Deine Sparringspartnerin

Maren Gutzmann

Since 05/2024 20 Episoden

19 • Hauptberuflich Feuerlöscher:in, nebenberuflich Unternehmer:in (Teil II)

Wenn Sie ständig reagieren, statt zu gestalten.

17.06.2025 9 min

Zusammenfassung & Show Notes

Sie hatten eigentlich alles gut geplant und trotzdem bestimmen wieder Anrufe, Mails und spontane Anfragen Ihren Tag? In dieser Folge geht es um die zweite Ursache für den Dauerstress im Unternehmer:innenalltag: fehlende Prioritäten und mangelnde Selbstorganisation.

Ich zeige Ihnen, wie Sie aus dem Reaktionsmodus aussteigen, Ihre Planung zurückerobern und sie wieder zu dem machen, was er sein sollte: Ein starkes Führungsinstrument.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Inspiration beim Hören!

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Transkript

Kennen Sie auch diese Situationen, in denen Sie sich eigentlich einen ruhigen, fokussierten Tag vorgenommen hatten und dann doch wieder nur reagiert haben auf die Impulse von außen? In dieser zweiten Folge zum Feuerlöschermodus spreche ich über die Ursachen und gebe Ihnen ein paar Ideen an die Hand, was Ihnen helfen kann, den Fokus zurückzuholen und Ihre Zeitplanung wieder zu dem zu machen, was sie eigentlich ist: ein starkes Führungsinstrument. Hallo und herzlich willkommen. Ich bin Maren Gutzmann, Ihre Sparringspartnerin für gelassene Unternehmensführung. Tauchen wir gemeinsam ein in Themen, die uns als Unternehmerinnen und Unternehmer täglich begleiten. Und vielleicht passt ja der heutige Impuls, um Ihre nächsten Schritte klarer zu sehen, eine neue Perspektive zu gewinnen oder Ihren Arbeitsalltag mit etwas mehr Leichtigkeit zu gestalten. Schön, dass Sie hier sind, und ich wünsche Ihnen jetzt viel Freude und Inspiration beim Hören. Vielleicht sah Ihr Morgen heute schon so aus: Sie haben den Rechner gestartet und eigentlich wollten Sie erstmal durchatmen, einen Schluck Lieblingsgetränk zu sich nehmen, sich kurz sammeln und Ihre Aufgaben für den Tag priorisieren. Doch bevor Sie überhaupt zu sich selbst finden konnten, ploppen neue Nachrichten auf. Jede Menge E-Mails, zwei Rückrufe, eine dringende Nachfrage aus dem Team und der Kunde, der nur kurz etwas klären will. Und schon ist der Tag nicht mehr Ihrer. Schutzanzug an, Helm auf, Feuerlöscher in die Hand. Wann haben Sie denn eigentlich zuletzt einen Tag genauso umgesetzt, wie Sie ihn geplant hatten? Und was genau führt dazu, dass diese Tage so selten sind? Und wieder einmal darf ich Ihnen sagen: Sie sind nicht allein mit dieser Situation. Viele Unternehmerinnen und Unternehmer kennen dieses Muster nur zu gut. Doch was genau führt jetzt also dazu? Erstens: Möglicherweise haben Sie keine feste Planungsroutine etabliert und starten den Tag ohne irgendeinen Kompass. Oder Sie erledigen lieber die Kleinigkeiten als das wirklich Wichtige, weil es machbarer erscheint. Vielleicht fühlen Sie sich auch schlichtweg überfordert und haben nur eine diffuse Idee, was eigentlich jetzt wichtig wäre. Vielleicht haben Sie aber auch den Übergang aus der operativen Rolle nicht strukturell vollzogen und kein neues Zeitmodell für Führung und Strategie entwickelt. Aber was passiert denn, wenn keine echte Planung stattfindet? Wenn Sie sich keine festen Zeiten für Führung und Strategie nehmen, dann arbeiten Sie permanent, aber nicht zielgerichtet. Ihre Entscheidungen bleiben reaktiv statt vorausschauend. Und vor allem steigt auch Ihr Stresspegel und mit ihm der Wunsch, irgendwas tun zu können, um wieder Kontrolle spüren zu können. Und das ist der Punkt, an dem dann viele Unternehmerinnen und Unternehmer in den Modus verfallen, den ich gerne „Reaktion statt Richtung“ nenne. Wenn also alles wichtig ist, ist nichts wichtig. Das ist einfach so. Und viele haben zwar eine lange Aufgabenliste, haben wir ja eigentlich alle, aber wenn keine richtige Entscheidung getroffen wird, was zuerst dran ist, dann hat das Folgen. Dann überlagert Dringendes Wichtiges, die Fremdanforderungen dominieren den eigenen Tag, und statt in Führung zu gehen, verlieren Sie sich im Abarbeiten. Aber das lässt sich ändern. Eine einfache Frage kann Ihnen hier schon weiterhelfen: Was hat den größten Hebel für Ihr Unternehmen und ist gleichzeitig nur von Ihnen lösbar? Diese Aufgaben verdienen Ihren besten Fokus, also nicht zwischen Tür und Angel und nicht erst nach dem Feuerlöschen, sondern vorbereitet, geplant und geschützt sollten die erledigt werden. Wie kommen Sie also jetzt aus dieser Art von Feuerlöschmodus wieder raus? Abgesehen von der Frage, die ich eben schon genannt habe, ist der erste oder der nächste Schritt die Rückkehr zur Selbstführung. Denn Ihre Planung ist ein Spiegel Ihrer Haltung, Ihrer Führungshaltung. Und sie zeigt, ob Sie Regie führen oder ob der Tag Sie eben leitet. Und auch wenn Planung keine Garantie ist, dass alles läuft, ist sie dennoch die wichtigste Grundlage dafür, dass überhaupt etwas entstehen kann. Und dabei geht es dann nicht darum, alles perfekt zu machen, sondern darum, dass man sich selbst und anderen gegenüber klar ist in den Handlungen und Entscheidungen. Hier sind jetzt fünf Impulse, mit denen Sie beginnen können: Erstens: Planen Sie Ihre Woche im Voraus. Am besten wäre natürlich freitags, bevor Sie die Erschöpfung des Wochenendes ereilt, oder spätestens sonntags, damit Sie in jedem Fall einen klaren Startpunkt für die neue Woche haben. Zweitens: Tracken Sie eine Woche lang Ihre Zeit. Was tun Sie wann und gehören diese Aufgaben wirklich in Ihren Bereich oder sind Sie gerade wieder im Feuerwehreinsatz? Hören Sie auch gerne noch mal in die vorige Folge rein, wie Sie Aufgaben an Ihr Team zurückgeben können. Drittens: Setzen Sie Prioritäten nach Hebelwirkung. Also: Was bringt Ihr Unternehmen wirklich voran und was tun Sie gerade nur, weil es sich machbar anfühlt? Was können Sie delegieren? Viertens: Schaffen Sie klare Blöcke für operative Arbeit, Führungsarbeit und Strategiearbeit und machen Sie diese Zeiten sichtbar in Ihrem Kalender, für sich und für andere. Denn dann weiß auch Ihr Team: Diese Zeiten sind nicht verhandelbar. Und sobald das klar ist, sind Sie selbst auch stärker verpflichtet, diese Zeiten einzuhalten. Denn Sie wollen ja damit auch zeigen, dass Sie die Führung wieder übernehmen oder dass Sie sie übernehmen. Fünftens: Beginnen Sie jeden Morgen mit einer Mini-Reflexion. Was ist heute wirklich Ihr Job und was gehört heute nicht zu mir, auch wenn es mich lockt? Denn es gibt ja auch diese netten kleinen Scheinaufgaben, die wir einfach gerne machen, uns aber nur bedingt weiterbringen, zumindest für den Tag. Ich sag nur: Social Media. Und „Ich muss doch informiert bleiben“ oder was man sich auch immer erzählt. Vielleicht haben Sie noch andere Sachen, die Sie dann locken. Und wenn Sie sich jetzt fragen, ob dieses ganze Planen sich überhaupt lohnt, weil es doch eh wieder anders kommt, oder ob es überhaupt möglich ist, als Unternehmerin oder Unternehmer wirklich in Ruhe zu arbeiten, dann möchte ich Ihnen sagen: Ja, das geht. Es braucht einen Rahmen, den Sie selbst gestalten können. Es braucht Ihre Selbstführung. Und es braucht die Entscheidung, sich den eigenen Raum zurückzuholen. Denn das ist die Voraussetzung, um wirksam zu sein und zu bleiben. Und wenn Sie nun Bedenken haben sollten, was Ihr Team dann denken würde, wenn Sie sich Strategiezeiten nehmen, dann seien Sie versichert: Sich einen gut strukturierten Tag zu gestalten, ist keine egoistische Haltung. Es ist eine extrem wichtige Führungskompetenz. Und Ihr Team wünscht sich einen sicheren Arbeitsplatz, den Sie nur schaffen können, wenn Sie Ihr Unternehmen auch strategisch begleiten und voranbringen. Natürlich brauchen diese Haltung und diese Handlungen Ihre klare Kommunikation - nach innen und außen. Wenn Sie Ihre Fokuszeiten also im Kalender blocken, sie mit dem Team besprechen und sich selbst vor allem daran halten, entsteht Klarheit. Und das wiederum bringt Vertrauen, Vertrauen Ihres Teams in Sie und vor allem auch Ihr eigenes Vertrauen in sich selbst. Gleichzeitig, das weiß ich auch, braucht es Geduld. Gerade wenn Sie lange nicht mehr klar und strategisch geplant haben für sich, dann brauchen Sie Geduld mit sich selbst. Mit der Tatsache, dass neue Routinen nicht über Nacht greifen. Und dass Sie manchmal auch trotzdem wieder in diesen Reaktionsmodus landen werden. Das ist ganz normal und überhaupt nicht schlimm. Das ist kein Rückschritt. Das ist einfach nur menschlich. Entscheidend ist nur, dass Sie den Weg wieder zurückfinden. Und das ist einfach eine Übungssache. So, und mein Schlussimpuls.. Wenn Sie heute nur eine Sache mitnehmen, dann vielleicht diese: Planung ist kein Verwaltungsinstrument, sondern Ihr stärkstes Werkzeug, aber nur, wenn sie von Ihnen bewusst gesteuert wird. Und wenn Sie das Gefühl haben, in Ihrem Alltag keine Zeit zum Denken und Planen zu finden, dann schauen wir uns das auch gerne gemeinsam an, zum Beispiel in einer Sparring-Session, bei der wir genau das auf den Punkt bringen. Die Infos dazu finden Sie wie immer auf meiner Webseite. Und nun wünsche ich Ihnen wie immer eine gelassene Woche, mit Struktur, Übersicht und einem klaren Schritt zurück in Richtung hauptberuflich Unternehmerin, Unternehmer. Bis nächste Woche.