FOKUS TEAM • BERATUNG JUDITH ANDRESEN (BJA)

BERATUNG JUDITH ANDRESEN

Schnellschätzverfahren für Gruppen

In dieser Episode diskutieren wir mit Tobias Ranft Gruppenschätzverfahren wie T-Shirt-Größen und Magic Estimation, deren Einfluss auf Teamarbeit, Kommunikation und Vertrauen sowie die Ermutigung, neue Methoden auszuprobieren.

01.04.2025 16 min

Zusammenfassung & Show Notes

In dieser Episode des Podcasts Fokusteam besprechen wir, Lukas Steurer und Tobias Ranft, die verschiedenen Verfahren zur Gruppenschätzung und deren Bedeutung für eine effiziente Teamarbeit. Unser Fokus liegt auf der Frage, wie Schätzmethoden nicht nur zur genauen Beurteilung von Projekten oder Aufgaben eingesetzt werden können, sondern vor allem, wie sie das Miteinander innerhalb eines Teams fördern und vereinfachen. Wir reflektieren über unsere Erfahrungen mit Gruppenschätzverfahren und beziehen uns auf das zuvor behandelte Thema des Geschäftswert-Pokers. Gemeinsam erörtern wir, dass es bei Schätzungen häufig nicht nur um die genaue Zahl geht, sondern vor allem um den Dialog und die Sichtweisen der Teammitglieder. Wir stellen fest, dass die Auswahl der Methode entscheidend dafür ist, wie produktiv und zielführend Diskussionen verlaufen können. Im Zuge der Diskussion bringen wir verschiedene Verfahren ins Spiel, darunter die T-Shirt-Größen-Methode und das Magic Estimation. Die T-Shirt-Größen-Methode, die wir als besonders anschaulich empfinden, ermöglicht es Teams, komplexe Aufgaben schnell und intuitiv einzuschätzen. Verantwortliche ModeratorInnen können diese Methode flexibel einsetzen, um die Diskussion zielgerichtet zu steuern. Das Magic Estimation hingegen trägt zur schnellen Einordnung von Aufgaben bei, indem es den Teilnehmern ermöglicht, direkt an den Zahlen und Schätzungen zu arbeiten, ohne sich in langen Diskussionen zu verlieren. Wir betonen zudem die Wichtigkeit der Moderation und den Umgang mit unterschiedlichen Perspektiven im Team. Bei der Verwendung von Schätzmethoden ist es entscheidend, dass alle Teammitglieder sich aktiv beteiligen können, und dass eine transparente Kommunikation zwischen den Teilnehmern stattfindet. Gerade in komplexen Umfeldern, wo unklare Planungen teilweise die Norm sind, erfassen diese Methoden nicht nur die Komplexität von Aufgaben, sondern stärken auch das Gemeinschaftsgefühl und das Vertrauen innerhalb des Teams. Abschließend reflektieren wir, dass die Wahl der richtigen Schätzmethode je nach Komplexität und Homogenität der Aufgaben variiert. Dabei werfen wir einen Blick auf die Badewannenmethode und das Estimation Game als alternative Ansätze, die ebenfalls ihre Vorteile in der Teamdynamik haben können. Unser Ziel ist es, die Zuhörer zu ermutigen, mit verschiedenen Verfahren zu experimentieren und gleichzeitig den Wert des gemeinsamen Austausches und der Diskussion in den Vordergrund zu stellen.

Transkript

Lukas Steurer
00:00:33
Ja, wir sind live in unserem Podcast Fokusteam. Herzlich willkommen zu einer neuen Folge hier mit mir, Lukas Steuerer und Tobias Ranft. Mein Kollege ist auch dabei.
Tobias Ranft
00:00:44
Live dabei.
Lukas Steurer
00:00:45
Live dabei. Ich dachte gerade, wenn ich das so mich vorgestellt habe, dann nicht. Da gibt es irgendwie so ein Sprichwort. Der Esel nennt sich immer zuerst. Schön, Tobi, dass wir wieder zusammen im Studio sitzen hier und eine neue Folge aufnehmen. Wir wollen heute ganz viel über Schätzen sprechen, Gruppen schätzen, nicht nur schwätzen, sondern auch schätzen. Ja, ich habe heute...
Tobias Ranft
00:01:09
Heute Karlauertag.
Lukas Steurer
00:01:13
Fasching ist schon vorbei.
Tobias Ranft
00:01:15
Also passend zum 1. April ist tatsächlich, können wir ein bisschen karlauern tatsächlich.
Lukas Steurer
00:01:22
Ja, ich bin gut gelaunt und das Wetter ist gut und ich lasse mir die Freude auch nicht nehmen. Insofern, Tobi, du hast was mitgebracht und wir haben was mitgebracht. Wir wollen über Schätzen-Gruppenschätzverfahren sprechen. Wir haben letztes Mal ja schon über Geschäftswert-Poker gesprochen und gesagt, oh, da lohnt sich wahrscheinlich auch nochmal tiefer eintauchen. Machen wir gerade wieder viele Erfahrungen in Teams und was da eigentlich für ein Hebel drinstecken kann hinter Gruppenschätzverfahren. Und wie so oft, es geht so gar nicht zwingend nur um die Methode, sondern das, was eigentlich die Methode alles ermöglicht. Aber trotzdem, natürlich, welche Methode ist es eigentlich? Tobi, du hast es mitgebracht. Warum hast du es mitgebracht?
Tobias Ranft
00:02:05
Ja, also vielleicht, um ein bisschen auszuholen. Wir haben beim letzten Mal ja über Schätzpoker gesprochen und die Vorteile, dass es halt am Ende gar nicht um die Zahl geht, sondern um den Inhalt. Jetzt ist es so, Schätzverfahren sind ja sehr vielfältig. Geschäftswerte kann man schätzen, Risiko kann geschätzt werden, Umfänge, Komplexität kann geschätzt werden. Das sind so die typischen Sachen, aber darüber hinaus gibt es natürlich noch viel mehr, sowas wie Spaßfaktor, Attraktivität. Man kann enorm viele Dinge schätzen. Die Problematik, die alle haben, ist, wir haben zu wenig Zeit. Und darum ist immer die Frage, wie kriegen wir eigentlich ein gutes Zeit-Invest- und Output-Level hin? Und diese Verfahren, die sind nicht dafür da, um euch das Leben von Teams komplizierter zu machen, sondern einfacher. Und damit das Leben auch tatsächlich einfacher wird, ist die Frage, wie sind denn jetzt einfache Schätzverfahren? Wir haben hier jetzt ein Bündel von Aufgabenstellungen oder Ergebnissen oder ein Bündel von Karten, sage ich mal, kann man auch lose sagen, die wir irgendwie einschätzen wollen und im Vergleich zueinander bringen wollen und wie kriegen wir das jetzt hin?
Lukas Steurer
00:03:19
Ja, und da, genau.
Tobias Ranft
00:03:21
Da haben wir Verfahren für mitgebracht. Wie kriegen wir das als Gruppe gut hin?
Lukas Steurer
00:03:24
Genau, und ich würde sagen, alle Verfahren haben so ein bisschen auch im Hintergrund mit dabei. Es gibt so einen schönen Spruch, es wurde schon alles gesagt, aber noch nicht von mir. Und das wird versucht, durch solche Gruppenschätzverfahren auch so ein bisschen auszuhebeln, weil man kann sich vorstellen, und ihr könnt euch vielleicht vorstellen, wenn ein Team so 10, 20 Sachen zu schätzen hat, einmal auch zu priorisieren hat und verschiedene Dinge besprechen möchte. Wenn zu allen Themen alle etwas sagen, dann wirst du nicht fertig. Das ist einfach. Langwierig, ineffizient. Man muss natürlich gucken, es gibt Themen, da ist es vielleicht wichtig, dass alle auch wirklich etwas sagen dürfen. Aber in den meisten Fällen ist es halt so, mitnichten müssen alle dazu etwas sagen. Und da fangen eben solche Methoden an. Und ich fange schon mal mit einem an, tatsächlich. Ich finde ganz cool, T-Shirt-Sizes. Das ist so ein sehr einfaches Verfahren, weil jeder kennt es, T-Shirt-Größen von X-Large und man kann auch dreifach X-Large machen, aber bitte nicht zu groß machen, sondern einfach X-Large, Large, Medium, Small, vielleicht noch ein XS dazu, aber alleine schon, wenn man so drei, vier unterschiedliche Größenkategorien hat, kann das schon mal super hilfreich sein einzuordnen im Sinne von nach Frage Komplexität stellen oder vielleicht nach Aufwand, wobei da muss man immer ein bisschen aufpassen bei Aufwand, ähm, Wer beurteilt denn diesen Aufwand? Nach Zeit würden wir aus unserer Sicht wenig bis gar nicht schätzen, weil auch da jemand, der lange dabei ist oder erfahren ist, macht das vielleicht in fünf bis zehn Minuten. Und jemand, der neu ist, braucht da wesentlich länger. Das ist dann auch schwierig einzuschätzen. Ja, also T-Shirt-Größen finde ich schon mal richtig, richtig cool. Lassen sich halt schnell auch realisieren. Post-it schreiben, die T-Shirt-Größen draufschreiben. Und dann kann man schon loslegen.
Tobias Ranft
00:05:22
Ja, neben der Abstraktionsstufe, die Lukas gerade erwähnt hat, zu sagen, weg von Zahlen hin zu eben etwas Abstrakten, Fiktiven, haben T-Shirt-Sizes den Vorteil, dass sie vielleicht ganz ohne Methode einflechtbar sind. Also ich brauche ja jetzt kein bestimmtes Verfahren und es lenkt eben nicht von dem ab, was wir eigentlich tun wollen. Und so könnt ihr als ModeratorInnen und TeamentwicklerInnen, könnt ihr das einfach so mal fragen. Ist denn das ein L, ist das ein M? Das muss man ja auch nicht für alle machen. Also insofern kann das ganz hilfreich sein und das ist eben auch ein Punkt, lasst euch von den Methoden nicht ablenken, von dem eigentlichen Inhalt, was ihr erreichen wollt. Behaltet das Ziel im Blick und vielleicht reicht sowas Einfaches. Ein anderes Verfahren, das wir erfolgreich einsetzen, auch in unseren agilen Basistrainings, ist Magic Estimation. Da wird quasi das Bündel aufgeteilt, jeder kriegt einen Teilstapel in die Hand gedrückt. Und jetzt haben wir da so, haben wir Zahlen auf dem Boden liegen und sortieren hier einfach, jeder sortiert das, was er da hat. Erstmal den Zahlen zu, nach Best Guess und dann diskutieren wir nur noch über die Dinge, die umgelegt werden sollen. Also danach gibt es irgendwie eine Lesephase, wo man versteht, was liegt eigentlich wo und dann kann immer eine Person eine Karte, woanders hinlegen mit Begründung. Und so versucht man quasi dann ein gemeinsames stimmiges Bild herauszufinden. In Klammern, als Moderator würde ich sehr stark darauf achten, welche Karten werden gar nicht bewegt, weil die kann ich vielleicht sogar sehr schnell einfach wegräumen und identifizieren. Ich habe vielleicht 20 Prozent, manchmal habe ich nur 5 Prozent, die diskussionswürdig sind, vielleicht sogar nur einzelne Karten, Dann lassen wir uns die Karten einfach nochmal aussortieren, die diskussionswürdig sind und fragen, was steckt da eigentlich drin? Vielleicht müssen wir uns denen anders nähern, aber wenn wir schon mal 80, 90, 95 Prozent einfach so durchgeschätzt haben, in einem Wurf ist das grandios. Das ist ein superschnelles, intensives Ergebnis. ist.
Lukas Steurer
00:07:43
Ja, und du hast das vielleicht auch nochmal, wie genau geht das? Genau, also im Endeffekt, es lohnt sich zu Beginn, gerade wenn man neu anfängt mit solchen Methoden, mal so eine Referenz, ja, Story, eine Referenzkarte herzunehmen, zu sagen, okay, bei den T-Shirt-Größen zum Beispiel, was ist so eine mittlere Komplexitätsstufe? Und dieses Ticket mal da hinzulegen, zu sagen, okay, daran orientieren wir uns mal für die erste Runde. Ist das jetzt weniger komplex oder mehr komplex oder auch bei den Zahlen diese Referenz, sorry, kann man dann, wenn man das mehrmals gemacht hat, kann man dann nochmal drauf gucken passt die Referenz eigentlich oder nicht, aus unserer Erfahrung, die Teams werden da eingespielt, da haben mit jedem Mal üben, kriegen sie raus, okay, um was ist es wichtig eigentlich zu sprechen, und kriegen auch ein Gefühl von der Einordnung ihrer Karten. Das ist das eine und das zweite, was du schon angesprochen hast auch gucken eben, welche Karten werden nicht bewegt, bloß es gibt so einen Moment, gerade bei Magic Estimation, wo dann angefangen wird, ja, ich verlege diese Karte, parallel werden noch drei andere Karten einfach verlegt, ohne Begründung. Und da auch hinzugucken in der Moderation und zu sagen, stopp, nicht alle durcheinander, weil sonst entsteht keine Transparenz, sondern wenn jemand eine Karte, ein Ticket verlegen möchte, dann bitte geordnet hingehen und auch eine Begründung hinzugeben und nicht nur, weil ich es glaube oder meine oder weil ich es sage, sondern versuchen eine technisch inhaltliche Begründungssichtweise reinzubringen, was steckt da vielleicht dahinter, dass das vielleicht einen höheren Komplexitätsgrad hat. Und dann kann die nächste Person hingehen und wenn die nächste Person sagt, oh Mensch, ich sehe genau bei der Karte das anders, kann das erstmal auch begründen und sagen, ich lege das vielleicht dahin und vielleicht trifft man sich dann in der Mitte tatsächlich, aber das Wesentliche, was man erreichen möchte ist, wenn zwei, drei Leute sagen, bei einer Karte, ich sehe das so und so, dass sie genau darüber sprechen, das transparent machen und nicht einfach nur Karten bei Punkten hin und herschieben, sondern darüber sprechen, warum glaube ich, hat das die Komplexität oder eben diese Komplexität und so kriegt man, was wir beim letzten Mal hatten, beim Geschäftswert-Poker, kriege ich halt die unterschiedlichen Sichtweisen, Erfahrungsschätze und Einschätzungen auch in den Raum. Dafür kann das Team, kann Einzelne aus dem Team auch gut profitieren und lernen.
Tobias Ranft
00:10:12
Die Abwandlung davon, Badewannenmethode, ich will mich jetzt über Namen und Begriffe gar nicht streiten, manche nennen auch das schon Badewannenmethode, Die Abwandlung davon könnte sein, ich bilde zuerst Bündel und Gruppen und sage, die sind ungefähr gleich und dann klebe ich danach Zahlen dran. Das finde ich auch eine interessante Variante, zu sagen, lass uns mal erstmal Haufen bilden von Sachen, die sehr ähnlich sind und danach finde ich eine Skala, die passend dazu ist. Das könnten dann ja auch theoretisch T-Shirt-Size sein. Manchmal führt das zu einfacheren Ergebnissen. Also nur, dass ihr das als Variante mal gehört habt.
Lukas Steurer
00:10:54
Und meistens genau bei solchen Verfahren kommt dann, oh Mensch, ich brauche viel mehr Zeit, weil ich habe noch gar nicht alle Tickets gelesen im Detail oder jetzt schätzt eine Gruppe ja diese Karten schon mal ein in der Kategorie und ich diese. Aber das ist ja eigentlich, das passt ja doch gar nicht. Die haben die noch gar nicht gelesen. Ja, richtig, die haben die noch gar nicht gelesen. Weil wo bewegen wir uns häufig, wenn wir solche Verfahren anwenden, in einem komplexen Umfeld, wo der ganz klare Plan meistens nicht erarbeitbar ist im Vorwege, sondern es gibt eine ungefähre Richtung, es gibt eine ungefähre Ahnung und wir erleben häufig, dass viele Tickets, gerungen wird und gestritten wird, diskutiert wird, zwei Wochen später heißt es dann, ja, kommt eh nicht. Und dann kann man sich die Diskussion auch sparen im Vorweg, sondern es geht im Vorweg, wirklich eine grobe Einschätzung zu haben und wenn es dann konkret wird, an dem Ticket wirklich zu arbeiten, dann braucht es eben, in einem Planning oder in einer Diskussion, wie auch immer, eine technische Einschätzung zu sagen, okay, jetzt lass uns das nochmal runterbrechen und einen Fahrplan bauen, wenn es dann wirklich konkreter wird. Meistens sind solche Verfahren wirklich relevant, wo es grobe Einschätzung geht, eine grobe Richtung und da brauche ich noch nicht die Perfektion erarbeiten.
Tobias Ranft
00:12:04
Ja, auf jeden Fall.
Lukas Steurer
00:12:07
Das verlangt halt viel ab bei vielen Teilnehmerinnen, zu sagen, auch anzukennen und auch nehmen zu können, okay, ich vertraue darauf, dass jetzt drei, vier Kolleginnen da vielleicht auch eine Einschätzung abgegeben haben erstmal und die passt. Ich habe eine Möglichkeit, mich zu beteiligen, gleichzeitig auch zu verstehen, es muss noch nicht in der Detailtiefe jetzt alles passieren und gesagt werden.
Tobias Ranft
00:12:29
Ich vielleicht der Vollständigkeit halber noch eine letzte Variante, die nennt sich Estimation Game. Die würde ich dann wählen, wenn die Themen, die Items insgesamt alle sehr unterschiedlich groß sind und eigentlich da wenig Homogenität und wenig Abgrenzung sozusagen stattfinden kann. Dann geht es darum, zusammen eine Reihe zu bilden. Also, ich lege erst eins hin, dann lege ich noch eins hin, dann ist es größer, ist es kleiner, dann lege ich noch eins hin und so weiter. Und so legen wir nacheinander unsere Themen und Items dahin und kriegen eben eine Einschätzung und bilden danach dann die Skala. Also schauen erst mal, dass das alles, dass die Reihe stimmt und dann bilden wir eine Skala. Ich muss sagen, dass wenn wir da jetzt zum Beispiel nach Geschäftswert oder nach, tatsächlich, wie soll ich das sagen, oder zum Beispiel nach Priorität, was ist aus unserer Sicht Priorität? Also strittige Themen da schätzen lassen, strittige Skalen, dann wird es knifflig. Also weil dann sind wir nach dem zweiten, dritten, fünften, also jedes Item, du hast da liegt, macht die Skala differenzierter und schwieriger in der Einschätzung und da kann man sich sehr leicht quasi dann in der Diskussion fälligern. Trotzdem, wenn wir jetzt ein kleines Team sind, Dinge besprechen wollen und eben nicht so eine riesenstrittige Skala haben und sehr unterschiedliche Items, könnte das eine Variante sein, die hilfreich ist. Estimation Game. Genau. So, ich bin alles losgefeuert. Ich hab alles abgefeuert, was ich sagen wollte.
Lukas Steurer
00:14:14
Ja, und also vielleicht noch wenn ihr merkt, ihr kommt da gar nicht voran, dann nehmt einfach den alten Weg. Die Person, die am lautesten schreit, die gewinnt sozusagen. Oder vielleicht noch als Variante, die Person, die ja, wir haben ja 1. April, oder die Person, die am meisten zahlt, gewinnt, das sind doch gängige Methoden, die bisher vielleicht schon angewendet werden bei euch in der Organisation, warum diese auch aufbrechen. Soll zum Nachdenken anregen, gar nicht zum Verärgern, ja, zum Schmunzeln, zum Abschluss.
Tobias Ranft
00:14:50
In diesem Sinne, wir freuen uns auf ein nächstes Mal. Bis bald.
Lukas Steurer
00:14:55
Bis bald. Ciao.
Tobias Ranft
00:14:56
Danke, Lukas.