Smart Hacks für IT Projektmanager

Sidekick Network

Since 12/2024 6 Episoden

Effektive Ressourcenplanung in IT-Großprojekten

Wie IT-Projektmanager durch clevere Strategien und Prozessoptimierung komplexe Herausforderungen meistern.

17.04.2025 20 min

Zusammenfassung & Show Notes

In dieser Folge ist Andreas Stoffel zu Gast. Er ist Experte für Ressourcenplanung und Prozessoptimierung und bringt wertvolle Erkenntnisse aus seiner Arbeit in einem großen Pharmakonzern mit. Dort war er an einem der größten Wissenstransformationsprogramme beteiligt, das sowohl technische als auch organisatorische Herausforderungen in der Ressourcenplanung umfasste.

In diesem Gespräch teilt Andreas praxisnahe Hacks, die direkt anwendbar sind, um komplexe IT-Projekte effizienter zu gestalten. Dabei geht es unter anderem um:

Effektive Ressourcenplanung
Strategien zur Optimierung von Prozessen
Erfolgreiche Umsetzung in globalen Unternehmen

Der Podcast bietet wertvolle Einblicke und konkrete Handlungsempfehlungen für IT-Projektmanager, die mit Herausforderungen in der Ressourcenplanung und Prozessoptimierung konfrontiert sind.

📢 Episode: Effiziente Ressourcenplanung in IT-Projekten – Praxisnahe Hacks mit Andreas Stoffel

🚀 Wie du durch clevere Strategien und Prozessoptimierung komplexe Herausforderungen meisterst

In dieser Folge haben wir Andreas Stoffel zu Gast – einen Experten für Ressourcenplanung und Prozessoptimierung mit umfangreicher Erfahrung in globalen Unternehmen. Gemeinsam sprechen wir über die größten Herausforderungen in der Ressourcenallokation und wie Projektmanager durch smarte Strategien ihre Projekte effizient steuern können.

🔍 Was dich in dieser Folge erwartet:

✅ Warum eine durchdachte Ressourcenplanung der Schlüssel zu erfolgreichen IT-Projekten ist
✅ Die vier wichtigsten Hacks für eine effizientere Projektsteuerung
✅ Wie Unternehmen Wissenstransformation strategisch angehen können
✅ Herausforderungen und Lösungen in der Ressourcenoptimierung großer Organisationen
✅ Praktische Tipps für IT-Projektmanager, um sofortige Verbesserungen zu erzielen

🎧 Jetzt reinhören und wertvolle SmartHacks für dein nächstes IT-Projekt mitnehmen!

📌 Mehr Infos zu Andreas Stoffel: https://www.linkedin.com/in/andreas-stoffel/
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Transkript

Hallo und herzlich willkommen bei SmartHacks für IT-Projektmanager. Präsentiert von Sidekick Network, basiert unser Podcast auf der Erfahrung von über 20. 000 IT-Projekten. Bist du bereit, direkt zum Punkt zu kommen? Dann lass uns starten. Unser heutiger Gast ist Andreas Stoffel, ein Spezialist der seine Expertise im Bereich Ressourcenplanung und Prozessoptimierung in einem der komplexesten globalen Umfelder entwickelt hat. Während seiner Tätigkeit bei einem großen Pharmakonzern hat er an einem der größten Wissenstransformationsprogrammen mitgewirkt, das nicht nur technische, sondern auch organisatorische Herausforderungen der Ressourcenplanung auf höchstem Niveau umfasste. Er hat die Prozesse nicht nur begleitet, sondern aktiv gestaltet, sodass er uns heute insgesamt vier Hacks mitgebracht hat, die wirklich praxistauglich sind und direkt umsetzbar sind. Hallo Andreas. Hallo Andreas. Wenn wir über so komplexe Ressourcenplanungen reden, dann ist es einfach gleich reinzuspringen in die Probleme und die Hacks. Aber wo ist denn so eine typische Ausgangssituation, wenn man an das Thema herantritt, die du bei den meisten Kunden erlebt hast? Genau. Eine professionelle Mehrere Ressourcenplanung brauchen wir, wie du schon gesagt hast, wenn wir über IT-Großprojekte reden. Was zeichnet die aus? Zum einen müssen oft mehrere Teams gemanagt werden. Wir reden hier nicht über eine Teamgröße von neun Personen, was jetzt ein Team entspricht, beispielsweise. Wir haben eine hohe Fluktuation. Wir haben Komplexität innerhalb der Teamzusammensetzung, indem wir zum Beispiel interne, externe haben. Wir reden hier von mehreren hundert Leuten, mal eigentlich mindestens, bis nach oben offen. Und ich denke, bei den meisten fängt es da an, wo sie sich darüber Gedanken machen, wir sollten unsere Ressourcenplanung professionalisieren, wenn sie wissen, wir kommen mit unserer Excel Tabelle nicht mehr weiter. Jetzt einfach nicht mehr weiter, ja. Genau, weil die meisten werden das wohl so machen zu Beginn eines Projekts und dann wächst das Projekt einfach natürlicherweise und meistens fängt man mit einer Excel an und dann merkt man, okay, irgendwie reicht das uns doch nicht mehr. Es ist Das ist alles ein bisschen komplexer geworden und wir brauchen jetzt eine bessere Lösung. Wenn man über diese Organisation redet, über die wir sprechen, diese Projektorganisation, dann hast du schon angesprochen, interne, externe. Dann sind es ja verschiedene Beratungsunternehmen, die wieder verschiedene E-Mail-Adressen haben, verschiedene Verträge, die intern, die dann vielleicht aus anderen Abteilungen kommen, die vielleicht noch gar nicht irgendwie da ongebordet sind, und das in einem ständlichen Fluss, sozusagen. Absolut. Du hast jetzt gerade schon ein paar Da hast du ja Sachen genannt, die Herausforderungen, vor denen ich als Projektmanager jetzt beispielsweise stehe, wenn ich weiß, ich muss da jetzt was tun in meiner Ressourcenplanung. Es ist vielleicht unterschiedliche Plattformen, wo Maßnahmen von den Personen gesammelt werden. Interne laufen meistens über einer anderen Plattform als externe. Die E-Mail-Adressen können unterschiedlich sein. Im Idealfall hast du wenigstens mal einen eindeutigen Parameter, dem du jeder Person zuordnen kannst. Weiß auch nicht den Namen. Aber es sind noch andere Herausforderungen, wie beispielsweise, dass auch je größer und komplexer das Programm wird, dann hast du meistens auch einfach mehrere Rollen, die am Ende auch daran beteiligt sind: Wer kommt jetzt in dieses Projekt rein? Du hast Line Manager, du hast Hiring Manager, du hast Funktionale Manager, die Business Units und so weiter. Also einfach viele Stakeholder, die da mit dazu genommen werden müssen. Natürlich die Tools, die einfach auf Dauer mit der Anforderung überfordert sind, wenn du jetzt zum Beispiel mit einem Excel startet und dadurch kommt es in den meisten Fällen dazu, dass die Qualität einfach verloren geht. Du kommst nicht mehr hinterher mit deiner Ressourcenplanung oder überhaupt eine Übersicht zu haben: Wer ist jetzt überhaupt hier alles bei uns? Wer macht was? Und oft kommt es dadurch auch, wenn man es über längere Zeit hinaus zögert, das ein bisschen zu professionalisieren, auch zu einer Double Maintenance, dass du nicht nur dann dein eines Excel Sheet aktuell halten musst, sondern es sind ganz, ganz viele Excel Sheets, die … Dann vielleicht noch ein neues, was man sich überlegt hat. Genau, und dann fügst du auch einmal mal zwei zusammen, aber dann hast du trotzdem noch … Die zwei, die du zusammengefügt hast, werden trotzdem noch mal einzeln. Und dann gehst du in Urlaub. Genau. Das sind so die Herausforderungen, vor denen dann so ein Projektmanager steht Da ist dann am Endeff natürlich die Frage: Wie komme ich da raus? Das wäre jetzt auch der Punkt. Du hast ja vier Hacks mitgebracht. Hast du es jetzt auch viele Jahre selbst mit aufgebaut, begleitet, auch viele Fehler gesehen oder Dinge, die „Mir ist es okay, jedenfalls im Vorgespräch hatten wir das, die noch lange wehgetan haben, bevor man sie gelöst bekommen hat. Was wäre jetzt aus deiner Sicht der erste Hack, mit dem wir anfangen können? Ja, der erste Hack, den ich aus meiner Erfahrung mit auf den Weg geben kann, wäre: Überlegt euch nicht zuerst, was die Lösung sein kann, sondern als Allererstes: Was ist überhaupt mein Ziel? Wo möchte ich hin mit meiner Ressourcenplanung? Was möchte ich damit genau abdecken? Das Problem ist nämlich, hier gibt es nicht nur einen richtig, ein falsch. Die Ressourcenplanung kann super unterschiedlich aussehen und dadurch gibt es natürlich auch verschiedene Lösungen, wie man hinkommt. Und das birgt die Gefahr, dass am Ende eine Lösung implementiert wird, die überhaupt nicht erfüllt, was von Anfang an gefragt war. Deswegen, Hack Nummer eins: Die Prozessanforderungen an den Ressourcenmanagementprozess, die müssen ganz klar definiert sein. Und wenn du jetzt Prozessanforderungen sagst, das ist jetzt für mich etwas noch sehr allgemein. Kannst du das mit einem Beispiel unterfüttern, wie du das meinst oder woran man das festmachen kann? Ja, es müssen auf jeden Fall von Anfang an die Must-Haves, eingeplant werden. Vielleicht jetzt als konkretes Beispiel: Ressourcenplanung. Da könnte man sich jetzt überlegen, soll jetzt unser Resource-Management-Prozess auch Grundlage für unsere Budgetplanung sein Wir wissen alle, große Projekte, da ist natürlich einer der größten Kosten-Traiber immer das Personal. Wir haben interne Personen, wenn wir jetzt schon mal am Anfang darüber gesprochen haben, wir haben externes Personal. Und wenn wir uns überlegen, okay, unser Das Planning-Prozess soll auch Grundlage dafür sein, dass wir am Ende unsere Budgets planen können, dann musst du am Ende natürlich das harmonisieren. Also wenn die Antwort ist: „Ja, das ist ein Must-have für uns. Wir wollen das miteinander verbinden, Oder nein, ist es nicht, brauchen wir nicht. Wir brauchen nur eine reine Ressourcenübersicht, zu sagen, der und der arbeitet in diesem Team. Dann ist natürlich die Lösung am Ende, die du brauchst, eine komplett andere. Das eine ist vielleicht noch ein bisschen komplexer als das andere. Und konkret: Werd dir klar, welche Use Cases möchtest du mit deinem Prozess der Ressourcenplanung abdecken? Weil ein nachträgliches Aufrüsten von Use Cases verkompliziert oder verschlechtert dann im Endeffekt den Prozess. Da haben wir das Stichwort „Technical Debts oder „Process Debts, dass man einfach so eine gewisse Schuld eingeht, wenn man sie dann … Wenn Dass man später implementiert, dass man erst mal ein Workaround hat, der kostet. Absolut, genau. Du kommst zu Workaround oder auch zu den anderen Problemen, die wir am Anfang auch schon aufgezahlt hatten, „Double Maintenance, bis es dann so weit ist, bis du wieder das implementiert hast, was du eigentlich brauchst. Das sind ja eigentlich auch versteckte Kosten, die im Endeffekt dann alles für dich teurer machen. Genau. Deswegen nicht aufschieben und diese Must-Haves von Anfang an klar definieren. Okay. Und wenn wir das jetzt definiert haben und dieser Scope, die Anforderungen klar sind, was wäre dann der nächste Schritt aus deiner Sicht, der nächste Hack? Ja, genau. Nachdem wir uns im Prinzip klar sind, wie so unsere Wunschlösungen aussehen, was ist unser Ziel, gehen wir daran, wie simplifizieren wir den Prozess? In den meisten Fällen sollte es ja bereits einen Prozess geben und selbst wenn der Prozess, der gerade aktiv ist, nur diese Excel ist, von der wir am Anfang gesprochen haben, dann ist trotzdem die Frage: Wie simplifizieren wir den Prozess? Das heißt, du gehst hin und überlegst dir, welche Daten, die wir für die definierten Use Cases aus Hack Nummer Eins benötigen, liegen vor. Außerdem sollten wir dann auch vielleicht anhand eines kleinen Audits oder Workshops entscheiden, welche weiteren Daten benötigen wir, diesen Prozess so aufzusetzen, dass er uns auch nutzen kann. Wo machen wir vielleicht auch Karten? Ja, absolut. Genau. Oder was können wir reduzieren? Was können wir konsolidieren? Um einfach so lean wie möglich natürlich, aber es sollte alles beinhalten, was du raus, diese erwähnten Use Cases aus. Also diese Gradwanderung zwischen „Ich brauche alle Daten, meine Entscheidung treffen zu können, versus „Was ist wirklich praktikabel? Ja, absolut. Und das ist, denke ich mal, auch oft der schwierigste Teil, wo manchmal auch Kompromisse getroffen werden müssen, weil wir hier, wir haben auch gerade am Anfang schon davon gesprochen, du hast die unterschiedlichsten Stakeholder in diesem ganzen Prozess. Jeder hat vielleicht seine andere Erwartungen daran. Ein Project Manager möchte vielleicht was anderes als jetzt das Steering Committee oder jemand, der gar nicht Teil des Projektes, aber trotzdem seine Leute in dem Projekt hat. Deswegen, hier müssen vielleicht auch manchmal Kompromisse getroffen werden. Wenn wir jetzt noch mal über den Hack Prozessimplifizierung reden, ist natürlich auch nicht nur Quellendaten super wichtig, sondern im Idealfall sollte auch hier schon darauf geachtet werden, dass später so wenig Fehler wie möglich gemacht werden können, wenn es dann daran geht, dass die User mit dem Prozess arbeiten. Das heißt, hier sollte im Idealfall auch schon so viel wie möglich mit Templates, Vorlagen gearbeitet werden, vereinheitlichen Um dann später die Menge von individuellen Fehlern einfach zu minimieren. Es gibt dann zum Beispiel ein Beispiel, auch was bei mir schon mal aufgetreten ist. Da war einfach jedes ein Freitextfeld oder ein Großteil der Felder war ein Freitextfeld, anstatt vordefinierte Felder. Parameter zu haben. Genau, wenn du sowieso nur eine gewisse Auswahl hast an Parametern für eine bestimmte Spalte jetzt beispielsweise, dann gib die lieber vor, damit du wenigstens nicht zehn unterschiedliche Schreibweisen am Ende hast. Freitextfelder sind natürlich auch, unter Umständen werden die natürlich auch benötigt, aber ist natürlich am Ende deutlich schwerer auszuwerten. Ja, Jetzt haben wir ja auch die Situation beobachtet, dass Ressourcenplanung dann erst spät angefangen wird, weil hat ja Zeit. Wir müssen erst mal starten und dann wird das ins PMO gekippt. Das soll sich mal reingekippt, sondern da sind mal kümmern. Da kommt jetzt ein Hack ins Spiel, wo ich denke, da sagen alle: „Ja, war ja klar, aber ich glaube, dieser dritte Hack, Rollen und Verantwortlichkeiten, den du mitgebracht hast, der klingt so allgemein, aber ich glaube, der ist extrem Wichtig, oder? Ja, du hast recht, das klingt so ein bisschen simpel und ja, machen wir ja sowieso. Also hoffentlich. Genau, aber die Rollen und Verantwortlichkeiten, die müssen einfach in generell jedem Prozess, ob wir jetzt vom Resource-Management-Prozess reden oder auch von anderen Prozessen, müssen gestreamt werden. Das heißt, sie müssen vereinheitlicht und auch klar definiert sein. Man hat zum Beispiel auch oft, gerade in so einem Programm, wir hatten uns auch Wir haben schon gesagt, hohe Fluktuation, dass Rollen switchen. Und diese Rollen und Verantwortlichen müssen vereinheitlicht werden, damit dann auch klar ist, okay, wenn jemand weggeht, wer ist dann danach dafür verantwortlich? Das sind auch oft Probleme, die am Anfang nicht gedacht werden? Was ist, wenn jemand die Rolle wechselt? Wer macht es dann? Leute entwickeln sich auch weiter. Richtig. Oder ganze Dienstleister werden ausgetauscht. Genau. Und deswegen auch hier eine Empfehlung, auch wenn das jetzt vielleicht nicht sehr agil klingt, aber würde ich trotzdem jedem empfehlen, eine Racy dafür aufzusetzen für diesen Prozess. Also wer ist für welchen Schritt in dem Prozess verantwortlich, Verantwortlichkeiten klären und am Ende damit natürlich Kommunikation und Transparenz zu verbessern. Und auch, wo wir hier auch gerade beim Thema waren, Fehler vermeiden. Auch das vermeidet Fehler, damit auch klar ist, nur diejenigen, die auch dafür vorgesehen sind, sollten gewisse Änderungen treffen können. Ja, auch mal andersherum gedacht. Manchmal werden ja einfach Änderungen ins Leben gerufen und derjenige hatte gar nicht die Macht, das zu tun. Das hat man auch schon erlebt. Unser Zuhöre werden jetzt schon bestimmt gemerkt haben, dass wir noch nicht einmal über Tools geredet haben. Ressourcenplanung ist viel Vorbereitung, aber trotzdem am Ende des Tages ist es dann in einem Tool oftmals, so hast mir das erzählt im Vorgespräch, wird mit der klassischen Excel gestartet und dann kommt man an sein Limit. Warum ist das so und wie würdest du an die Sache herangehen, wenn du jetzt sagen musst, wir setzen jetzt ein neues Ressource Planning auf. Wie machen wir das am besten vom Tool her? Absolut. Ich würde auch sagen, dieser vierte Hack von der Toolauswahl oder wie gehe ich die Toolauswahl an, fast auch so ein in die drei Hacks, die wir davor hatten, zusammen. Richtig, wir haben bisher noch nicht wirklich über Tools gesprochen, außer darüber, dass Excel vielleicht nicht so geeignet dafür ist. Excel ist in der Bedienung vielleicht ein bisschen zu einfach und dadurch hat es die Eigenschaft, dass viele Leute es benutzen und dadurch sehr viele Datenquellen geschaffen werden, viele verschiedene Excels. Aber unser Ziel, was natürlich wichtig für die Toolauswahl ist, sollte natürlich sein, dass du eine zentrale Quelle für die Ressourcenplanung hast und dadurch diese verschiedenen Excel-Dateien auch beiseitegelegt werden können. Und so auch einen hohen Mehraufwand wahrscheinlich vermeidest, wenn Leute verschiedensten Excel zusammenarbeiten. Oder wenn du so Monster-Excel hast, das kennst du ja auch. Wo du das aufmachst und erst mal ein paar Minuten warten musst. Erst mal einen Kaffee holen. Genau. Das haben wir alles schon gesehen. Da würde ich jetzt persönlich dann gucken, ist irgendwas, ein Online-Tool da, was gut verfügbar ist, wo ich mich nicht irgendwo einloggen muss? Was hältst du dann von dem Thema, dass du einfach mal bei ChatGPT deine Anforderungen sehr gut ausformulierst und schaust, vielleicht über ein Scoring-Modell zu finden, was ist jetzt für dich das, was am wertstiftesten ist? Ja, ein Scoring-Modell ist natürlich, wenn du mehrere Tools zur Auswahl hast, immer super. Da kannst du gewichten, welche der Anforderungen, die du hast, sind die jetzt am liebsten. Also eine Anforderung würde ich auch jedem noch auf den Weg geben. Man hat ja in etwa auch eine Vorstellung, wie groß die Datenmenge so ist. Die Performance muss stimmen. Sprich, die Datenmenge muss auch ein annehmbarer die Nachzeiten verarbeitet werden können. Du hast gerade schon gesagt, Excel, die man öffnet und irgendwie minutenlang laden. Das möchte keiner von uns. Damit arbeitet dann auch keiner. Weitere, vielleicht wichtige Eigenschaft, die das Tool haben sollte, was ich sehr empfehlen würde, ist, dass es auch Reporting-Möglichkeit bietet. Also so Dashboards und so was? Genau, am besten automatisierte Dashboards, die auch in Real-Time angepasst werden, weil hier schließt sich dann auch wieder der Kreis zu Punkt Nummer eins unserer Anforderungen. Ich bin mir ziemlich sicher, dass in der Zieldefinierung auch eine Reporting-Struktur mit Sicherheit definiert wurde, weil wir machen es ja nicht einfach aus Spaß an der Freude, sondern am Ende wollen wir irgendwas mit den Daten noch machen und das in verschiedensten Arten und Weisen reporten ans Steerco, ans Projektmanagement oder, oder, oder. Bei so Großprojekten hat man ja meistens auch eine riesen Reporting-Struktur. Genau. Und da ist es natürlich super, wenn das schon von Haus aus das liefert, weil ansonsten haben wir wieder vielleicht auch mehrere Datenquellen. Also nicht zuerst in das Tool reinspringen, wenn es heißt Ressourcenplanung, sondern erst mal die ersten drei drei Dinge erledigen und dann die entstandenen Anforderungen daraus nutzen, das richtige Tool auszusuchen. Genau. Kann man vielleicht jetzt sogar schon als Zusammenfassung sehen, dass man sagt: „Okay, klare Prozessanforderungen mit den Must-Haves die Prozessvereinfachung mit klacher Definition der Anforderungen und dann eben diese Rollen und Verantwortlichkeiten, nicht nur definieren, auch leben und am Ende die richtige Toolauswahl am besten mit den Denen Anforderungen, die man vorher subsumiert hat und mit einem schönen Scoring-Modell? Absolut. Ich denke, du hast gerade super gesagt, immer diese Zieldefinierung, die man am Anfang hatte, Definierung der Prozesseanforderungen, die müssen in allen diesen Nix muss immer beachtet werden. Also erst Prozess anvor und definieren, Simplifizierung mit der Sicherstellung, dass die Use Cases eingehalten werden können, Streamline von Rollen Verantwortlichkeiten, Toolauswahl und am Ende dann natürlich auch die Umstellung, Implementierung mit der Sicherstellung, dass Use Cases eingehalten werden können. Das Ganze sollte natürlich jetzt über den kompletten Prozess hinweg vom Change Management betreut werden. Das würde ich jetzt nicht als Hack hier klassifizieren, aber ich denke, das ist allgemein verständlich, dass die relevanten User, die später auch mit diesem Prozess arbeiten. Wir haben am Anfang schon gesagt, viele Stakeholder, werden frühzeitig mit ins Boot genommen, sollten sich dieser Ziele und Notwendigkeit auch bewusst sein und dann später, wenn es auch zum Tool kommt, auch trainiert werden, damit sie auch damit arbeiten können. Vielen Dank für die Zusammenfassung, dass du heute hier warst. Vielen Dank, dass ich hier sein durfte. Ich hoffe, es hilft dem einen oder anderen da draußen. Das denke ich, ja. Und wer mehr Infos dazu haben möchte und vielleicht auch mit Andreas mal in Kontakt treten möchte, in den Show Notes findet ihr dann auch die Kontaktdaten. Das wäre es dann für heute und vielen Dank für dein Dasein und bis zum nächsten Mal. Tschüss. Tschüss.