. Geht es auf? Ja oder nein? Ist es zum Beispiel mehr Content Creator? Ist es mehr Client Work? Oder hätte es mehr Content Creator sein müssen? Wo muss ich jetzt nachjustieren irgendwie nach einem Quartal?
Luisa
00:22:46
Aber willst du denn auch am Ende des Jahres auch... Quasi die Finanzen versuchen, so ein bisschen darauf aufzuteilen, um zu gucken, ah ja, für was habe ich denn, wie viel Zeit gebraucht, was lohnt sich und was nicht?
Thomas
00:22:58
Sehr gut, sehr gute Frage. Genau das ist nämlich der Punkt. Das ist eine der zentralen Fragen, die ich mir auch schon gestellt habe, die letzten Jahre.
Luisa
00:23:04
Weil wenn du jetzt beispielsweise, ist ja nicht so, aber es ist mal überspitzt sagen, für Content Creation, 80 Prozent deiner Zeit brauchst, aber damit irgendwie halt nur 15 Prozent verdienst, macht es ja einfach keinen Sinn. Weil so ein bisschen kann man es ja eh schon einschätzen.
Thomas
00:23:19
Absolut.
Luisa
00:23:19
Also du vor allem mit deiner Zeiterfassung, aber... Genau.
Thomas
00:23:24
Also ich hatte letztes Jahr so einen Monat, wo ich mal wirklich vier YouTube-Videos rausgehauen habe, also eins pro Woche. Das hat mich halt Minimum einen Tag oder zwei fast pro Woche Zeit gekostet, für das, dass da am Ende irgendwie 200 Euro für den Monat rauskam. Der Aufwand war abartig hoch.
Luisa
00:23:39
Ja, ich meine, das ist natürlich alles immer nicht ganz messbar. Das fragen uns ja auch viele, warum machen wir den Podcast? Kriegen wir da Geld dafür? Das ist halt auch nicht alles messbar. Das ist ja genauso viel wie die Zeit, die du in Marketing investierst.
Thomas
00:23:53
Aber das ist genau der Punkt, den es jetzt für mich vereinfacht, weil ich rechne jetzt nicht mehr diese 200 Euro YouTube gegenüber dem Content Creator Blog, sondern wenn ich auf einer Messe war für Fujifilm, geht es auch in den Content Creator Blog und da verdiene ich ja auch Geld. Wenn ich einen Workshop gebe, das ist auch Content Creator Blog. Das ist nicht die typische Client Work, das ist dieser Thomas ist ein Content Creator, auch wenn ich im letzten YouTube Video gesagt habe, ich bin kein, aber das ist der beste Name, der mir eingefallen ist. Influencer fand ich noch blöder. Das heißt, ich habe jetzt dadurch, dass ich es gröber gemacht habe, Kann ich nicht mehr in die Falle tappen, es zu kleinteilig zu vergleichen. Weil ich glaube, das war letztes Jahr mein Problem. Ich habe halt gesehen, acht Tage Aufwand, 200 Euro. Ja, herzlichen Glückwunsch. Das hätte ich mir sparen können. Und das ist super demotivierend. Und jetzt sehe ich eher, aha, guck mal, ich habe so viel Aufwand reingesteckt und am Jahresende zum Beispiel kommt so viel Geld dabei raus. Lohnt sich das? Ist es im Verhältnis zu diesem Client-Work? Stimmt das Verhältnis zeitmäßig und umsatzmäßig? Gleicht sich das wirklich irgendwo an? Das wird nie hundertprozentig stimmen. Aber es ist eine Indikation zumindest in einer der beiden Richtungen, ob das passt, ob es auch mit meinem Gefühl übereinstimmt, ich möchte da mehr machen, ich möchte das vergrößern, ich möchte es reduzieren, je nachdem.
Luisa
00:25:06
Ja, spannend. Also ist auf jeden Fall, klingt finde ich erstmal total logisch, was du sagst und scheint ja auch bisher jetzt zu funktionieren oder was hast du jetzt schon an positiven Effekten gemerkt?
Thomas
00:25:18
Also ich glaube der positivste Effekt bisher war wirklich, dass ich mir klarer bin, was ich an einem Tag machen muss. Ich fühle mich, wie soll man sagen, als würde ich auf einer Schiene sitzen, wirklich. Das ist vielleicht dumm, aber das Gefühl ist wirklich da. Ich sehe, ich habe mir auf meinem Desktop, kann ich meinen Kalender anzeigen lassen. Und ich habe jetzt ein extra Feld drin, diesen Widgets auf dem Mac, falls ihr das kennt, wo ich nur die ganztägigen Ereignisse sehe. Sprich, wenn ich nach rechts meinen Blick wende, auf meinen Monitor sehe ich immer, da steht zum Beispiel dann morgen Content Creator, wo ich vor mir dann meinen Würfel angucke und der ist wieder auf, keine Ahnung, 3D-Drucker? 3D-Drucker gedreht, gibt es nicht, aber ja.
Luisa
00:26:00
Solltest du einführen.
Thomas
00:26:01
Dafür gibt es einen anderen, das verrate ich noch nicht. Mal gucken. Wenn da dann was anderes steht, weiß ich, was ich eigentlich machen sollte. Dann weiß ich, ah stimmt, ich wollte eigentlich was anderes machen. Also das sagt der Würfel, die Rolle hat der Würfel schon immer gehabt, aber bisher war es so, dass ich im Kopf haben musste, was wollte ich eigentlich tun? Und der Würfel hat gezeigt, was tue ich? Oder ich muss dann an der To-Do-Liste wieder auslesen, was sollte ich eigentlich tun? Da waren für mich zu viele, das klingt total bescheuert, wenn ich das sage, Aber da waren zu viele Hürden irgendwie drin, das wirklich zu erfüllen. Ich muss mich selber kontrollieren, auch wenn es von außen anscheinend hat, dass ich ja super organisiert bin. Das Gegenteil ist der Fall.
Luisa
00:26:36
Ich glaube, niemand ist wirklich super organisiert.
Thomas
00:26:38
Ja, voll. Niemand ist wirklich super organisiert. Ich glaube, das tut sich immer.
Luisa
00:26:42
Mir sagen das auch voll viele. Dani, falls du mithörst, die sagt das auch immer zu mir. Ja, das klingt bei euch immer alles so organisiert. Aber am Ende des Tages schreibt jeder nur seine To-Do-Liste, um sie dann nicht abzuhaken.
Thomas
00:26:54
Genau. Und, wie ich drauf gekommen bin, war eigentlich, weil ich so einen Wochenplaner mir auf mein digitales Notizbuch geladen habe. Und ich habe mir so vorschreiben wollte, was mache ich in der Woche, an welchem Tag? Und dann dachte ich mir, das Show doch viel zu kleinteilig, auf viel zu wenig Platz, um in dem Mittwoch alles einzutragen, was ich da machen will. Und da habe ich gemerkt, ich könnte einfach Kundenarbeit drüber schreiben.
Luisa
00:27:19
Ja, ich finde, tatsächlich ist ja das System jetzt so ein bisschen, erinnert mich das halt an unsere yearly Themes, weil, Es für weniger Frust sorgt, weil es halt gröber gefasst ist. Weil ich finde genau, weil ich hatte das ja mit dem Time-Blocking in die Zeit, wo ich wirklich mir den Tag in Stunden eingeteilt habe, was ich bis wann mache. Und wenn das dann halt meistens nicht aufgeht, weil irgendwas dazwischen kommt, dann fühlt sich das voll frustrierend an. Und ich finde aber, wenn man dem Tag eher so einen ganzen Titel gibt, dann ist es einfacher, dem gerecht zu werden und sich am Ende des Tages dann auch so zu fühlen, als ob man da was geschafft hat.
Thomas
00:27:56
Ganz genau richtig. Es sind weniger Reibungspunkte und ich habe nicht mehr so sehr das Gefühl, was falsch gemacht zu haben, ein Ziel nicht erfüllt zu haben oder mir selbst nicht gerecht geworden zu sein. Beispiel ist Client Work. Wenn da jetzt kein Kundenauftrag drinsteht an dem Tag, dann könnte ich jetzt ja anfangen 3D-Druck zu machen oder irgendwie keine Ahnung.
Luisa
00:28:16
Nee, du sitzt schon einfach an deinem Schreibtisch, mach nichts.
Thomas
00:28:18
Guck einfach den Bildschirm schon dazu.
Luisa
00:28:20
So würdest du ein Angestellter machen.
Thomas
00:28:21
So, ich kann mir aber auch, heute hätte ich Lust auf Marketing. Ich mache mal an meiner Website rum. Und dann mache ich ein bisschen an meiner Website rum. Oder letzte Woche hatte ich einen Content Creator Tag und wusste nicht so richtig, was ich machen soll. Wir haben nichts aufzunehmen. YouTube habe ich voll keine Lust gerade. Was könnte ich machen? Und dann habe ich einen Blogartikel geschrieben bei Couple & Company. Da müsste mal wieder ein bisschen was passieren. Also schaut gerne mal in unserem Blog vorbei vielleicht. Und habe da mal was wieder zusammengeschrieben. Versucht es mal wieder in Schrift zu fassen, in den Text reinzukriegen, über was wir so sprechen. Und es hat sich total gut angefühlt. Da habe ich ein bisschen rumgefummelt. Wie kann man das gut machen? Was können wir vielleicht für die Zukunft machen? Ein bisschen die Themen nochmal rausgesucht. Guck, dass ich die Transkriptionen von unseren Episoden nochmal rauslade und so. Aber es war alles Content Creation Work. Und es war das, worauf ich Lust hatte. Ich hatte nicht irgendwie, ich konnte da nicht, also ich hätte ausbrechen können, glaube ich, ich hatte eine Leitplanke, ich muss irgendwas Content Creation machen, aber was ich darin mache, ist erstmal egal, ob das jetzt YouTube ist, ob das für den Podcast ist oder was auch immer.
Luisa
00:29:23
Ja, cool. Coole Sache. Auf jeden Fall klingt gut, klingt vielversprechend.
Thomas
00:29:28
Es klingt ja sehr vielversprechend unter uns.
Luisa
00:29:30
Ja, klingt auch schon so, als ob, nee, klingt ja schon so, als ob es sich schon bewiesen hätte. Wie gesagt, ich bin gespannt, wenn hier die heiße Phase losgeht, wie viel davon dann noch funktioniert. Aber wie gesagt, haben wir gerade schon gesagt, wenn es für jetzt für die Zeit schon hilft, ist es auch super.
Thomas
00:29:45
Ja, also klar, das Urteil wird am Jahresende fallen sicherlich, wenn ich dann zwischen Weihnachten und Neujahr wieder da sitze, meine Zeiterfassung mir anschaue, meine ganzen Auswertungen mache und mir überlege, okay, wie liefert das Theme, was ist das Theme für das nächste Jahr, dann entscheidet sich es. Aber ich habe das Gefühl, dass das alte System schon seit Jahren nicht mehr meiner Realität entsprochen hat. Also was ich da für Einträge in der Zeiterfassung gefunden habe, Fotografie und Bildbearbeitung war getrennt. Es gab aber auch noch Hochzeitsfotografie und Bildbearbeitung für Hochzeitsfotografie. Das war so kleinteilig alles. Ich war ja keine Hochzeit mehr zum Beispiel, aber es stand alles an der Liste drin. Und deswegen hat mich auch die Liste genervt. Also ich hoffe, dass diese Entschlackung, dieses wirklich Ballastabwerfen, die ganzen alten Fäden abschneiden, dieser wirkliche Neuanfang, also Jahresanfang ist vielleicht doch für was gut für Neuanfänge auch mal, aber nicht ein bisschen von guten Vorsätzen, sondern versuchen diese Routinen zu etablieren. Und ich bin zuversichtlich, aber ja, wie du sagst, am Jahresende, hey Siri, mach eine Erinnerung rein, schauen wir dann nochmal, wie es dann tatsächlich gelaufen ist.
Luisa
00:30:56
Okay, jetzt vielleicht abschließend noch zu diesem Thema, wenn jemand zuhört und sich denkt, wow, mir geht es genauso und wie fange ich denn da am besten an, was würdest du der Person denn raten?
Thomas
00:31:11
Ich glaube, man muss sich wirklich hinsetzen und versuchen zu identifizieren, was sind tatsächlich die Dinge, die Rollen, die ich in meinem Unternehmen habe. Du hast gerade eben von jemandem gesprochen zum Beispiel, die hat für sich identifiziert, dass sie mit Organisationen, Prozessen und solchen Dingen wirklich nichts am Hut haben will. Es ist aber ihre Aufgabe. Jetzt gibt es eben die Möglichkeit, okay, du blockst dir da für einen Tag oder du suchst eine Person für den Tag, die es für dich macht. Also versuchen, diese Rollen mal zu identifizieren. Aha, ich bin der Bildbearbeiter bin ich. Ich bin der, der Daten wegsortiert. Das sind so Tätigkeiten. Aber ich bin der, der am Kunden arbeitet am Ende des Tages. Also zum Kundenfahren, Fotos machen, die Bilder zu bearbeiten, sie zu verschicken und so weiter. Das ist alles die Kundenarbeit. Ich habe dann diesen Content Creator Teil. Ich habe dann dieses Systeme, Prozesse, was bei mir einfach einen großen Teil einnimmt, was aber glaube ich auch insgesamt ja auch, also ich denke mal, bis jetzt hat es ja auch geklappt in meinem Business, schon auch Sinn und Wert hat, dass der da ist. Vielleicht muss der kleiner werden. Das kann absolut sein. Aber das weiß ich erst, wenn ich es mal erfasst habe wieder. Und keine Zeiterfassung habe, ist auf jeden Fall das Schlechteste. Also versuchen die Tätigkeiten zu identifizieren, das irgendwelchen Rollen zuzuordnen und das dann möglichst weit einzudampfen auf ein handhabbares Maß. Ich glaube, acht ist eine sehr gute Zahl, weil der Würfel acht Seiten hat. Und dann kann ich versuchen, das einem gewissen Zeitcontinent zuzuordnen und es dann nach Möglichkeit auch messen. Also Zeiterfassung, ich weiß, da sträumen sich, Allen die Haare auf, das klingt ganz, ganz schlimm. Ich glaube, dass es aber ein super wertvolles Instrument ist.
Luisa
00:32:48
Ja, ich finde es auch, ich mache es jetzt auch, ich mache es ja nicht bei allem. Ich mache es eigentlich hauptsächlich wirklich für Kundenaufträge. Aber es ist wirklich erstaunlich, dass man manchmal dann so da ist und denkt, was? Es ist schon eine Stunde um. Ich glaube, dass wenn man das nicht macht und wirklich auch quasi Stundensätze abrechnet, dass man sich da sonst auch sehr vertut.
Thomas
00:33:06
Ja, da lügt man sich oft mal selber in die Tasche. Und zwar also im Guten für den Kunden. Meistens verschenkt man nämlich Zeit. Es ist auch die, Ineffizienz, die entsteht. Das sage ich ja dir zum Beispiel. Klar hat es jetzt nur fünf Minuten gedauert, irgendwas zu machen. Du musst aber eine Viertel oder halbe Stunde abrechnen, weil du hast effektiv eine Viertel oder halbe Stunde verloren, wo du dich dahinsetzen musst. Okay, was wollte ich eigentlich machen? Ich muss meine To-Do-Liste aufmachen. Ah, jetzt muss ich mir erst nochmal einen Kaffee machen, damit ich wieder im Kopf umschalten kann, auf das, was ich eigentlich tun, Leute. Und dann ist eine halbe Stunde weg. Und ich rechne in meinen Kunden ab. Das ist einfach so, auch wenn die Tätigkeit nur fünf Minuten dauert.
Luisa
00:33:41
Okay, dann wünschen wir allen viel Erfolg und viel Spaß, erstmal ihre Aufgaben zu sortieren.
Thomas
00:33:47
Zu kategorisieren. Strukturen zu schaffen, Rollen, Modi, verschiedene Hüte aufsetzen.
Luisa
00:33:54
Und dann sind wir gespannt. Wir machen auf jeden Fall Zwischenfazits auch, wie es bei dir läuft und schauen mal.
Thomas
00:34:01
Wie es sich entwickelt. Ansonsten schaut gerne mal bei uns im Blog vorbei, falls ihr es noch nie angeschaut habt, carplandcompany.de. Da gibt es Episoden und Blog und da sind auch geschriebene Artikel drin, falls ihr das immer nicht nur anhören wollt. Und zu den Episoden, wo sie es anbietet, was auch als Text zu haben, also die Coffee-Dates fallen da sicherlich raus, aber da, wo sie es anbietet, aus den Inhalten Texte zu machen, wo wir Feedback oder Fragen dazu bekommen, auch ganz wichtig, das hilft uns zu identifizieren, wo würde sich ein Blogartikel lohnen. Da machen wir jetzt nach und nach auch zu den alten noch Blogartikel. Also da gerne immer wieder reinschauen, auch ein bisschen nach unten scrollen. Vielleicht haben sich da neue Sachen ergeben, die da irgendwo dazugehören.
Luisa
00:34:43
Ja, sehr schön. Gut, dann machen wir den Sack zu. Nächste Woche gibt es wieder, in zwei Wochen gibt es wieder Coffee Date. Da erzählen wir euch, wo wir in Urlaub hingehen.
Thomas
00:34:54
Mal schauen.
Luisa
00:34:55
Kleiner Cliffhanger. Okay, dann einen schönen Tag noch, wann auch immer ihr die Folge hört. Und bis zum nächsten Mal.
Thomas
00:35:04
Bis dann. Tschüss.
Luisa
00:35:05
Tschüss.

2026 - Luisa Jones & Thomas B. Jones

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