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#33: Agiles Projektmanagement – Yasmina Es Sebti, e-regio

17.02.2023 33 min

Zusammenfassung & Show Notes

Mit Yasmina Es Sebti sprechen wir in dieser Folge über die strategische Bedeutung von Projektmanagement und welchen agilen Ansatz die e-regio für ihrer Organisation gewählt und etabliert hat. 
 
Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Können, Werkzeugen und Techniken auf sämtliche Aktivitäten innerhalb eines Projekts, um die Projektziele zu erreichen. Mit wachsender Komplexität von Aufgaben und Projekten steigen auch die Anforderungen an das Projektmanagement. Klassische Methoden kommen heute oft an ihre Grenzen. Die e-regio hat sich für einen agilen Ansatz entschieden und organisationsweite Standards im Unternehmen entwickelt. Yasmina Es Sebti nimmt uns mit in ihre aktuellen Projekte und erzählt uns, welche Methoden sie im Projektmanagement einsetzt, wie Mitarbeitende geschult werden, welche Herausforderungen es gibt und welche für sie die entscheidenden Schlüsselfaktoren für erfolgreiche Projekte sind. 
 
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Transkript

Intro: Yasmina es Sabti
00:00:00
Es ist auch wichtig, dass man die Kollegen auch im gleichen Atemzug fragt, schaffst du das? Oder ergeben sich Probleme? Die Kollegen bei uns im Hause werden ja nicht nur für Projekte abgestellt. Das heißt anders als in meiner Rolle, wo ich tagtäglich mit Projekten zu tun habe und Projekt mein Tagesgeschäft ist sozusagen, hat ja jeder Kollege auch irgendwo noch seine Linientätigkeit und das Projektgeschäft ist on top. Music.
Sonja Czoska
00:01:01
Hallo und herzlich willkommen zur Energiedosis, dem Podcast der Netzwerkpartner. Mein Name ist Sonja Cszoska. Ich freue mich, dass ich heute Yasmina Es Sebti als Gast habe. Jasmina ist Projektleiterin bei der e-regio und zuständig für das Management und die Umsetzung des Projektportfolios dort. Und wir sprechen heute über die strategische Bedeutung von Projektmanagement in Energieversorgern. Jasmina, herzlich willkommen zum heutigen Podcast.
Yasmina Es Sabti
00:01:29
Hallo Sonja, vielen Dank, dass ich heute hier sein darf.
Sonja Czoska
00:01:34
Jasmina, ich begrüße dich ganz herzlich und ich starte gerne mit der Frage: Wie bist du denn eigentlich die geworden, wie du gerade bist? Wie bist du dahin gekommen, wo du jetzt gerade tätig bist?
Yasmina Es Sabti
00:01:43
Ja, das ist eine sehr gute Frage. Ich habe damals ganz klassisch eine Ausbildung zur Industriekauffrau gemacht, schon bei der damaligen ENO-Unternehmensgruppe, habe dort einen Großteil meiner Ausbildung in der Unternehmenssteuerung im Risikomanagement als Controllerin verbringen dürfen und habe dort dann auch nach Abschluss meiner Ausbildung viele Jahre gewirkt, habe Projekte übernehmen dürfen, Prognosen erstellt und letztendlich auch die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, die gemacht wurde für die Fusion der ENO-Unternehmensgruppe und der e-regio. Das war so der ausschlaggebende Punkt und ich habe nach meiner Ausbildung ein Studium absolviert in dem Bereich Wirtschaftspsychologie mit den Schwerpunkten Führungspsychologie und Management und wurde dann von dem Geschäftsführer gefragt, ob ich nicht die Fusion in der Rolle der Projektmanagerin begleiten wollen würde.
Sonja Czoska
00:02:41
Sehr spannend. So dass du also schon Aufmerksamkeit erregt hast bei der Geschäftsführung für diese neue Aufgabe, um die Fusion zu begleiten. Das war dann dementsprechend auch der der Anlass dafür für die Einführung des Projektmanagements. Vor welchen Herausforderungen hast du dich denn da gesehen und was war die Zielsetzung?
Yasmina Es Sabti
00:02:58
Es war tatsächlich schon so, dass meiner Kollegin, die Felicitas Schellbach, viele Grüße an der Stelle auch an Sie. Bei der e-regio ein Projektmanagementansatz etabliert hat. Sie hat ihre Masterthesis darüber geschrieben und hat Projekt-Management für die e-ergio schon ausgeprägt und als ich dann Anfang 2019 dazu gestoßen bin, haben wir diesen Ansatz verfeinert und ausgebaut und nochmal versucht anzupassen, damit er auch Bestand hat, in der Fusion.
Sonja Czoska
00:03:30
Du hast also etwas aufnehmen können, was die Kollegin bereits miteingeführt hat und ihr habt das aufgebaut. Nach welchem Projektmanagement Standard seid ihr denn da vorgegangen? Es gibt ja verschiedene, zum Beispiel IPMA, Prince2 oder PM Book?
Yasmina Es Sabti
00:03:42
Also meine Kollegin hat damals eine Fortbildung im Bereich Prince2 gemacht. Letztes Jahr habe ich eine Ausbildung zum Project-Management-Professional gemacht, also den PMI Standard. Und ich denke, beide Ansätze sind in den Ansatz hineingeflossen, den wir jetzt in unserer Organisation anwenden.
Sonja Czoska
00:04:02
Sodass es also ganz wichtig ist, dass ihr auch individuell auf die Bedürfnisse der Organisation guckt und auf die Zielsetzung und euch nicht streng an einen systematischen Ansatz haltet. Sondern das individuell angepasst habt?
Yasmina Es Sabti
00:04:15
Genau, das auf jeden Fall und ich denke, das ist auch sehr, sehr wichtig. Wir haben einen übergeordneten Ansatz, den wir organisationsweit verwenden. Das heißt aber nicht, dass wir nicht auch für einzelne Projekte diesen Ansatz auch anpassen. Letztendlich ist es so, dass jedes Projekt individuell ist und anders. Und man auch gegebenenfalls die Ansätze, die man etabliert hat, dann auch anpassen muss.
Sonja Czoska
00:04:40
Jetzt ist es ja so, dass die Bedeutung des Projektmanagements in Organisationen zunehmend steigen wird. Weil einfach immer mehr Projekte auch abteilungsübergreifend gelöst werden müssen. Wie sieht das dann bei euch aus? Wie habt ihr so was umgesetzt und wie bildet ihr das einfach in einer Projektmanagementorganisation ab. Ich spiele daraufhin an: Gibt es viele Einzelprojekte? Habt ihr Projekt-Programme entwickelt? Und wie sieht sonst das Portfoliomanagement auf der Metaebene sonst aus?
Yasmina Es Sabti
00:05:06
Ja, das ist eine ganz interessante Frage. Wir verwenden tatsächlich einen Multiprojektmanagementansatz bei uns im Hause. Das heißt, wir agieren sowohl in Programmstrukturen, als auch dann in klassischen Projektstrukturen. Es gibt einzelne Projekte. Es kann aber auch Programme geben, wenn es sich anbietet, weil man einfach wenn man Projekte, die zusammengehören und die die gleichen Ziele verfolgen, besser in einer Programmstruktur agiert, weil man dort halt einen Nutzen erzielen kann, den man in einzelnen Projektstrukturen nicht erzielen kann.
Sonja Czoska
00:05:43
Ja, zum einen den Nutzen, weil ich dann vermute, dass in so einem Projekt Programm halt auch die einzelnen Projekte gemeinsam strategisch ausgerichtet werden können auf die Unternehmensstrategieziele. Ist das dann auch wichtig, dass du dann auch die Ressourcen teilweise mitberücksichtigst bei der Projektplanung?
Yasmina Es Sabti
00:05:58
Ja, das auf jeden Fall. Die Ressourcen sind essenziell, weil ohne Ressourcen wird kein Projekt erfolgreich umgesetzt werden und man hat auch dadurch, dass wir viele Projekte zeitgleich umsetzen und auch Programme derzeit umsetzen, natürlich einen Ressourcenkonflikt, den man mit berücksichtigen muss und den man auch zu lösen hat. Manchmal spezifisch für das Projekt oder das Programm, aber auch manchmal übergreifend.
Sonja Czoska
00:06:27
Magst du denn vielleicht erläutern, was sind denn so aktuell große Projekte, mit denen du dich in dem Hause beschäftigst?
Yasmina Es Sabti
00:06:33
Wir beschäftigen uns tatsächlich momentan von der Fusion kommend noch mit der Zusammenführung von IT-Software-System. In dem Programm agiere ich momentan als Programm Projektmanagerin und unterstütze die Kolleginnen und Kollegen dabei, sowohl ein ERP System als auch ein Bisssystem, also ein Betriebsmittelinformationssystem in unserem Unternehmen jetzt einzuführen.
Sonja Czoska
00:06:59
Das hört sich nach sehr großen umfangreichen Projekten an. Wie ist da so die Zeitdauer im Gesetz und mit welchen Schnittstellen arbeitest du da zusammen?
Yasmina Es Sabti
00:07:09
Also wir arbeiten sehr intensiv seit Beginn des Projektes mit dem Prozessmanagement zusammen. Auch das haben wir in unserer Organisation etabliert. Wir müssen oder mussten in der Vergangenheit die Prozesse neu aufnehmen, Soll-Prozesse. Dementsprechend dann zuschneiden und da agieren wir natürlich sehr stark mit der Abteilung Prozessmanagement. Wir haben aber auch zu der Abteilung Marketing beispielsweise, Kommunikation sehr starke Schnittmengen, weil wir natürlich auch das Projekt kommunizieren und dementsprechend auch die Schnittstellen benötigen und zu guter Letzt das Controlling ganz klassisch Budgetfragen, die geklärt werden müssen, aber auch Risikomanagement Aspekte, die wir berücksichtigen müssen.
Sonja Czoska
00:07:58
Agiert die Geschäftsführung dann auch teilweise so ein bisschen als Committee oder ist die so ein Art Sounding-Board? Dass ihr da regelmäßig das auch reflektiert, wo ihr da steht im Bereich Projekt Management oder gibt es da von denen auch Vorgaben oder könnt ihr das individuell eigentlich ableiten, die Themen, mit denen ihr besprecht. Vielleicht kannst du ein bisschen was erläutern, wie ihr die Projektthemen bei euch im Hause definiert?
Yasmina Es Sabti
00:08:20
Ja vieles kommt natürlich entweder aus der Belegschaft. Weil wir natürlich auch auf die Fachexperten angewiesen sind in jeder Fache Abteilung oder aber auch durch Impulse der Geschäftsführung. Das heißt vieles an Projekten wird natürlich auch initialisiert durch die Geschäftsführer.
Sonja Czoska
00:08:40
Du hattest gerade gesagt, vieles kommt aus der Belegschaft und auch von Kollegen, den Experten. Ich durfte jetzt in meiner Rolle als Partnerberatung auch mit Kollegen aus dem Personalbereich bei euch zusammenarbeiten mit Thomas Heckert und Walter Bornemann. Da weiß ich das ging auch um die Einführung einer Personalsoftware um das Thema Employer Branding. Sind das auch Projekte wo du damit unterstützt in der Vorrolle des Projektmanagements oder beziehungsweise du und deine Kollegen?
Yasmina Es Sabti
00:09:12
Es kommt natürlich ein wenig darauf an. Unsere Kollegen sind wirklich sehr fit im Projektmanagement-Team. Wir haben einen organisationsweiten Standard etabliert, schon vor langer Zeit. Und Projekte, die jetzt nicht abteilungsübergreifend sind. Also das Projektmanagement wirkt momentan wirklich sehr verstärkt in den strategischen Themen mit und es gibt natürlich auch Themen wie Employer Branding. Das sind jetzt Projekte, wo ich tatsächlich nicht mit involviert war, aber die Kollegen, die haben natürlich die Methode an die Hand bekommen und setzen dementsprechend dann die Projekte auch sehr erfolgreich ohne Unterstützung sehr schnell um.
Sonja Czoska
00:09:45
Kann man das denn so verstehen, dass du in der Rolle eines PMO, eines Projektmanagement Officers bist? Und dafür auch mit verantwortlich, bis das gewisse Standards weitergetragen werden ins Haus? oder dass halt auch gewisse Vorlageinformationen immer zur Verfügung stehen? Oder ist es anders bei euch in der Organisation organisiert, dieses PMO, Projektmanagement-Office?
Yasmina Es Sabti
00:10:08
Ja tatsächlich teils teils. Also bei der Initialisierung von Projekten, wirken wir als Projektmanagement mit, aber dann bei der Projektdurchführung sind wir eher weniger aktiv und die Dokumentation und Sicherstellung der erfolgreichen Erreichung der Zielsetzung obliegt dann dementsprechend den jeweiligen Projektleiter/in.
Sonja Czoska
00:10:36
Im Projektmanagement gibt es ja dieses klassische Dreieck zwischen Leistung, Kosten und Zeit und dann noch als vierte Qualität, vierte Dimension, das Thema Qualität. Sind das Bereiche, die nach wie vor noch relevant sind, auch bei Projekten? Oder hat sich das wohl ein bisschen geändert, dass es gar nicht mehr darum geht, konkrete Ergebnisse zu erzielen, sondern Spezifikation zu erreichen, sondern eher in dem Sinne, dass Projektmanagement unterstützt, dass Unternehmen eine höhere Wertschöpfung erhalten kann und erreichen kann. Wie würdest du das sehen?
Yasmina Es Sabti
00:11:10
Es ist auf jeden Fall sehr wichtig, dass der Wert erkennbar ist und es geht nicht nur um reine Zielerreichung, aber die vier Aspekte, die du eben eingangs erwähnt hattest, die sind natürlich relevant, weil sie ein Projekt behindern können. Wenn die Qualität nicht stimmt, bei der Umsetzung oder die Qualität der Produkte nicht stimmt und kein Mehrwert und kein Nutzen erkennbar ist, dann ist das natürlich problematisch für jedes Projekt.
Sonja Czoska
00:11:37
Bedeutet das dann auch, dass ihr so in das Thema Fehlerkultur auch im Projektmanagement eingeführt habt? Beziehungsweise wie geht ihr mit Fehlerkultur um? Das heißt, wenn zum Beispiel ein Projekt nicht die gewünschte Qualität erreicht, gibt es dann auch die Möglichkeit, das Projekte abgebrochen werden. Dass man dann erkennt, okay, das macht gar keinen Sinn mehr, dass wir dieses Thema weiterverfolgen und deswegen brechen wir's lieber ab.
Yasmina Es Sabti
00:12:01
Also von Projektabbrüchen selbst kann ich tatsächlich nicht berichten. Aber es ist so, dass wir durch Retrospektiven, die im Projekt stattfinden und auch durch Lessons Learned, die relativ wichtig sind und einen hohen Stellenwert haben für jedes Projekt, dass wir dadurch natürlich Anpassungen innerhalb einer Projekt-Laufzeit auch vornehmen. Wenn wir halt erkennen, dass es momentan nicht gut läuft und dass wir an der Methodik, an der Struktur etwas ändern müssen, damit es besser funktioniert.
Sonja Czoska
00:12:32
Verstehe ich das richtig, dass das jetzt auch darum geht, dass das Projektmanagement sich insofern entwickelt hat, dass sie auch vermehrt agile Ansätze anwendet. Also ein bisschen ergebnisoffen herangeht und dann in der Herangehensweise vielleicht auch an einzelnen Sprints erkennt, dass ihr das thematisch noch mal neu justieren müsst oder ergebnisorientiert noch mal neu justieren müsstet?
Yasmina Es Sabti
00:12:57
Ja auf jeden Fall. Also unsere eingesetzte Software für den Projektmanagementbereich Software, Jira-Software, ist auch ganz klassisch auf agiles Projektmanagement ausgelegt und wir bei der e-regio verfolgen einen hybriden Ansatz. Das heißt, gerade zu Anfang bei der Projektinitialisierung agieren wir sehr klassisch. Das heißt wir stellen ganz klassisch erstmal einen groben Projektmeilensteinplan und schauen uns an, wo wir hinwollen und was die Rahmenbedingungen sind. Was ist im scope was ist out of scope. Was müssen wir umsetzen. Wie könnte ein gewisser Ablaufplan aussehen. Aber dann während der Projektumsetzung sind wir schon sehr agil und steuern auch immer dagegen durch die Sprintsystematik, wenn wir einfach erkennen, dass wir etwas anderes vielleicht priorisieren müssen und etwas anderes jetzt wichtiger geworden ist. Weil gerade bei einer Laufzeit von ein bis zwei Jahren in Softwareprojekten stellt man fest, dass manches, was vielleicht vor zwei Jahren relevant war, jetzt einfach nur noch eine mittlere Priorität besitzt und umgekehrt.
Sonja Czoska
00:14:06
Sehr spannend, dass ihr also zwischendurch immer regelmäßig eine Bewertung vornehmt. Wie kann ich mir das denn vorstellen, in welcher Teamkonstellation wird diese Bewertung vorgenommen und wie wird dann die Justierung, beziehungsweise die neue Skalierung, was im scope und was vielleicht nicht im scope ist, entschieden? Ich habe so den Eindruck, dass ihr wirklich euch dass ihr einen hohen Reifegrad in der Entwicklung habt, was Projektmanagement angeht. Du hattest ja auch mal bei den Netzwerkpartnern ein bisschen was vorgestellt zu dem Thema wie man die Jira Software einsetzt. Da kannst du sonst auch gerne ein bisschen was zu erzählen, aber magst du vielleicht auch nochmal kurz was sagen zu diesen fünf Stufen des Reifegrads Modells und wie ihr euch da vielleicht bei der e-regio seht?
Yasmina Es Sabti
00:15:45
Ja das ist etwas, was wir tatsächlich für uns selber auch aufgebaut haben, wo wir gesagt haben, was für Reifegrade wollen wir im Projektmanagement erreichen? Und ich denke, dass wir auf jeden Fall uns zwischen den Ebenen standardisierte und beherrschte Prozesse befinden, je nachdem in welchen Projektarten wir agieren. Wir sind im Moment sehr tief in Softwareprojekten verankert. Du hast eben aber auch von Organisationsprojekten gesprochen und die Strategie, die operationalisierenwir, wie eingangs auch schon erwähnt, mit einem Multiprojektmanagement Ansatz und unsere Zielsetzung ist es natürlich letztendlich die Organisation und die Mitarbeiter innerhalb der Organisation so zu befähigen, dass sie dem Projektmanagementansatz weiterleben können,
Sonja Czoska
00:16:44
Also dass ihr euch dann schon mit Level drei, Level vier in vielen Projekten bewegt. Wie macht ihr das denn, dass ihr die Menschen in der Organisation befähigt, dass die sehr viele Kompetenzen bekommen, um halt auch autark entsprechend eures Qualitätsstandards Projekte umzusetzen. Gibt es da gewisse Schulungen, Formen gibt es dann immer wieder gemeinsame Retrospektiven, wie kann ich mir das vorstellen?
Yasmina Es Sabti
00:17:12
Wir haben Schulungen konzipiert und die Mitarbeiter haben auch die Möglichkeit an diesen Schulungen teilzunehmen. Wir haben aber auch einen umfassenden Projektmanagementbereich, wo man wirklich sich auch einzelne Informationen oder wie agiere ich in der Jira-Software. Solche Themen können sie sich dort dann anschauen, aber es ist natürlich auch wichtig und essenziell, dass jeder Mitarbeiter für sein Projekt, was er dann leitet, selber auch ein wenig entscheidet, wie möchte er da vorgehen und das heißt wir bilden zwar einen Rahmen oder Leitplanken, wie man bei der e-regio sagen würde, aber wir schreiben nicht komplett fest vor, was auch nicht zielführend ist.
Sonja Czoska
00:17:57
Aber so dieses Framework gibt dann halt Sicherheit und einen gewissen Standard dann vor bei allen Kollegen. Jetzt hattest du auch erwähnt diese Jira-Software, die er verwendet. Führt die denn auch dazu, dass es keine Insellösung mehr gibt, sondern in der Hinsicht, dass das einfach immer mehr Transparenz gibt, welche werden im Haus durchgeführt, welche Projekte sind vielleicht in der Pipeline, welche werden geplant. Wie sieht die Ressourcenplanung aus? Vielleicht magst du kurz was darstellen, wie ihr mit Jira arbeitet und wie sich das darstellt in der Abbildung des Projektmanagements?
Yasmina Es Sabti
00:18:34
Also die Jira-Software wird ganz klassisch für Aufgabenmanagement eingesetzt. Wir verwenden die Software zur Abbildung von Projekten. Das heißt in den Projekten hat man Transparenz, was ist noch offen, was muss erledigt werden und man sieht auf jeden Fall auch immer direkt, wo steht das Projekt? Rein inhaltlich und über die Sprints kann man sich auch anschauen, was sind so die Zielsetzungen beispielsweise für die nächsten zwei bis vier Wochen. Die Transparenz können wir auf jeden Fall bieten. Was wir in Jira-Software auch noch abbilden ist der Regelbetrieb, das heißt auch Kollegen die interessiert sind, an einem transparenten Aufgabenmanagement, können ihre Abteilungen und Aufgaben in der Abteilung darüber steuern.
Sonja Czoska
00:19:22
Sodass es dann auch keine Projektdoppelung mehr gibt, sondern dass man auch wirklich genau sehen kann, welche Inhalte sind bereits bearbeitet worden? Welche Transferleistung, welche Lessons kann man auch übertragen? Hilft da auch so ein Programm wie Jira Software?
Yasmina Es Sabti
00:19:39
Das Programm als solches kann für Transparenz sorgen, aber es löst nicht das Kommunikationsproblem, was man manchmal in Projekten hat. Das ist auch etwas, was ich den Mitarbeitern immer und immer wieder mitgegeben habe. Dass es wichtig ist, unabhängig von Jira zu kommunizieren, weil ein Fortschritt, aber auch Erfolge, die man in Projekten erzielt hat einfach wichtige Themen, die man nicht nur über eine Software kommunizieren sollte, sondern auch Face to Face an die Mitarbeiter weitergeben sollte in Abteilungsgesprächen, in Einzelgesprächen. Oder auch vielleicht einfach über Berichte, die dann auf im Internet erscheinen
Sonja Czoska
00:20:26
Mit dem Thema Kommunikation kommen wir ja dann wieder dazu, wie wichtig das ist, Softskills zu beherrschen. Also das Thema Kommunikation ist ja auch wichtig, dass man einfach Verständnis füreinander hat und auch Missverständnisse ausräumen kann und ist es dann auch so, dass das wichtig ist, Teams zu entwickeln und Teams zu unterstützen, beispielsweise wenn es zu Konfliktsituationenin Projekten kommen kann?
Yasmina Es Sabti
00:20:54
Definitiv. Also ich denke, dass Konfliktmanagement auf jeden Fall einer der wichtigsten Bestandteile meiner Rolle sind und zusätzlich natürlich auch diese Problemlösungsorientierung, die wir teilweise mit uns bringen, weil wir als zugeschaltete neutrale Instanz dann auch Probleme gemeinsam mit den Kollegen, die vielleicht eher nur das Problem sehen, aber noch nicht so die Lösung auflösen können.
Sonja Czoska
00:21:22
Kommt das öfters vor, dass euch Teams dann ansprechen und sagen, hier Jasmina, wir stecken hier gerade ein bisschen fest, kannst du mal zu uns kommen, mit uns gemeinsam drüber besprechen, wo stehen wir, wo wollen wir hin und uns das ein bisschen den Knoten mit uns gemeinsam auflösen?
Yasmina Es Sabti
00:21:37
Das auf jeden Fall. Also in den laufenden Projekten, in denen ich auch agiere, ist das tatsächlich so die Kolleginnen und Kollegen wirklich für sich selber laufen und ihre Aufgaben abarbeiten und das, was wirklich wichtig und essenziell ist, sind die Themen, die Problem behaftet sind. Oder ganz klassisch Deadlines, die nicht gehalten werden können.
Sonja Czoska
00:22:01
Und du hast dann auch immer einen Blick durchaus auf die Deadlines oder so und du sprichst dann gegebenenfalls an und sagst, hier erinnert die Projekte an ihre Timeline, was sie wann wie zu halten haben oder fragst du auch aktiv nach, in welcher Form die Teams vielleicht Unterstützung benötigen, um ihr Projekt im Zeitrahmen, der vorgegeben ist, einzuhalten und umzusetzen
Yasmina Es Sabti
00:22:19
Also es ist wichtig, dass das Commitment besteht, was die Deadlines betrifft. Also wer macht das klassische, wer macht was, bis wann. Das sollte schon geklärt sein und es ist auch wichtig, dass man die Kollegen auch im gleichen Atemzug fragt, schaffst du das? Oder ergeben sich Problem? Die Kollegen bei uns im Hause, die werden ja nicht nur für Projekte abgestellt, das heißt anders als in meiner Rolle, wo ich tagtäglich mit Projekten zu tun habe und Projekt, mein Tagesgeschäft ist sozusagen, hat ja jeder Kollege auch irgendwo noch seine Linientätigkeit und das Projektgeschäft ist on top.
Sonja Czoska
00:22:56
Also da erwähnst du grade, finde ich, einen sehr wichtigen Punkt, nämlich das Thema, wie ist Projektarbeit innerhalb der Organisation aufgehängt, gerade wenn die Mitarbeiter so eine Doppelrolle einnehmen auf der einen Seite im einen oder vielleicht auch in mehreren Projekten involviert sind und da auf der anderen Seite noch in der Linientätigkeiten haben und Aufgaben zu erfüllen haben. Wie sieht dann die Absprache zwischen den einzelnen Projektleitern und vielleicht den anderen Vorgesetzten, die für die Linientätigkeit zuständig sind? Gibt es da auch Konflikte, die begleitet werden müssen. Wie wird so was im Vorfeld geklärt hinsichtlich der Ressourcen?
Yasmina Es Sabti
00:23:31
Also das ist natürlich, sehr wichtig, dass man sowas zur Projektidealisierung oder in der Projektplanungsphase schon direkt bespricht. Das sollte jetzt nicht so sein, dass man Kollegen für Projekte akquiriert , die zu stark belastet sind und dann nicht mitarbeiten können oder nicht gut mitarbeiten können. Wir haben natürlich auch manchmal das Problem, dass sich aufgrund von Projektverschiebungen auch Ressourcenkonflikte ergeben, aber ansonsten ist im Vorfeld meistens alles schon gut und sauber abgestimmt so dass die Konflikte die zwischen, ich sag jetzt mal dem Projekt und der Linie bestehen könnten, wirklich reduziert werden.
Sonja Czoska
00:24:15
Jetzt haben wir viel über Projektarbeit und gesprochen und du hast auch schon ein paar Ideen genannt oder paar Vorfälle genannt, wo du gefordert bist, auch in der Rolle der Krisenmanagerin vielleicht. Wie siehst du denn momentan das Projektmanagement und was wären deine Wünsche und deine nächsten Schritte, die du gerne angehen würdest, um das Projektmanagement noch auf eine weitere höhere Stufe in die Organisation hineinzubekommen?
Yasmina Es Sabti
00:24:41
Also ich denke den Projektmanagement Ansatz und die Weiterentwicklung die wir bis jetzt geschafft haben, ist wirklich schon sehr vorzeigbar und auf die Erfolge dürfen wir auch als Abteilung sehr, sehr stolz sein. Natürlich lässt sich immer vieles verbessern und. Ähnlich wie jetzt in dem normalen Tagesgeschäft in der Linie ist auch Prozessmanagement etwas, was einen lebenden Prozess darstellt und was auch kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert werden muss. Ich finde das Wichtigste ist, dass man neben dem operativen Tagesgeschäft, also der, Begleitung dann immer noch auch die Themen erkennt und direkt bespielen kann und weiterentwickeln kann, die vielleicht nicht so vorteilhaft laufen ja da sind wir auf jeden Fall kontinuierlich dran. Also gestern hatten wir noch einen Termin, wo wir wirklich nochmal über Dinge gesprochen haben, die gut laufen oder auch nicht so gut laufen und gemeinsam im Team überlegen wir dann natürlich auch was können wir besser machen, wie können wir uns verbessern, wie können wir die Mitarbeiter noch besser unterstützen.
Sonja Czoska
00:25:55
Es hört sich superspannend an, dass ihr also ständig auch reflektiert und auch auf die Sachen guckt, wo ihr noch Entwicklungspotenzial für euch selber als Abteilung sieht und als und für die Organisation. Jetzt hat es so gerade eben auch ein paar mal erwähnt, dass ihr euer Schwerpunkt bei Strategieprojekten legt. Ist es dann so, dass ihr hauptsächlich Strategieprojekte macht in der Abteilung oder gibt es auch andere Organisationsprojekte oder Investitionsprojekte vielleicht, die ihr mitbegleitet und initialisiert?
Yasmina Es Sabti
00:26:27
Also ich persönlich bin momentan sehr stark in den Softwares, also in den IT-Projekten verhaftet. Wir begleiten natürlich auch alle möglichen Arten von Projekten. Also der Fokus liegt bei uns tatsächlich im Zusammenhang mit der Strategieumsetzung, aber ich bin Stand jetzt in einem organisationsweit großen Programm tätig, natürlich mit Strategie Zug. Aber wir unterstützen auch wenn notwendig und wenn die Ressource es zulässt in kleineren Abteilungsprojekten, die sich mit der Organisation beschäftigen.
Sonja Czoska
00:27:05
Du hast erwähnt, dass die IT-Projekte, die du betreust, eine durchschnittliche Laufzeit von ein bis zwei Jahren haben. Wie sieht das dann aus mit den Strategieprojekten? Welchen zeitlichen Horizont streben diese Projekte an.
Yasmina Es Sabti
00:27:20
Es kommt darauf an, weil die Strategieprojekte oder die Strategie wird irgendwann operationalisiert. Und spätestens bei der Operationalisierung der Strategie kann man auch festhalten was für eine Laufzeit. Das Projekt, was jetzt dann die Zielsetzung innerhalb der Strategie erfüllen soll, dann letztendlich hat.
Sonja Czoska
00:27:43
Stadtwerke und Energieversorger stehen ja momentan sehr im Fokus. Sie hatten verschiedene Krisen so durchlebt. Das ist die Coronakrise. Wir haben jetzt den Ukrainekrieg und damit bedingt die Energiekrise. Dann haben wir die immerwährende Klimakrise, die natürlich auch Bedeutung hat und Stadtwerke haben da ja auch eine Schlüsselposition. Es findet ja auch einen Paradigmenwechsel statt, weil es nicht mehr nur darum geht Strom und Wasser ganz banal, um das so runterzubrechen zu verkaufen, sondern neue Dienstleistungen und neue Lösungen für ganz neue Probleme zu erarbeiten. Das Thema Nachhaltigkeit zum Beispiel denke ich auch da dran oder auch. Erneuerbare Energien insgesamt. Also es geht ja auch da drum, neue innovative Geschäftsmodelle zu entwickeln. Inwiefern siehst du denn das Projektmanagementmanagement bei euch, da auch ein Erfolgsfaktor ist, der sich einzahlt auf die Umsetzung von neuen Strategien.
Yasmina Es Sabti
00:28:37
Die Krisen, die du angesprochen hast, kann ich sogar ergänzen. Wir hatten ja leider letztes Jahr aufgrund Unwetterkatastrophe. Wir waren als e-regio auch sehr stark davon betroffen. Das heißt wir haben tatsächlich Projekte, die durchgeführt werden müssen und die immer und immer wieder von externen Einflussfaktoren auch gestört werden. Letztendlich ist es essenziell, dass wir auch einen guten Projektmanagementansatz haben, weil dieser Projektmanagementansatz sorgt dafür, dass wir schnell sein können, schnell reagieren können, dass wir resilient sind und dass wir auch eine gewisse Effizienz haben, wenn wieder eine neue Krise hinzukommt. Man muss es ja schon fast so betiteln, weil es sind jetzt wirklich sehr viele Krisen in den letzten Jahren gewesen, denen wir uns stellen mussten, aber auch sehr gut gestellt haben als Unternehmen.
Sonja Czoska
00:29:33
Du hast sehr viele unterschiedliche Sachen genannt. Welches wären dann mögliche Lessons Learns, die du gerne den Hörern mitnehmen könntest aus dem Bereich Projektmanagement, vielleicht auch gerade wenn du an die Krisenbewältigung der letzten ein, zwei Jahre denkst. Gibt es da etwas, was du sagen kannst, okay, das sind einfach wichtige Dinge, die du jetzt gerne nochmal erwähnen könntest.
Yasmina Es Sabti
00:29:54
Also ich denke, dass es sehr wichtig ist, dass man in flachen Strukturen lebt, damit man wirklich schnell und flexibel reagieren kann. People over Documents beispielsweise, ist ja auch ein agiler Ansatz. Oder Processes eigentlich und das ist sehr wichtig, dass man wirklich versucht erst einmal zu bewerten und zu bewerkstelligen, was ist der Umfang, der sich durch diese Krise ergibt und letztendlich dann relativ schnell auch schon in die Umsetzung kommt. Ich denke das ist das Wichtigste, was ich so mitgeben kann wenn zwischen der Planung und der Umsetzung sehr viel Zeit ins Land zieht. Dann verwirft man einiges und das sollte verhindert werden. Also man muss wirklich zusehen, dass Projekte, die man versucht zu initialisieren, dass die auch wirklich sehr schnell in die Umsetzung kommen und dann im laufenden Prozess versuchen die Anpassung zu machen.
Sonja Czoska
00:30:58
Ja, also dass man durchaus auch mit agilen Ansätzen agiert und ergebnisoffen an die Themen herangeht und dann das adaptiert, je nachdem welche neuen Faktoren vielleicht von außen sind, die man dann berücksichtigt und integrieren kann.
Yasmina Es Sabti
00:31:11
Ich glaube, das war das Wichtigste Lessons Learn, was wir auch in den letzten Jahren hatten. Also, dass die Methode eigentlich gar nicht im Vordergrund steht, sondern dass es wirklich darauf ankommt, dass die Personen befähigt werden, die befähigt werden müssen, weil sie einfach die Fachexperten sind und sie das Wissen haben und sie auch die Lösung erkennen können, dass man sie dabei unterstützt, die Lösung zu erkennen und sie befähigt das Projekt auch gut und erfolgreich umsetzen zu können.
Sonja Czoska
00:31:39
Liebe Jasmina, vielen Dank auf jeden Fall für die Einblicke, die du gegeben hast in das Management und die vielen interessanten Beispiele, die du genannt hast, wie ihr vorgeht und wie ihr iterativ euer Projektmanagement im Hause der e-regio ständig weiterentwickelt. Mich besonders hat beeindruckt der hohe Reifegrad, was du erwähnt hast, dass also viele Abteilungen schon autark arbeiten können und ihr quasi auf der Mieterebene dann auch damit unterstützt, aber den Schwerpunkt hat bei dem strategischen Projektmanagement nach wie vor. Ich bedanke mich für das Gespräch und wünsche dir noch eine gute Zeit.
Yasmina Es Sabti
00:32:12
Vielen Dank, dass ich hier sein durfte.
Sonja Czoska
00:32:15
Und vielen Dank auch an unsere Hörer für das Zuhören und wir würden uns freuen, wenn ihr uns folgt und diesen Beitrag liked, ihr findet uns wie immer bei Apples, Spotify und Co. Vielen Dank. Music.

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