Selbstorganisation für Führungskräfte – Tipps und Tricks
Diese Tools sind für Dich als Führungskraft zur Organisation nötig
19.08.2024
Zusammenfassung & Show Notes
Was sind Schmerzpunkte, wenn ich keine Organisationstools nutze und mich nicht strukturiere? Und welchen Nutzen hat es für uns, wenn wir organisiert sind und Tools nutzen?
Darum geht es in der neuen Folge von „Leadership Masterclass – von den Besten lernen“. Die Hosts Brigitte Dyck und Hanna Rentschler machen einen Deep-Dive in die Selbstorganisation. Das Ganze ist zwar sehr individuell, trotzdem gibt es klare Vor- und Nachteile davon.
Denn wenn wir nicht strukturiert sind, verschwenden wir Zeit, hängen in Unübersichtlichkeit und Chaos, haben Kommunikationsprobleme und wenig Nachverfolgbarkeit und stehen unter erhöhtem Stress und Druck, weil halt eine Überforderung stattfindet.
Im Gegensatz dazu sind die Nutzenargumente für Organisation und die Nutzung von Tools fokussiertes Arbeiten, strukturierte und nachvollziehbare Kommunikation, ein transparenter Überblick, klare Strukturen und die Reduzierung von Überforderung und Stress.
Brigitte hat festgestellt, dass viele, vor allem Führungskräfte, keine Zeit haben und im täglichen Doing immer etwas dazwischenkommt. Dabei ist es wissenschaftlich erwiesen, dass man 20 Minuten Zeit benötigt, um bei der Unterbrechung einer Aufgabe, an der man hochkonzentriert gearbeitet hat, wieder reinzukommen.
Hanna strukturiert sich gerne mit Outlook, hat aber auch viele Zettel. Dabei nutzt sie verschiedene Farben in Outlook. Es gibt z.B. die Technik, allen operativen Aufgaben, allen Führungsaufgaben und allen organisatorischen Aufgaben jeweils andere Farben zuzuordnen. So kann man auch rückblickend erkennen, womit man die eigene Zeit verbracht hat.
Auch Benachrichtigungen ausschalten wirkt so einfach, durch weniger Ablenkungen ist man aber viel effektiver. So kann man manchmal in einer Stunde mehr schaffen als abgelenkt an einem halben Tag.
Brigitte sortiert Dinge gerne im Eisenhower Modell nach dringlich, nicht dringlich, wichtig und nicht wichtig ein. Wenn die dringlichen und wichtigen Dinge erledigt sind, entsteht oft Erleichterung.
Auch Mail-Regeln und klare Kommunikation helfen bei der Organisation: So wenig Menschen in den CC setzen und in Meetings nur die Personen einladen, die wirklich wichtig sind.
Brigitte schreibt sich gerne morgens 5 Themen auf, die sie dann priorisiert und genau in dieser Reihenfolge abarbeitet. Zudem hat sie eine Mind Map mit Themen bis Ende des Jahres, die sie dann auf 3 Monate und dann auch auf einen Monat runterbricht.
FührungsQuickie: Eisenhower, 5 Themen priorisieren, Themen farblich im Kalender markieren, Mindmap, Timer nutzen, Nein sagen, CC bewusst nutzen, Meeting-Kultur, Ziele festlegen, konsequent sein, Eat that frog
Sense or Nonsense: Brauchen wir Tools zur Strukturierung? Ja, das müssen nicht unbedingt große Tools sein, eher Hilfsmittel, z.B. den Kalender. Man muss immer anschauen: Macht das für mich Sinn? Und dann aber auch dranbleiben. Wie kann ich mich in dem Rahmen modifizieren?
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Kapitel:
00:00:00 Intro in die Folge
00:01:32 Sense or Nonsense
00:03:40 Werbung in eigener Sache
00:05:18 Sich selbst strukturieren
00:07:22 Struktur von Hanna
00:12:29 Hochkonzentriert arbeiten
00:14:54 Eisenhower Modell
00:16:49 CC-Dilemma
00:21:06 Hacks von Brigitte
00:27:11 Abhängigkeit von anderen
00:29:12 FührungsQuickie
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