Digitale Tanzformation

NoDitch GmbH feat. Marina Dittrich

Since 09/2025 10 Episoden

Das Chat-Hamsterrad: Warum Slack dein Unternehmen langsamer macht

04.11.2025 21 min

Zusammenfassung & Show Notes

Kennst du das? Du öffnest morgens Slack und siehst 100+ ungelesene Nachrichten. Eine Stunde später fragst du dich: Was wollte ich heute eigentlich machen? In dieser Folge erfährst du, warum Chats dein Team langsamer machen können und wie du das Chat-Hamsterrad durchbrichst.

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Transkript

Hallo und herzlich willkommen bei einer neuen Folge der digitalen Transformation. In der heutigen Folge geht das uminöse Chat Hamsterrad und die Frage, warum Slack beziehungsweise Chats euer Unternehmen, wenn ihr nicht aufpasst, langsamer machen können. Und das ist ein Thema, was höchstwahrscheinlich sehr viele aus dem Arbeitsalter kennen. Und insofern lasst uns starten. Das folgende Szenario müsst ihr euch wahrscheinlich nicht mal vorstellen, weil ihr es einfach täglich erlebt. Und zwar startet euer Arbeitstag. Er setzt euch an den Schreibtisch. Klappt den Rechner auf. Und dann habt ihr euer Mailprogramm und auch euer Chatprogramm. Und da ist eine rote Zahl. Ja, rechts oben als kleine Bubble und Ja, da habt ihr 11 hohe Anzahl an Ngelesener Nachrichten. im Mailprogramm, aber auch viel mehr eher noch im Chatprogramm. Und dann geht ihr da rein und dann schaut ihr erstmal, was da so steht, was ihr verpasst habt, klickt euch vielleicht durch diverse Threads auch noch durch und da ist, wenn es gut läuft, eine Viertelstunde, dann seid ihr schon eigentlich diszipliniert. eher eine Stunde rum und ihr. Ihr macht sozusagen euren Arbeitstag basiert ihr darauf, was euch da so entgegenkommt. Ne. Da will vielleicht jemand noch irgendeine Zuarbeit oder jemand noch mal ganz, ganz kurz. Ja. Kannst du mal ganz kurz noch Feedback geben? Und dann stürzt ihr in eine von diesen Sachen ab und fängt an, dort ein bisschen zu arbeiten. Und dann ist irgendwie Mittag. Und ihr fragt euch, Moment. Was sollte ich eigentlich sonst noch machen? so oder so ähnlich läuft es sehr häufig ab und was da das Problem dran ist und wie man es anders machen kann. Darum soll es genau gehen in der heutigen Folge. fangen wir mal an mit den Sachen, wofür Chats richtig gut sind. Ja, ist ja nicht alles schlecht. Ich will auch überhaupt in dieser Folge keine Chats beschen, sondern eher hinterfragen, wofür man sie gut verwenden kann und wofür nicht. Also, wofür sie gut sind, sind kurze. kurze Konversation ist der schnelle kurze Dienstweg. Ich kann ganz schnell eine Person anschreiben und nach etwas fragen. Und ich kann auch O too many Konversationen machen. Also wenn man eine geteilte Chatgruppe hat mit der gesamten Firma kann ich über die entsprechenden Kanäle auf einen Schlag alle erreichen. Und anders als bei einer Mail, wo ich mir dann. entweder Verteiler bauen muss. Aber ganz ehrlich, wer macht das heute noch? Muss ich mir überlegen. Wen setze ich jetzt CC und habe immer noch diesen. leicht formaleren Weg, der an der Mail ja immer noch dranhängt. Und das ist beim Chat anders. Ich muss nur wissen, welcher Channel. Und dann zack, haue ich die Nachricht da rein. Und ich habe die Info sofort für mich. Ich bin die Info losgeworden und ich habe sie in den Chat platziert, so dafür sind Chats super. Und was auch noch relativ gut funktioniert. Also bei Slack zumindest gibt es ja die Threadfunktion, dass man zu einem Thema beispielsweise man möchte jetzt. Feedback holen zu einer Sache oder kurz ein Stimmungsbild einholen, dass man dann das in einem Thread machen kann und dort thematisch auch ein bisschen hin und her diskutieren kann. Das geht auch noch gut und Leider ist es so, dass Chats in vielen Startups vor allen Dingen ist hauptsächlich ein Startup Problem. Die werden für noch viel, viel mehr verwendet und für Dinge, wo man sagen muss dafür ist das Medium Chat. nicht gut geeignet und warum es nicht gut geeignet ist, kann man sich auch relativ gut erklären. Da wäre in erster Linie das Delegieren von Aufgaben ganz häufige Chatfunktionen oder dafür werden Chats meistens verwendet. Dieses Typische kannst du mal kurz. Kannst du mal kurz etwas tun für mich. ähm. Und die Idee ist natürlich dort auf einem schnelleren Weg an das zu kommen, was mir jetzt gerade in dem Moment für meine Arbeit wichtig ist. Und das ist auch in Ordnung, solange das auf. Ja, ich sage mal so wirklich Notfälle begrenzt ist. Sobald es aber dauerhaft. Der Ort wird, wo man eigentlich Projekte bearbeitet und Aufgaben delegiert, wird es halt extrem stressig. und dieser Stress, den ihr vielleicht auch empfindet, wenn ihr an Chät denkt und an diese rote Zahl, die da steht. Und warum das? Ja, warum das euch stresst, ist, weil dahinter Arbeit steht. Also weil ihr wisst, dass hinter diesen Pings stehen jetzt keine. lustigen belanglosen Memes, die irgendwer in Channel gepostet hat, wo man sagen kann. Ja, gut, dann gucke ich rein, wenn wenn es mich interessiert. Aber es geht mich jetzt gerade auch nichts an, sondern da sind vielleicht oder ganz sicher sind dort wichtige Dinge unter diesen 100 nicht gelesenen Nachrichten. Und ihr müsst da jetzt gucken, was davon ist dringend und müsst auch diese Priorisierung herstellen. Also, dieser Chat bedeutet einfach Arbeit für euch und Anforderungen, die andere Leute an euch stellen. Und das Ganze wird in einer Form dargeboten, die es sehr, sehr, sehr schwierig macht, diese Priorisierung herzustellen. Und, ähm, ja, das das lässt sich eigentlich ganz leicht erklären, ist aber trotzdem einfach sehr fest in der Praxis von vielen Unternehmen drin. also im Chat funktioniert ja so, dass die aktuellste Nachricht unten angezeigt wird. Und das heisst Informationen. Wenn da viel Traffic drin ist, ist einfach recht schnell, einfach nicht mehr zu sehen. Geht also sehr schnell unter. Man muss scrollen, die Nachricht überhaupt noch zu finden. Auch so eine Eigenschaft, dass neue Leute in den Chat hinzugefügt werden. Und sie sehen die Historien nicht. Das heisst, für die ist der Chat leer. Für alle anderen sind alle wesentlichen Infos aber schon darüber geflossen. Das heisst bei jedem. hier im Neuzugang. Ja, kommt auf die Chat Einstellung an. Manchmal geht es ja auch, dass man dann zurückscrollen kann. Meistens ist es so, dass aus Datenschutzgründen quasi neue Personen kommen rein und alles andere ist. Also Sie können nicht in der Historie zurückgehen. Das heisst natürlich fragen sie dann ja. Wo steht denn jetzt xyz? Weil sie den Verlauf nicht sehen. ähm. Und dann gibt es noch den Punkt, dass. eine Chatnachricht ja keinen Kontext beinhaltet, also. ob jetzt eine Nachricht eine Aufgabe beinhaltet. Was ist eigentlich der Kontext der Aufgabe? Und wie wichtig ist diese Aufgabe? Das sind ja jetzt Dinge, die man im Chat nicht erfassen kann. Anders als in einem Task Management System, wo man sagt Ja, es gibt eine Aufgabe. Ich assigne sie eine Person. Ich setze den Due Date, anzuzeigen, wann ist es fällig? Ich verlinke vielleicht noch Aufgaben, die damit zusammenhängen und setze noch eine Priorität. Ja, da kriege ich eigentlich alle Infos, die ich brauche, zu entscheiden. Wie tte ich das jetzt in meiner Arbeitswoche ein? Chet schreit ja immer hier. Hier, hier, hier, hier, hier. Und das ist kein guter. Also, es ist direkt so ein nicht so schöner Startpunkt, weil dieser ganze Kontext. der muss jetzt also die Person, die jetzt die Nachricht bekommt, muss den ja manuell oder halt im Kopf rekonstruieren, eventuell sogar aus dem Verlauf des Chattes rekonstruieren. Und das ist so anstrengend. Und das werdet ihr ganz bestimmt kennen aus eurem Arbeitsalltag und. das Paradox, was da entsteht, was wirklich trügerisch und tückisch ist, ist, dass eine schnelle Kommunikation, die Slack bietet oder Slack steht jetzt synonym für irgendeinen Chatool. Chats sind schnell. In Chats kann ich für mich das Gefühl erzeugen, dass es sich, dass es sich bewegt, dass dort Aktivität ist, dass es vorangeht. Aber ein Chat ist nun mal nicht die Umsetzung. Das ist ein ganz grosser Unterschied. Und das, was sich da schnell anfühlt. Schnelle Kommunikation muss absolut nicht bedeuten, dass die Aufgaben auch tatsächlich erledigt werden und. sondern ihr kennt es ganz bestimmt. Meinetwegen seid ihr in einer Chat Projektgruppe. Und eigentlich geht es gar nicht so wichtige Sachen. Vielleicht muss eine Landing Page erstellt werden. Vielleicht geht es darum, einen Kicker vorzubreiten, so eigentlich kleine, niedrig komplexe Sachen. Und da sitzt allein die Koordination, wer sich jetzt in welchen Grüppchen zusammen tut und was dort schon erledigt wurde. ähm, auch wenn es vielleicht irgendwo eine Notion gibt oder ein kann man Wort. gibt es immer wieder diesen Rückfall im Chat. Ja. Sag doch nochmal. Schick mir noch mal den Link, wo xyz steht. Ja. Was haben wir jetzt nochmal? Was haben wir jetzt schon? Wie ist jetzt der Status? Also, es ist so. Diese Chats sind so drin in diesen Abläufen. Es ist der erste. Also nicht für alle Unternehmen, aber für Startups ist es ganz, ganz häufig der Kanal, wo man hingeht und. einfach da eine grosse Verwechslung stattfindet von schneller Kommunikation und operativer Schnelligkeit. Und das sind zwei vollkommen verschiedene Dinge. ein kleiner Nebeneffekt, der manchmal gar nicht so klein ist, besteht auch darin, dass häufig die Personen überrannt werden, die einfach nett sind und anderen helfen, also die viel online sind und auch relativ schnell darauf reagieren, wenn irgendwo ja, wenn sie angechattet werden, sozusagen führt dann aber dazu, dass einzelne Leute wahnsinnig viel von diesem von diesen kurzen kannst du mal eben Anfragen abkommen. und das verschiebt den Workload eben sehr asymmetrisch. Das ist auch ein Workload. Der ist schlecht darstellbar. Und das ist für die Personen, die einfach nur nett sein wollen und eben weiterhelfen, die vieles zusammenhalten. Für die persönlich ist es aber wahnsinnig schlecht, weil sie nie in die Lage kommen werden oder ihnen schwer fällt, sich da rauszuziehen und zu sagen Ich blocke mir jetzt mal drei Stunden im Stück für Fokusarbeit. und ohne Fokusarbeit ist es wiederum auch schwer, sich wirklich weiterzuentwickeln und sich mal tiefer in Themen reinzudenken, dort ja komplexere Sachen zu machen. Das ist so eine ja auch noch so eine Auswirkung, die es halt gibt oder die ich immer beobachte, die so unterm Radar ein bisschen läuft. stellt sich also die Frage Wie kann man diesen Teufelskreis durchbrechen? Und wie kann man ein bisschen wieder mehr dahin kommen, dass man Jets eben dafür verwendet, wofür sie gut sind? Ja, weil Sie haben ja eine Funktion. also im ersten Schritt würde ich mal schauen. Wofür werden Chats denn häufig verwendet? Ist es zum Beispiel das Thema Aufgabelegation. Wenn ja, gibt es da? Ja, ich sag mal Teams oder Personen, wo das gerade besonders negativ auffällt, also, die besonders viel damit zu tun haben, geht es darum, dass Wissen abgefragt wird, also, wo etwas steht oder wie eine Sache funktioniert. dann guckt, welche Themenbereiche sind am häufigsten betroffen. also zusammengefasst versteht, was da eigentlich im Chat passiert. Versucht, diese Cluster hinzukriegen. Also was? Was läuft dort so dann. Im zweiten Schritt könnt ihr euch das anschauen und dann mal so ein so eine Art Audit machen. Also nehmt diese Erkenntnisse aus dieser aus dieser ersten Phase. und guckt dann mal im Live Betrieb, also kategorisiert tatsächlich mal anfragen. Das könnt ihr auch verteilt machen. Also nehmt Personen aus vielleicht den Teams, die irgendwie da viel von betroffen sind und lasst die mal einen Tag lang einfach die Chat Nachrichten kategorisieren oder einfach eine Strichliste führen. Strichlisten für eine Aufgabe wurde delegiert oder Strichliste für es wurde eine Ressource angefragt oder es wurde wissen. Also diese Kategorien, die ihr rausgekriegt habt, einfach stumpf tracken kann auch wirklich mit Zettel und Papier sein. Und man macht halt. Man macht halt Striche. Und es ist auch nicht wichtig, akkurat 100% alles abzudecken, sondern ein Gefühl dafür zu kriegen. Was eben. Ähm. Was sind so Pettern? Was sind so? Ähm, ja, so Hotspots. genau. Und das wiederum ist dann die Basis, das ein bisschen aufzulösen. Also, je nachdem, was da rausgekommen ist, beispielsweise ganz viele Anfragen sind zum Thema. Wo liegen Ressourcen? Ja. Wo liegt xyz? Wo ist das dokumentiert? Dann habt ihr das Thema vor euch, dass vielleicht, wenn ihr eine Wissensdatenbank. Also entweder ihr habt keine Wissensdatenbank, so, dann wäre das ein Thema. oder ihr habt eine. Und die ist so messy, dass sie einfach nicht funktioniert. Dann müsst euch überlegen. Kann man das vielleicht mal konsolidieren, oder kann man da? Vielleicht sind die Berechtigungen auch so, dass man sie nicht gut. Vielleicht ist das ein Faktor, der da reinspielt. der verhindert eben, dass Inhalte gefunden werden. Ja, das ist. Das ist der. Das ist der Block. Wenn ihr das Thema habt, dass Aufgaben delegiert werden und ja, auch gleiches gleiches Vorgehen. Vielleicht habt ihr noch kein System. Dann wäre es vielleicht mal an der Zeit. Ja. Könnt ihr auch bei Null anfangen. immer schön, oder ihr habt ein System. Aber das bildet eure Prozesse einfach nicht gut genug ab. Dann könnt ihr über einen Wechsel nachdenken oder über. darüber, das Tool vielleicht neu zu konfigurieren, dass eben die Anlaufstelle für Aufgabenverteilung nicht per Default der Chat ist, sondern das Tool, was das gut machen kann. Ja. der Knackpunkt wird natürlich sein. Die ganze Umgewöhnung an sich kann sich auch jeder an die eigene Nase packen, wie schwierig einem das dann doch fällt, Gewohnheiten loszulassen. Und da ist quasi die Arbeiten mit dem Chat einfach eine, die sehr tief teilweise sitzt. Und da kann man sich natürlich also meine Mein Weg wäre immer, es einfacher zu machen, andere Kanäle zu nutzen. beispielsweise bei der Aufgabgierung muss das Ziel sein, dass es dafür eine Software gibt, die so nativ ist, die so die so Sinn macht, dass der Default automatisch diese Lösung wäre. Ja, dass man gar nicht auf die Idee kommt, das im Chat zu machen, weil es natürlich, weil es viel umständlicher ist. genauso bei der Wissensdatenbank. Es muss so sein, dass ich da hingehe und eine Frage stelle. Und mit AI ist es mittlerweile so gut möglich. Ich stelle eine Frage ins Wiki und ich bekomme die Antwort oder ich bekomme die Antwort. Nee, die Info gibt es hier nicht. Die muss man erst erstellen. Und das ist viel einfacher und niedrigschwelliger als ich muss jetzt erstmal in den Chat und muss quasi. wieder Fragen oder einzelne Leute anschatten. Also, das ist. Das ist der Hebel. Und da würde ich darüber nachdenken. Also wie man. Wie kann ich andere Wege als neuen Default etablieren? Es kann natürlich so sein, dass ja, dass dass man, überhaupt in diesen Zustand zu kommen, braucht man erst mal initial eine Art Ja, braucht man Teams, die mal diesen neuen Weg gehen, andere vielleicht dann auch mitzuziehen. Und da kann es auch eine Möglichkeit sein, so als. Rettungsanker oder zusätzliche Unterstützung tatsächlich neue Regeln einzuführen, wie mit Chets gearbeitet wird, also dass auch explizit einfach gesagt wird Aufgabelegation nicht im Chat. also, dass alle Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, Aufgaben, die per Chat kommen, abzulehnen. Ja, weil das ist der grösste Punkt, dass jetzt niemand Aufgaben, insbesondere jetzt von Vorgesetzten wird niemand eine Aufgabe ablehnen, die über einen Chat kommt. Und das muss dann klar gemacht werden, dass das die Policy ist, dass Aufgaben nicht per Chat verteilt werden. Insofern. ja, dass es dann ein offizielles Framework vergibt. Also, dass Leute sich da auch rausziehen können und sagen Nee, ich habe jetzt hier meine Fokuszeit. Und wenn du was von mir brauchst, das ist der offizielle Weg. Genau. Das kann manchmal nötig sein. Und dabei ist dann eben nur wichtig, dass es. ähm ja, einfach eine offizielle Policy gibt und das nicht einzelnen Teams oder einzelnen Leuten überlassen wird, aus dem Hamsterrad auszusteigen, weil das ja, da gibt es meistens recht wenig Anreize zu tun und. besser wäre ja eh. Man möchte ja den Gesamtmodus verändern. Also muss auch das quasi global adressiert werden. Aber diese diese Kombi aus. Genau. Es braucht erstmal überhaupt die also vielleicht ist nochmal zusammengefasst. Ihr müsst erst mal Schritt Schritt null es verstehen. Was kostet euch tatsächlich diese Arbeitsweise in Chät? Ja. Wo? An welchen Stellen macht es euch langsamer? Und was ist euch da vielleicht schon mal auch durchgerutscht, was negative Konsequenzen hat, hatte also das genau verstehen. Problemverständnis immer das erste. dann Analyse. Also, was geht in den Chats? Was? Was? Was wird dort abgewickelt, was eigentlich in andere Systeme gehört Klammer auf Klammer zu. Und dann schaut ihr, dass sie diese Systeme an den Start kriegt beziehungsweise so konfiguriert, dass sie zu neuen Default werden können. Und dann als Fallback oder Begleitung, falls sie denkt, das reicht nicht. entwickelt eine interne Policy. Was wird über Chats kommuniziert und was nicht? Generell ist es auch nicht verkehrtes Thema Erreichbarkeit und Erwartungsmanagement, also das auch klar zu haben, weil das ja auch ein Problem ist, dass. ja tatsächlich, wenn da Chats benutzt werden, Arbeit zu verteilen, und dann die Nachrichten zu Uhrzeiten kommen, die schon ausserhalb der Arbeitszeiten sind, ist nun mal ein ganz anderes Thema. genau das wär es dazu. Es war jetzt eine eher kürzere Folge. Wie immer, wenn ihr Feedback habt Kritik et cetera PP Themenvorschläge. Ich nehme sehr gerne Themenvorschläge oder auch einfach, wenn ihr Erfahrungen teilen möchtet. Also beispielsweise mit mit dem Thema, was wir heute hatten. Ja, das das Chat Hamsterrad. Meldet euch gerne bei mir. Und ansonsten bleibt mir noch zu sagen. Danke fürs Zuhören. Und wir hören uns beim nächsten Mal. Tschüss.