Prioreduktion
In dieser Episode geht es um Priorisierung und Reduktion in der Arbeit. Ablenkungen schmälern den Fokus, während die Methode der 3D-Welten Klarheit fördert. Wir ermutigen zur Konzentration auf das Wesentliche.
29.04.2025 16 min
Zusammenfassung & Show Notes
In dieser Episode des Fokus-Teams widmen wir uns dem bedeutenden Thema der Priorisierung und Reduktion in der Arbeit. Zusammen mit Lukas Steuerer beginne ich, Tobias Ranft, damit, die Wichtigkeit von Fokus und Klarheit zu erörtern, insbesondere in einem Kontext, in dem Ablenkungen und zahlreiche Aufgaben uns dazu verleiten, uns auf unbedeutende Details zu verlieren. Wir streben danach, die essenziellen Elemente hervorzuheben, die unsere Produktivität steigern und uns helfen, unsere Ziele effizient zu erreichen. Wir reflektieren über unsere jüngsten Erfahrungen in einem Workshop bei Yannick Paneitz, wo wir die Methode der 3D-Welten vermittelt bekommen haben. Diese Methode fördert nicht nur die Ideenfindung, sondern insbesondere die Reduktion von Ideen auf das Wesentliche, was es ermöglicht, klare und umsetzbare Strategien zu entwickeln. Lukas teilt beeindruckende Einsichten über die Dynamik, die in Gruppensettings entsteht, wenn man gezwungen ist, an Entscheidungen mitzuarbeiten. Das Ziel dabei ist es, eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis für Prioritäten zu entwickeln. Ich bringe die Diskussion auf den Punkt, dass die Reduktion nicht lediglich eine Notwendigkeit ist, sondern tatsächlich einen magischen Effekt erzeugt. Das Sichtbare und das, was übrig bleibt, werden dadurch wertvoller und die Klarheit, die sich daraus entfaltet, ermöglicht es uns, die wirklich bedeutenden Aufgaben erfolgreich anzugehen. Es geht nicht nur darum, Ideen zu generieren, sondern auch den Mut zu haben, sie kritisch zu hinterfragen und konsequent zu reduzieren. Schließlich sprechen wir über die Herausforderungen, die sich ergeben, wenn man versucht, mehrere Projekte gleichzeitig voranzutreiben, und wie wichtig es ist, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, um nicht in der Flut von Aufgaben unterzugehen. Wir ermutigen die Zuhörer, den Schritt zur Reduzierung zu wagen, auch wenn es schmerzhaft erscheint, und die Ressourcen auf das zu fokussieren, was den größten Mehrwert verspricht. Diese philosophische Auseinandersetzung mit dem Thema Priorisierung soll dazu anregen, in der eigenen Praxis Veränderungen vorzunehmen und mutige Entscheidungen zu treffen. Wir schließen die Episode mit der Einladung an alle, sich mit uns auszutauschen, Fragen zu stellen und von ihren eigenen Erfahrungen zu berichten. Es ist uns wichtig, eine Gemeinschaft aufzubauen, die sich offen über die Herausforderungen und Erfolge im Bereich der Priorisierung austauscht. Wenn ihr mehr über unsere Methoden erfahren möchtet, besucht unsere Website und überlegt euch, an der kommenden agile Facilitator-Ausbildung teilzunehmen.
- Fokus Team über 3D Welten Audiofile Apple Podcast podcast.de
Transkript
Herzlich willkommen zu einer neuen Folge unseres beliebten Podcasts Fokus-Team.
Mein Name ist Tobias Ranft, mit mir dabei ist Lukas Steuerer. Hallo Lukas.
Moin Tobi. Ja, ihr merkt es, wir sind schon richtig gut in Stimmung wieder in
unserer Podcast-Stimmung, Tobi und ich.
Weil ja, es geht wieder los.
Womit wollen wir eigentlich anfangen?
Womit wollen wir eigentlich anfangen und der beliebte Podcast?
Ich glaube, wir lieben den am meisten.
Ich hoffe, ihr da draußen auch also Feedback erwünscht, das ist eigentlich die
Signalwirkung, Feedback gewünscht schreibt uns da gerne was zurück,
was ihr total gerne habt am Podcast und was euch vielleicht überhaupt nicht gefällt,
wenn da dann steht, die zwei Moderatorinnen dann ignorieren wir das gekonnt genau.
Fokus auf das Wichtigste man muss halt die wichtigen Sachen fokussieren und
alles, was nicht so wichtig ist was machen wir damit eigentlich?
Das finde ich eine spannende Frage.
Wir haben ja jetzt, ohne es zu wollen, haben wir so eine Themenreihe aufgemacht.
Wir haben über Schätzen gesprochen, Geschäftswert, Poker haben euch nahegebracht,
wie das in Gruppen geht, Dinge einzuschätzen.
Wir haben darüber gesprochen, dass man vielleicht gar nicht schätzen soll oder braucht.
Und jetzt haben wir tatsächlich, ich finde, das alles findet rund um das Thema Priorisierung statt.
Also wie kriegen wir die richtig wichtigen Sachen auch tatsächlich als erstes abgearbeitet?
In Klammern, weil da drin ein massiver Wert von Produktivität und Lieferfähigkeit
steht, sich nicht ablenken zu lassen, sondern die Dinge, die am wertvollsten
sind, auch am ehesten zu produzieren.
Das hat natürlich auch mit Aufwand zu tun. All das ist dieser Themenkomplex. Und da warst du,
Irgendwo, wo wir schon mal waren, Lukas. Vielleicht berichtest du den Hörerinnen
da draußen ein bisschen was davon.
Ja, ich habe mich in einer sehr coolen Runde und auch sehr schönen Atmosphäre
mit einem alten Bekannten getroffen, mit Yannick Paneitz, vielleicht klingelt
es schon da draußen, ja, Yannick Paneitz mit den 3D-Welten.
Ich durfte zwei Tage bei ihm in der Ausbildung der Methode dabei sein,
habe sozusagen mittlerweile jetzt auch die 3D-Welten bei uns,
bei mir zu Hause, also wenn ihr da Unterstützung braucht, meldet euch gerne.
Und habe den zwei-Tage-Workshop mit ihm genossen und mit den anderen Teilnehmerinnen.
Und das war total wertvoll, weil auch da in der Methode eine wesentliche Nachricht
oder ein wesentliches Tool da drinnen ist ja die Reduktion und die Priorisierung.
Und Janneke hat das so schön mehrmals formuliert. Es geht nicht darum,
immer nur Ideen zu kreieren. Das können ganz viele und Möglichkeiten,
sich auszudenken. ja, also den, wie sagt er, den 10.
Design Thinking Workshop zu machen, sondern dann auch zu reduzieren und priorisieren
und ins Machen zu kommen.
Und das war tatsächlich auch in den beiden Tagen nochmal total wertvoll und
da wollen wir ein bisschen auch drüber sprechen über Reduktion.
Ja, genau. Und vielleicht nochmal ein bisschen einen Schritt zurück für alle
Hörerinnen und Hörer, die an dieser Stelle Fragezeichen haben, 3D-Welten.
Wir haben bereits eine Folge über 3D-Welten aufgenommen, die verlinken wir gerne in den Shownotes.
Hört euch die gerne an, da erzählen wir das auch nochmal intensiver,
aber im Wesentlichen kann man sagen,
viele Zielbilder, Strategien, Visionen, alles was sichtbar gemacht werden kann,
wird ja heutzutage so auf Post-its gemacht und dann nimmt man die Post-its ab,
wirft sie am Ende vielleicht sogar weg und versucht die Post-its ja zueinander zu ordnen,
eben auch eine Priorisierung zu erzeugen und all das kann die Methode 3D-Welten
mit dem Vorteil, Man wirft es am Ende nicht weg,
sondern das sind wiederverwendbare Arbeitsmaterialien und die im Prinzip Hexagon-Sechs-Felder,
die da beschrieben werden und dann mit unterschiedlichen Höhen Priorisierung
oder Relevanz oder auch sozusagen ein Ressourcenmanagement abbilden können.
Also da gibt es dann sehr viele unterschiedliche Mechanismen, Zusatzpunkte.
Lukas kann jetzt wahrscheinlich viel mehr davon erzählen als ich.
Aber im Wesentlichen geht es darum, das sichtbar zu machen und auch eben bearbeitbar,
gemeinsam bearbeitbar als Gruppe, da ein gemeinsames Bild zu kreieren und auch
eine gemeinsame Sprache zu entwickeln.
Und die Momente, an denen ich daran teilgenommen habe, das verwendet habe,
die waren für mich tatsächlich sehr, sehr anregend.
Einladend in das Thema, auch in fremde Themen einzusteigen. Ich hatte mir damals
bei unserem Meetup, glaube ich, zum Thema, wie sieht irgendwie Digitalisierung
in zehn Jahren aus oder so.
Irgendwie so war das Thema. Ich erinnere es nicht mehr hundertprozentig.
Aber ich erinnere, dass mich das tatsächlich thematisch sehr reingezogen hat.
Also es hat so eine Sogwirkung, macht Lust auf das Thema und das Material ist
einfach begleitet sehr schön in die Auseinandersetzung.
Ja. Ja, und da vielleicht auch, wir werden da noch ein bisschen,
oder ich werde da jetzt auch ein bisschen einerzählen, aber du hast eine Fragestellung
eben, zum Beispiel, wie sieht die Digitalisierung aus in ein paar Jahren,
also so ein Zielbild und eine Fragestellung dazu und dann auch konkret die Fragestellung,
was kann ich, was können wir jetzt konkret dafür tun.
Also wenn das Konstrukt da ist, dann geht es eben los und dann wirst du schon
mal die erste Runde Ideen entwickeln,
Möglichkeiten, Maßnahmen aufschreiben und da fand ich schon mal sehr schön,
diese Sechsecke, die sind halt jetzt nicht riesengroße Sechsecke und unbegrenzt
groß und zusätzlich gibt es schon die Vorgabe zu sagen,
ja maximal drei, vier Zeilen und nicht lesbar schreiben, nicht zu klein werden und konkret.
Also im Endeffekt ein Tunwort, man sollte da irgendwie auch draufpassen.
Das war für mich selber, obwohl ich ja selbst Moderator bin und das auch meinen.
Kundinnen immer wieder sage, war das so, okay, ganz schöne Herausforderung,
das erste Mal schon für mich selber nachzudenken, was habe ich da in der Ideenfindung,
fand ich total spannend.
Und dann hast du da so acht Plätzchen, so sechsecke beschrieben und dann kommst
du zum Tisch und dann sagt er von mir, So, jetzt geht ihr zu zweit zusammen
und aus diesen insgesamt 16 Karten, die ihr da habt, ja, jetzt hier nochmal reduzieren auf 12.
Aha, ja, vielleicht ist auch was Doppeltes drinnen, sofort ein Mechanismus entstanden,
guck mal, das passt ja irgendwie zusammen, da könnten wir doch größer werden
und schreiben einfach nur.
Das ist ein typischer Trick, aus zwei macht eins und dann zählt das nur noch
als eins, hat aber den gleichen Inhalt drin.
Und was schön passiert ist ja in unserer Insel, wir waren zu sechs auf unserem Tisch,
ist dann nämlich am Ende ein Plätzchen rausgekommen, wo totaler Überbegriff
war, mit einem Workshop muss ich einrennen in den Gesamtprozess.
Wow, was für eine konkrete Maßnahme.
Aber wir haben ja selber gemerkt, konkret sein ist das eine,
aber auch dieses hart Priorisieren, was im Endeffekt, das fand relativ stark
am Anfang des Workshops schon statt, wo du direkt gezwungen bist,
Reduktion, Reduktion, Reduktion,
und dann auch wieder, welche Maßnahmen bringst du rein ins Feld,
die dann auch zu argumentieren und dann wieder zu reduzieren.
Sagen, okay, passt das da rein? oh, jetzt darfst du nur noch drei raufbringen aufs Plätzchen.
Da kann man natürlich spielen in der Moderationsrolle.
Wo soll die Richtung hingehen? Wie viele Leute habe ich vor dem Tisch?
Da gibt es genaue Möglichkeiten.
Aber das fand ich für mich die größte Erkenntnis, schon nochmal auch selber wieder zu erleben.
Mensch, priorisieren, priorisieren, priorisieren. Erstmal für mich selber ist
ja ein Blickwinkel, aber der zweite Blickwinkel ist ja im Sinne der Fragestellung,
im Sinne des Unternehmens.
Ja, und auch wenn das dir vielleicht jetzt ein bisschen und euch da draußen
ein bisschen banal vorkommt oder sich banal anhört zu sagen,
ja gut, da muss man halt reduzieren.
Es ist nicht nur so, dass man reduzieren muss, weil der Alltag im Alltag nicht alles schaffbar ist.
Es ist tatsächlich so, dass in der Reduktion eine Art von Magie stattfindet.
Also ich kann es gar nicht so genau beschreiben, aber die Dinge,
die übrig bleiben, die werden wertvoller und die gewinnen plötzlich an,
die gewinnen etwas, ohne dass inhaltlich etwas dazukommt.
Das Bild wird klarer und diese Klarheit und Schärfe, die hilft dabei,
tatsächlich wesentliche Dinge dann auch tatsächlich umzusetzen und nicht in
dem Umsetzungswillen stecken zu bleiben.
Also insofern, das ist die Essenz, auf die wir euch nochmal hinweisen wollen,
zu sagen, produziert gerne mehr Ideen.
Es kann immer mehr Ideen geben und nutzt danach tatsächlich den Schritt,
die Magie des Reduzierens.
Also cuttet Dinge weg und gerne so weit, bis es schmerzhaft ist.
Also es macht Sinn, Dinge auch wegzulegen, die schmerzhaft sind, weil da steckt,
das sind genau die Ablenkungs, die Themen, die auf der Kippe stehen,
auf der Grenze, von denen man sagt, die möchte ich eigentlich auch noch drin
haben, aber die gehen eigentlich nicht.
Da steckt die Erkenntnis drin zu sagen, die gehen eigentlich nicht,
die gehen wirklich nicht, die gehen vielleicht als zweites und in dem Moment,
wo ich genau diesen Schmerz ertrage, als Team da durchgehen kann,
kann ich die freigefahrende Ressource tatsächlich auf das Fokusthema legen.
Mhm. Und dann auch wirklich zu sagen,
die Sachen, die man weglässt, eben dann nicht das, was man dann neu schreibt
oder was mir sich dann einfällt, zu groß wieder zu werden oder global zu werden,
sondern wirklich versuchen, fokussiert euch auf konkrete Geschichten,
konkrete Maßnahmen, Dinge, die ihr tatsächlich umsetzen könnt,
im besten Fall ab morgen.
Weil Tobi, so wie du sagst, das Tagesgeschäft ist meistens ja auch noch ongoing.
Man ist vielleicht nicht nur in einem Projekt drinnen, sondern vielleicht in
mehreren Ideen oder Projekten, die man umsetzen will.
Könnte man auch da schon hinterfragen, wie zielführend und sinnvoll ist es eigentlich,
neben Tagesgeschäft zusätzlich noch drei, vier Innovationsprojekte voranzutreiben?
Da gucken wir auch gerne immer wieder mal hin wie viel Zeit bleibt eigentlich
tatsächlich dann für das eine und wenn man sich dann in der Vielzahl an,
Baustellen, die man so versucht voranzutreiben sich dann auch nicht konkretisieren
kann, ja dann brauchst du ganz viel, aber hast nichts.
Das klingt jetzt alles selbstverständlich wenn ihr nicht beteiligt seid in der
Beteiligung geht halt manchmal dieses Selbstverständnis verloren also helft,
euren Teams da tatsächlich klar zu werden und traut euch, Dinge wegzulassen und die dazu zu führen,
also tatsächlich den Fokus auf die wesentlichen Dinge zu legen und nutzt die Methode des,
ich meine, das ist ja jetzt erstmal nur ein Workshop, das muss ja nicht wirklich
so sein, aber das wäre ja ein sinnvoller, valider Anfang, das erstmal im Workshop
wegzulassen und da zu schauen,
wie schmerzhaft ist das und dann quasi tatsächlich in den Beschluss zu gehen
und es auch in die Realität umzusetzen.
Ja, das finde ich für mich auch da, und das können auch andere Priorisierungsmethoden,
aber fand ich da auch nochmal sehr spannend.
Wir hatten am zweiten Tag direkt auch zwei Praxisfälle.
Fand ich total cool, dass es möglich war. Ähm,
Dann auch zu merken, wer kann denn eigentlich wie entscheidend priorisieren?
Auch in dem Praxisfall, den wir hatten, entscheidet ihr alle gemeinsam,
was ihr da zu dieser Fragestellung macht?
Oder wie geht es eigentlich der Führungskraft mit der Entscheidung, mit der Priorisierung?
Das finde ich wird da auch nochmal einfach deutlicher, zu sagen,
wer entscheidet eigentlich wie, wem gehört die Entscheidung und das transparent machen.
Alle Wege sind okay, aber das eben transparent zu machen, Weil dann kannst du
dir auch, wenn Klaas die Führungskraft entscheidet, dann kannst du jegliche
Art Priorisierungsmaßnahmen davor eigentlich sparen.
Dann ist es vielleicht eher so ein Interessensbekundungsverfahren und Meinungs-Hören-Verfahren.
Wenn aber deutlich wird, am Ende entscheidet eh eine Person.
Wie gesagt, kann valide sein und durchführbar, aber dann kann man sich alle
vorgeplänkelnden Partizipationsverfahren einfach sparen.
Auch das ist ja eine Art von Reaktion. Ja, gerne, Tobi.
Ich danke dir. Und wenn ihr Fragen habt dazu, zum Reduzieren zur Methode,
meldet euch gerne bei uns.
Genau, meldet euch gerne und schaut euch gerne auf unserer Website judithandresen.com vorbei.
Die haben wir jetzt im neuen Gewand ganz refresht.
Und gebt uns gerne Rückmeldung dazu, wenn ihr irgendwo noch einen Fehler findet.
Nicht, dass es welche gäbe, aber falls doch, könntet ihr euch gerne melden.
Und natürlich schaut euch unsere agile Facilitator-Ausbildung an.
Die startet demnächst und wir würden uns freuen, wenn ihr dafür ein bisschen
Werbung machen würdet und oder selber vorbeischauen würdet.
Tipptopp! Dann bis zum nächsten Mal!
Bis zum nächsten Mal! Danke dir!
Lukas Steurer
00:00:44
Tobias Ranft
00:00:54
Lukas Steurer
00:00:57
Tobias Ranft
00:01:23
Lukas Steurer
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Tobias Ranft
00:03:46
Lukas Steurer
00:06:00
Tobias Ranft
00:07:35
Lukas Steurer
00:07:44
Tobias Ranft
00:08:59
Lukas Steurer
00:10:54
Tobias Ranft
00:11:52
Lukas Steurer
00:12:37
Tobias Ranft
00:14:00
Lukas Steurer
00:14:36
Tobias Ranft
00:14:38