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Maren Gutzmann

Since 05/2024 20 Episoden

17 • Meetings - Fluch und Segen

Zu viele sind überflüssig, keine sind fatal.

03.06.2025 12 min

Zusammenfassung & Show Notes

Warum nerven Meetings so oft, warum sind sie aber trotzdem unverzichtbar? In dieser Episode spreche ich genau darüber und wie Sie Besprechungen so gestalten können, dass sie für Sie und Ihr Team einen echten Mehrwert bieten.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Inspiration beim Hören!

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Transkript

Meetings: Fluch und Segen gleichzeitig. Zu viele sind überflüssig, keine sind fatal. In dieser Folge geht’s darum, warum Meetings oft so nervig sein können, warum sie aber trotzdem unverzichtbar sind und wie Sie sie so gestalten können, dass sie für Sie und Ihr Team einen echten Mehrwert haben. [Musik] Hallo und herzlich willkommen! Ich bin Maren Gutzmann, Ihre Sparringspartnerin für gelassene Unternehmensführung. Tauchen wir gemeinsam ein in Themen, die uns als Unternehmerinnen und Unternehmer täglich begleiten. Und vielleicht passt ja der heutige Impuls, um Ihre nächsten Schritte klarer zu sehen, eine neue Perspektive zu gewinnen oder Ihren Arbeitsalltag mit etwas mehr Leichtigkeit zu gestalten. Schön, dass Sie hier sind, und ich wünsche Ihnen jetzt viel Freude und Inspiration beim Hören. [Musik] Warum Meetings so einen schlechten Ruf haben, wissen Sie wahrscheinlich selbst nur zu gut. Entweder, weil Sie selbst zu viele haben und davon wirklich genervt sind – wie ich schon am Anfang sagte – oder weil Sie keine haben und der Meinung sind, die sind sowieso überflüssig. Tatsächlich ist es aber so, dass ein Unternehmen ohne Besprechung nicht auskommt, also ohne dass die Teammitglieder zusammenkommen, um über konkrete Themen zu sprechen: Projekte, Organisatorisches usw. Warum sie so einen schlechten Ruf haben, liegt häufig daran, dass sie schlecht vorbereitet sind. Man weiß also gar nicht, warum man überhaupt da ist. Oder es gibt keine klare Zielsetzung, es wird also viel geredet und nichts entschieden. Manchmal sind auch die Teilnehmer:innen nicht die richtigen: Es sind zu viele oder zu wenige, oder sie haben die falschen Funktionen, die falschen Rollen. Und dann dieses Ausufernde, dass es keine Zeitbegrenzung gibt: Es plätschert so dahin, und Ergebnisse vermisst man. Man hat das Gefühl, überhaupt nicht voranzukommen, und am Ende gibt’s dann auch keine klaren To-dos. Alles bleibt irgendwie in der Luft hängen, und man hat das Gefühl, eigentlich könnte man jetzt gleich noch ein Meeting dranhängen. Außerdem kann es natürlich auch daran liegen, dass Sie als Unternehmerin oder Unternehmer auch in Ihren Besprechungen nicht abgeben wollen oder können. Das heißt: Statt Ihre Mitarbeitenden einzubinden, um über das gerade anliegende Thema zu sprechen – nämlich die Fachleute – übernehmen Sie das alles, und niemand fühlt sich verantwortlich, auch nicht die, die eigentlich verantwortlich wären. Das spricht natürlich jetzt alles irgendwie gegen Meetings, ich weiß. Aber warum sind sie trotzdem unverzichtbar? Ich habe es tatsächlich selbst erlebt. Ich war im vergangenen Jahr in einem Unternehmen, in dem so gut wie keine Besprechungen stattgefunden haben. Es gab zwar ein Status-Quo-Meeting in der Woche, aber es hatte im Prinzip alle Punkte, die ich eben schon aufgezählt hatte, sodass diese Meetings eigentlich keinen wirklichen Mehrwert hatten – weder für die Teammitglieder noch für die Unternehmerin selbst. Das Ding ist einfach, dass die Teammitglieder – oder, wenn es mehrere Teams sind, die Teams untereinander – ohne einen wirklich mehrwertbringenden Austausch auseinanderlaufen. Informationen versanden, die Zusammenarbeit kann nicht richtig gut funktionieren, es entsteht Doppelarbeit oder es gibt Leerläufe. Außerdem sind Besprechungen einfach auch notwendig, um in der Gruppe Ideen zu generieren, die im Einzelnen – also wenn man sich alleine mit einem Thema beschäftigt – gar nicht entstehen können, weil man sich immer im eigenen Sumpf rumdreht. Das heißt also: In den Besprechungen kann reflektiert werden, es kann korrigiert werden, es kann ergänzt werden. Es bietet ganz viele Möglichkeiten, die Themen, die besprochen werden, optimal anzugehen. Das heißt: Wenn Sie keine Meetings haben, haben Sie auch keine Plattform für Kultur – also für Unternehmenskultur, für Feedback oder gemeinsame Ausrichtung. Das ist dann eher strategisch gesehen. Und ganz wichtig: Tür-und-Angel-Gespräche sind kein Ersatz für Besprechungen. Im Gegenteil: Sie fördern die Gerüchteküche, und wichtige Infos fallen unter den Tisch. Jetzt stellt sich natürlich die Frage: Wie viele Meetings braucht ein Unternehmen eigentlich? In manchen Konzernen, in denen ich vor vielen Jahren immer mal wieder unterwegs war, habe ich gedacht: Meine Güte, der ganze Tag besteht aus Besprechungen! Das kann nicht richtig sein. Und ehrlich gesagt: Die Leute, die da drin saßen, alle waren müde – müde vom vielen Reden und Nicht-Vorankommen, und dann mit dem Wissen, gleich in die nächste Besprechung zu müssen. Also: Zu viele Meetings lähmen, kosten Zeit und frustrieren. Gar keine Meetings – das hatten wir ja schon – führen zu Chaos, Missverständnissen und Isolation. Die Kunst liegt also in der Balance. Fragen Sie sich: Was muss wirklich in einem Meeting geklärt werden? Welche Art von Meetings sind notwendig für einen guten Informationsfluss? Gerade, wenn es mehrere Mitarbeitende sind, lohnt sich ein Status-Quo-Meeting – idealerweise einmal pro Woche. Wenn Sie laufende Projekte haben, müssen natürlich auch Update-Meetings zu den Projekten stattfinden. Und wenn Sie dann mal Organisatorisches, also Internes, zu besprechen haben mit dem ganzen Team – auch das erfordert eine Besprechung. Es muss nicht alle zwei Tage eine Projektbesprechung geben, es sei denn, Sie sind vielleicht gerade in der heißen Phase. Und bei den Status-Quo-Meetings: Die müssen auch nicht lange dauern. Es kann auch einfach eine halbe Stunde sein oder vielleicht auch nur eine Viertelstunde, je nachdem, wie groß Ihr Team ist und was Sie in diesen Status-Quo-Meetings besprechen wollen. Sie müssen nicht immer Stunden-Meetings oder Zwei-Stunden-Meetings ansetzen. Gut, aber jetzt schweife ich gerade ab. Dazu kommen wir gleich noch mal. Überlegen Sie sich also: Was kann schriftlich erledigt werden? Was braucht also gar keine Besprechung, sondern kann vielleicht per E-Mail erledigt werden? Wer muss überhaupt dabei sein? Und in welchem Rhythmus – über den Rhythmus hatte ich ja eben schon gesprochen – müssen die einzelnen Besprechungen stattfinden? Ein organisatorisches Meeting muss nicht einmal die Woche stattfinden. Das kann vielleicht einmal im Monat oder alle zwei Monate sein. Was macht denn nun eigentlich ein gutes Meeting aus? Erstens: Sie brauchen eine klare Zielsetzung. Warum sitzen wir eigentlich hier alle zusammen? Was besprechen wir – und was nicht? Das heißt: Sie brauchen eine Agenda, und die legen Sie vorher fest, nicht erst, wenn Sie da sitzen. Sie können unter dem Punkt „Sonstiges“ oder „Noch offene Fragen“ dann das klären, was in der Besprechung entsteht. Dann hatte ich eben auch schon gesagt: die richtigen Teilnehmer:innen. Wer trägt hier wirklich bei? Wer muss hier wirklich dabei sein? Wer sollte hier seine Zeit einbringen? Denn Sie dürfen nicht vergessen: Zeit ist Geld, und Zeit ist Energie. Die Energie von allen, die im Meeting sitzen, wird verbraucht. Das heißt: Sie sollten sich wirklich, wirklich gut überlegen, wer dabei sein sollte. Dann habe ich eben auch schon gesagt: lieber knackig als endlos. Also: Was hilft es, wenn Sie den Brei noch mal durchkauen? Na, das Bild ist nicht schön, aber Sie wissen, was ich meine. Das hilft niemandem, und es macht das Ganze eben unnötig frustrierend. Das heißt: Begrenzen Sie die Zeit! Und wenn Sie das Meeting wirklich gut vorbereiten, dann wird die Zeit auch reichen, weil Sie genau wissen, was Sie besprechen wollen, und Sie auch wissen, wie lange Sie wofür brauchen. Dann: Arbeiten Sie ergebnisorientiert. Das heißt: Wer macht was bis wann? Und das Ganze halten Sie im Protokoll fest. Das schafft nämlich die Verbindlichkeit, die so eine Besprechung eigentlich erschaffen soll, und hält alle, auch Abwesende, auf dem Laufenden. Sie können immer wieder darauf zurückgreifen, und es macht einfach was mit uns, wenn wir das noch mal rausnehmen können. Wir sind nicht die ganze Zeit immer voll aufmerksam. Manchmal rutscht uns was durch, und wenn wir dann noch mal darauf zugreifen können über dieses Protokoll, dann ist das einfach sehr, sehr wertvoll. Noch ein kleiner Tipp: Wechseln Sie die Schriftführung ab, damit nicht immer dieselbe Person das Protokoll führen muss. Dann ist diejenige oder derjenige irgendwann „der Doofe“, der immer das Protokoll führt, fühlt sich selber nicht gut und ist auch immer der Schuldige, wenn dann irgendwas im Protokoll nicht stimmt. Also: Wechseln Sie das ab, dann bleiben auch alle wach. Und für Sie als Unternehmerin oder Unternehmer noch mal ein paar Tipps zum Schluss – einige hatte ich schon genannt, aber noch mal knackig zusammengefasst: • Weniger Meetings, aber dafür bessere Meetings. • Überlegen Sie vorher: Muss das Thema wirklich jetzt in diese Runde? • Bereiten Sie Ihre Meetings vor. • Drittens: Verschicken Sie vorher eine Agenda. • Klären Sie die Rollen, und seien Sie schon 10 bis 15 Minuten vorher da. • Machen Sie sich den Kopf frei, bereiten Sie sich auf diese Besprechung vor, wenn Sie dabei sind, und halten Sie auch Ihre Teammitglieder dazu an, dass eine kurze Vorbereitung, einmal den Kopf vorher zu klären, so wichtig ist für eine gute Qualität der Besprechung – und vor allem auch, dass sie wirklich knackig bleiben kann. Wichtig ist auch, dass Sie die Meetings diszipliniert moderieren. Das heißt: Halten Sie den Zeitrahmen ein, halten Sie den Fokus, bleiben Sie bei dem, was Sie sich vorgenommen haben. Alles Weitere kann in Folgemeetings besprochen werden, wenn es nötig ist. Und nehmen Sie die Nachbereitung wirklich ernst: Erteilen Sie die Aufgaben, sichern Sie die Ergebnisse, setzen Sie Termine fest. Alles, was eben besprochen wurde, muss dann auch entsprechend weiterverfolgt werden. Das war mein Wort zum Dienstag – vielleicht hören Sie es auch an einem anderen Tag – zum Thema Meetings. Und ich sage Ihnen: Ich habe so unglaublich viele unterschiedliche Meetings schon erlebt und selber auch geleitet. Ich habe das auch nicht immer alles richtig gemacht, aber ich habe einfach gemerkt: Je besser ich vorbereitet war, desto besser wurden auch die Meetings. Je konzentrierter die Anwesenden waren und sein konnten, weil sie wussten: „Das ist jetzt nur eine Viertelstunde, kurzes Update, und dann kann ich wieder an meinen Schreibtisch“ – das macht so unglaublich viel aus. Und vor allem schaffen Sie es dadurch, dass der Flurfunk weniger wird. Das heißt, es ist natürlich klar, dass innerhalb der Fachabteilungen, der Fachteams, der Fachleute das untereinander einfach gesprochen wird. Aber halten Sie die wichtigen Informationen fürs Meeting bereit und kommunizieren Sie die nicht auf dem Flur. So wie immer mein Schlussimpuls: Schauen Sie doch mal auf Ihre Meetingkultur. Haben Sie vielleicht jetzt schon gedanklich gedacht: „Wo können wir vielleicht kürzen, ein bisschen aufräumen? Oder wo müssten wir vielleicht sogar dringend etwas hinzufügen?“ Denken Sie dran: Meetings sind weder per se schlecht noch gut. Sie sind einfach ein Werkzeug. Und wie jedes Werkzeug entfalten sie ihre Wirkung, wenn Sie sie richtig einsetzen. Wenn Sie dabei Unterstützung brauchen, dann kommen Sie gerne auf mich zu. Wir können uns angucken, wie bei Ihnen die Kommunikation läuft, wo wir die Prozesse vielleicht verbessern können. Häufig ist es ja auch so, dass dann im Anschluss die Tools vielleicht nicht stimmen oder die Abläufe, wie die Informationen verteilt werden. Vielleicht sind auch die Zuständigkeiten nicht ganz eindeutig. Das können wir alles besprechen. Rufen Sie mich einfach an, nehmen Sie Kontakt zu mir auf. Die Links zu meiner Webseite und zur Kontaktseite finden Sie wie immer in den Shownotes. Und jetzt wünsche ich Ihnen einen gelassenen Tag und freue mich aufs nächste Mal. Bis bald!