SEO für Starter

Sarah Depold

Since 08/2021 89 Episoden

Wie du mit TuCalendi stressfrei Kundentermine planst – Ein Tutorial

15.10.2024 16 min

Zusammenfassung & Show Notes

Du hast genug von Technik, die nicht klappt, und teuren Abos? In dieser Episode erkläre ich dir, warum ich auf Zoom verzichte und wie ich stattdessen das DSGVO-konforme Kalenderbuchungstool TuCalendi mit Google Meet verknüpfe, um meine Kundentermine zu managen. Erfahre, wie du Events erstellst, Kalendereinträge synchronisierst und warum TuCalendi nicht nur kostengünstiger, sondern auch zuverlässig ist – perfekt für Solo-Selbstständige!

Zum Blogpost:
📅 Blogpost mit Video-Tutorial: Terminbuchung mit TuCalendi >>

Zum Tool (Werbelink):
📅 Blogpost: TuCalendi kostenlos testen >>

Zum Shop mit SEO- & Blog-Kursen:
🖥️ https://sarah-depold.de/shop/

Du willst endlich den Technik-Kram unter Kontrolle haben? Du lernst, wie du dein Termin-Buchungssystem mit TuCalendi und Google Meet optimal einsetzt. Lass dich von dieser praktischen Schritt-für-Schritt-Anleitung inspirieren und optimiere deine Workflows als Solo-Selbstständige!

In dieser Episode lernst du:

Wie du TuCalendi nutzt, um Kalenderbuchungen effizient zu verwalten.
Die Vorteile der Integration von Google Meet für deine Termine.
Tipps zur Optimierung deiner Buchungsabläufe und Einbindung von Kurzlinks.

Wähle den SEO-Kurs, der zu dir passt:
🖥️ https://sarah-depold.de/shop/

Mit SEO & Blog starten

Hör gerne rein und lass dich inspirieren (und starte mit deinem Blog)!

Sarah - SEO-Queen

Transkript

Ich habe keine Lust mehr auf nicht funktionierende Technik und auch nicht auf zu große Abos und Abogebühren und deswegen misste ich ganz viel Apps aus. Jetzt hat es Zoom erwischt. Obwohl Zoom eigentlich immer problemlos geklappt hat, habe ich mir gedacht, ich kaufe mir ein Einmalbezahltool. Das war eine App, die jetzt einfach den Service eingestellt hat und ich gerade mitten im Coaching festgestellt habe, ups, ich komme nicht rein, meine Kundin war drin und ja, es klappte einfach technisch nicht. So, dann habe ich also einen Google Meet Link schnell improvisiert und das klappt Problemlos und ich habe mich daran erinnert, dass ich ja ein cooles DSGVO-kompatibles Kalenderbuchungstool habe, was gut funktioniert und das kann ich auch mit Google Meet verbinden oder mit jedem anderen Anbieter von Videokonferenzen, der unterstützt wird, zeige ich euch gleich, und das funktioniert dann eben verlässlicher. Ja, es ist ein Problem, wenn man nicht diese großen Player benutzt, aber als Solo-Selbstständige geht das eben nicht alles. Ich kann nicht Zoom haben und dann noch ein Kalenderwohnungstool und dann noch das und das und das und deswegen siebe ich da aus, was geht. Und Google Meet funktioniert ganz gut und ich zeige dir jetzt TuCalendi, wie das bei mir eingesetzt wird und wie man Kalendereinträge erstellt und so weiter. Also schau gerne rein und wenn du die Podcastfolge hörst, lohnt es sich sicherlich in den Blogpost beziehungsweise ins Video zu schalten, das auch im Blogpost verlinkt ist. Also viel Spaß und stelle gerne Fragen im Blogbereich. Also, du siehst hier meine SEO-Coaching-Blog-Beratungsseite und da kann man natürlich sich Informationen holen, aber ich habe hier auch unten rechts einen Button, der mitscrollt zum Kennenlerngespräch buchen und der führt zu meiner Buchungsseite. Und das ist jetzt hier schon die Buchungsseite von TuCalendi Und hier kann ich mir einen Tag aussuchen. Ich habe hier auch reingeschrieben, ich biete SEO nicht als Dienstleistung an, falls da nochmal Fragen offen sind, dass man das gleich klärt. Und schon kann ich hier als Kundin einen Tag auswählen. Also das kennst du ja sicher nicht. So, ich bekomme dann eine E-Mail, die Kundin bekommt dann eine E-Mail und in TuCalendi taucht das dann auch auf. Dann sind wir im TuCalendi-Bereich. Bei gebuchten Events taucht das jetzt auf. Das kann ich jetzt nicht zeigen, weil da Kundendaten drin sind. Und hier zeige ich dir aber die Events, die ich angelegt habe. Und zwar geht es einmal das Kennenlerngespräch, das ja von meiner Angebotsseite verfügbar ist, und die SEO Power Hour. Das ist meine kostenpflichtige Beratungsstunde rund ums SEO und Bloggen und die geht eine Stunde, deswegen habe ich da ein separates oder ein weiteres Event in TuCalendi angelegt. Und da können wir gerne mal in die Einstellungen reingehen und uns das anschauen. Das ist nämlich ganz cool. Hier ist der Text, den du eben gesehen hast, nämlich dass ich keine Dienstleistungs- SEO-Sachen anbiete und hier schreibe ich auch gleich, dass es in Google Meet ist und man kann eine Farbe auswählen und einen Event-Link hinterlegen, wie das dann nachher aussehen soll. Und an der Stelle kann ich nun dazu raten, einen Link-Shortener zu benutzen. Da gibt es ja einige wie Pretty Links, ist glaube ich auch kostenlos, oder gibt es auch eine kostenlose Variante, ich weiß nicht, wie viel die kann. Ich benutze YOURLS, Y-O-U-R-L-S, und das ist bei mir auch kostenlos. Und da habe ich alle, alle, alle, alle Affiliate-Dings drinnen oder auch Links, die eine Abkürzung darstellen, wie der Name schon sagt. Und zwar habe ich da zum Beispiel unter depot.net slash call habe ich einen Buchungslink hinterlegt, nämlich genau den. Und das war super praktisch, weil überall, ja, auf der Google My Business Seite, in meinen Blogposts, in meinen E-Mails und so weiter, habe ich diesen Kurzlink verwendet. Zum Glück, weil jetzt kann ich einfach den TuCalendi-Link auswählen, statt des Session-Links, was ja nicht mehr funktioniert bei mir und muss das nicht an allen Stellen ändern. Das ist super super praktisch und ich bin super stolz auf mich, dass ich daran damals gedacht habe. Also Vergangenheits Sarah, das hast du sehr gut gemacht. Genau, zurück zu TuCalendi und hier kann man die Verfügbarkeiten eintragen. Ich habe das jetzt erstmal auf Vormittags gesetzt, einen Tag nehme ich mir frei und du kannst auch den Zeitintervall, die Eventdauer und alles sowas einstellen und was sehr cool ist, du kannst von einem anderen Event die Verfügbarkeiten wählen, auswählen und es wird auch geschaut, dass die Events sich nicht gegenseitig kannibalisieren. Genau, so und dann kann man hier eben noch ein Bild hochladen, Teamwork, ja ich benutze es ja nur alleine. Du kannst hier die Kalender synchronisieren, nämlich meine Google-Kalender und du kannst auch die Querverfügbarkeit auswählen. Das ist das, was ich eben meinte. Es wird geprüft, ob schon ein Parallel-Event in meiner SEO Power Hour existiert. Dann kannst du die Integrationen hier wählen. Ich benutze die kostenpflichtige Variante, deswegen geht das hier mit Google Meet oder Zoom in dem Fall, weil ich die nämlich bei Synchronisation verknüpft habe Und es steht hier auch, du musst die Google-Kalender unter Synchronisation auswählen, wo man das Meeting hinzufügen möchte. Und dann kann ich hier auch sagen, ja, bitte leite die Buchenden auf eine Buchung-Geschafft-Seite weiter. Kann ich dir mal zeigen. Machen wir eben noch einen Tab auf. Und dann sieht das dann so aus. Die Buchung ist bestätigt. Die nächsten Schritte sind eben bla bla bla und hier steht auch noch mal, ich bitte die SEO nicht als Dienstleistung an, sodass alle gleich Bescheid wissen, weil ich habe ja nur, beziehungsweise nicht nur, ich habe Kurse und Beratung. Genau, man kann die Buchung auch stornieren, eine Umbuchung vornehmen und so weiter und das finde ich super einfach gemacht und geregelt hier von TuCalendi aus. Zahlungen habe ich nicht, Übersetzungen, was kann man hier wählen, brauchen wir auch nicht. Genau und schon ist es erledigt. Dann im Dashboard sieht man dann, was alles gebucht wurde, was dann so aufkommt und automatisch wird nach der Buchung ein Link angelegt und zwar bei Google Meet in dem Fall Und das bekommt die Kundin zugeschickt und ich bekomme den Link auch zugeschickt und in meinem Kalender wird ein Eintrag vorgenommen. Und jetzt schauen wir uns mal TuCalendi an. Die Server sitzen in Spanien, also die ganze Gruppe, weswegen es wohl DSGVO-kompatibel ist. Und ja, es gibt einen freien, kostenlosen Plan mit einem Kalender und man kann auch ganz viele Events anlegen, aber man kann eben nicht die Google Meet oder Zoom Dinge verknüpfen, also dass dann automatisch der Link erstellt wird oder rausgeschickt wird. Und wenn wir hier runter scrollen, sehen wir das auch. Es gibt zwar einen Link zum Teilen und so weiter. Man kann ein eigenes Subdomain anlegen, das braucht man ja nicht, wenn man eine eigene Website hat. Und man kann auch nur eine Bestätigungsvorlage und so weiter anlegen, aber das reicht ja dann auch. Das würde mir auch reichen. Und es gibt in der kostenlosen Variante eine Google Kalender-Integration. Das ist ja gut, man kann glaube ich einen Kalender verknüpfen. Das Problem ist nur, dass man Google Meet zum Beispiel oder Microsoft Teams oder Zoom, müsste ja auch stehen, genau, Slack und Tably und Zapier, das sind ja die Verknüpfungstools, nur in der kostenpflichtigen Variante wählen kann. Aber das ist auf jeden Fall viel günstiger als insgesamt Zoom. Zoom kostet ja jetzt auch schon viel. Ich habe den Preis gerade nicht mehr im Sinn. Zum Beispiel kostet die plan pro von to kalender variante 80 euro ja also 79 euro im jahr das sind dann zwei monate gratis oder man kann auch das erstmal monatlich testende für acht euro im monat wenn man noch nicht weiß ob die software so gut passt oder was ich mega finde das dreijährlich Ich mache das nämlich gerne auf langfristige Sicht, weil so oft will man das Tool ja auch nicht wechseln. Und dann sind es dreijährlich 192 Euro und dann bekommst du ein Jahr gratis. Genau, ich packe dir den Link, den Werbelink auch gerne rein. Ich bin zufrieden mit TuCalendi und der Support funktioniert auch und auch das ganze Technische hat bis jetzt immer gut funktioniert. Wie gesagt, ich habe zwischendurch Sessions benutzt und das ging am Anfang auch, als es da eine App-Sumo-Kampagne gab und alle das brav gekauft haben. Das Geld ist jetzt weg und es funktioniert einfach nicht mehr. Deswegen habe ich jetzt überlegt, zu Google Meet zu gehen und bin damit jetzt auch zufrieden. Das hat auf jeden Fall den Testlauf heute spontan geschafft und jetzt habe ich quasi eine Verbindung von TuCalendi, von meiner Website aus, zu Google Meet, zu meinem Google Kalender und da wird geschaut, ob ich in meinen anderen Kalendern schon Termine habe. Ich kann nämlich auch die Kalender meiner drei Kinder zum Beispiel, wenn es relevant ist, verknüpfen oder auch den Kalender meines Mannes, damit ich dann schaue, dass immer einer für die Kinder da ist zum Beispiel und das ist dann schon mega und der Preis ist auch super fair, wenn ich nicht noch Zoom dazu bezahlen muss. Klar, man kann es natürlich auch manuell machen, hast du Zeit am Donnerstag 12 Uhr oder nicht, aber das ist dann eben die umständlichere Variante. Also vielleicht hilft dir das ja schon zu schauen, also es hilft dann, wenn du öfter mal Kundentermine hast, die sie sich dann flexibel buchen können. Und ja, ich kann das Tour empfehlen. Und wenn du magst, schreib mir gerne, was du dazu denkst oder was du nutzt. Vielleicht hast du ja auch noch einen anderen Tipp. Ich liebe es ja leider neue Tools zu probieren, bin aber überzeugt, dass ich jetzt bei TuCalendi und Google Meet erstmal bleibe, bis dann ein neuer Softwarestern am Himmel erscheint. Aber bis dahin, TuCalendi ist cool, Google Meet funktioniert auch und das hatte ich ehrlich gesagt bis vor kurzem gar nicht auf dem Schirm, dass man das einfach verwenden kann. Und Google Meet funktioniert nämlich auch, wenn man keinen Google-kostenpflichtigen Workspace hat. Das heißt Workspace oder so bei Google, ich bin nicht ganz sicher. Auf jeden Fall, das ist eine gute Alternative für Solo-Selbstständige. Was möchte ich dir noch zeigen? Denn damit benutzerdefinierte E-Mails nach der Buchung rausgehen, brauchen wir Vorlagen. Und das ist mittlerweile bei TuCalendi so, dass du einen Flow einrichten musst. Und das machen wir jetzt mal im Konfigurationscenter hier unten. Dort gibt es die Übersicht zu den Flows und so weiter, Fragebögen und was sie ausfüllen müssen, zum Beispiel wenn sie bei mir buchen oder auch Vorlagen rund Formulare. Wir gucken uns mal die Formulare an. Und zwar, hier gibt es ein Formular und da kann ich sicherlich ein eigenes Feld hinzufügen, zum Beispiel, was führt dich zu mir? Schreiben wir mal hin. Und nenne gerne deine Website und welche SEO- oder und welche SEO- oder Blog-Fragen du hast. Genau, machen wir das mal so. Die E-Mail-Adresse ist natürlich erforderlich. Klicke auf das Pfeil-Symbol. Genau, wir brauchen ja nicht Vor- und Nachname, so kann man einstellen, was man angeben möchte. Das speichern wir jetzt mal als Formular. Dann packen wir mal das in ein Flow und ich hoffe, dass ich das dafür noch nutzen kann. Das ist der Name, gespeichert haben wir es. Und jetzt müssen wir noch hier ein Event verknüpfen. Wir gucken mal, das geht über die Einstellung und das machen wir bei beiden. Gut, das ist verknüpft, das heißt ich frage jetzt ab, was führt sie zu mir, wie ist der Name und die E-Mail-Adresse und das ist ja schon mal ganz wichtig. Und dann brauchen wir aber noch die Vorlagen, nämlich wir haben hier die Bestätigungsvorlagen, die ich extra mal hübsch geschrieben habe, nämlich hier wird der Videolink angezeigt, dass man auch gleich stornieren kann, wenn man das nicht schafft und so weiter. Und ich schätze dafür brauchen wir auch einen Flow. Wir gucken mal, Bedingungen, Workflow nach der Buchung. Ja, wir machen mal einen neuen Workflow und zwar Ihnen das jetzt mal E-Mail vorlagen und bearbeiten das. Neuen Ausflüsser hinzufügen. Und zwar eine Buchung erfolgreich abgeschlossen wurde, dann möchte ich eine Bestätigungs-Mail senden, nämlich die Terminbestätigung und die Standardadresse soll benutzt werden. Aber wir können auch gleich die ICS-Datei, also für den Kalendereintrag hinzufügen. Und Organisator anzeigen, ja machen wir auch. Genau, so, das haben wir. Bestätigungsemail an Kunden senden. Und ich kriege sowieso eine E-Mail. Dann speichern wir das und wir müssen noch die Events verknüpfen. Wir sind jetzt unter Workflows nach der Buchung und wählen jetzt beide aus. Wir gehen noch mal zu dem Kalenderbuchungstool. Wir testen das nochmal gemeinsam aus. Wir wählen jetzt nochmal meine E-Mail-Adresse und nochmal Test. Jetzt sollte die Weiterleitung zu meiner Website erfolgen. Ja, das hat geklappt und jetzt hat auch das mit der E-Mail geklappt. Das heißt, er hat jetzt meine Terminvorlage genommen, die geht jetzt auf Deutsch auch raus, wie es sein sollte und wir haben jetzt erfolgreich in Tukalendi einen Workflow angelegt, was nach der Buchung passiert und haben im Anschluss auch noch die Events verknüpft und jetzt geht alles richtig raus. Also jetzt haben wir die gesamte Buchung mit dem kostenpflichtigen Plan in dem Fall abgebildet und wenn du das auch mal nutzen willst, kannst du ja mal die kostenlose Version testen, ob das so für dich funktioniert. Ich finde es jetzt, wenn ich es gemacht habe, auch einfach zu verstehen und kann es nur empfehlen, mal neue Tools auszuprobieren, wenn man eben nicht diese ganzen großen, teuren immer testen oder nutzen möchte. Es gibt ja auch immer noch Zoom-Alternativen und Google Meet oder auch Bing gibt es ja auch, sind auf jeden Fall mögliche Alternativen, die genauso gut funktionieren können.