Smart Hacks für IT Projektmanager

Sidekick Network

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Erfolgsfaktor Betriebsübergang – Projekte sicher in den Alltag überführen

Wie IT-Projekte nachhaltig in den Betrieb übergehen können

30.03.2025 15 min

Zusammenfassung & Show Notes

Die Einführung neuer IT-Systeme oder deren Transformation stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Besonders der Übergang in den operativen Betrieb ist eine kritische Phase, in der Projekte dauerhaft in den Alltag integriert werden müssen. Dabei sind nicht nur technische, sondern auch organisatorische und menschliche Faktoren entscheidend für den Erfolg.

In diesem Podcast beleuchten wir, wie Unternehmen diesen Übergang optimal gestalten können. Welche Stolpersteine gibt es, und wie lassen sie sich vermeiden? Welche Strategien und Best Practices helfen dabei, reibungslose Betriebsübergänge sicherzustellen? Wir teilen praxisnahe Tipps und diskutieren Lösungsansätze für typische Herausforderungen.

🎙️ Episode: Erfolgsfaktor Betriebsübergang – Projekte sicher in den Alltag überführen

🔄 Wie IT-Projekte nachhaltig in den Betrieb übergehen können

Der Übergang vom Projekt in den operativen Betrieb ist ein kritischer Moment in jeder IT-Transformation – und oft unterschätzt. In dieser Folge sprechen wir darüber, worauf es beim sogenannten "Betriebsübergang" wirklich ankommt.

Ob Systemwechsel, SAP-Transformation oder neue Plattformen – irgendwann ist das Projekt abgeschlossen, doch der Erfolg entscheidet sich erst im operativen Alltag. Genau hier passieren häufig die größten Reibungsverluste.

🔍 Was dich in dieser Folge erwartet:

✅ Warum der Betriebsübergang eine der sensibelsten Phasen in IT-Projekten ist
✅ Die häufigsten Fehler und Herausforderungen beim Übergang in den Betrieb
✅ Welche Rolle Organisation, Kommunikation und Wissenstransfer spielen
✅ Praxisbeispiele: Was funktioniert – und was nicht
✅ Konkrete Tipps, wie sich der Übergang professionell und reibungslos gestalten lässt

🎧 Jetzt reinhören und erfahren, wie du den Erfolg deiner Projekte auch nach dem Go-Live absicherst!

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Transkript

One, two, three, four. Hallo und herzlich willkommen bei Smart BIG X für IT Projektmanager, präsentiert von Sidekick Network basiert unser Podcast auf der Erfahrung von über 20.000 IT Projekten. Bist du bereit? Direkt zum Punkt zu kommen? Dann lass uns starten. Bei der Neuimplementierung oder Transformation von IT Systemen kommt irgendwann der Übergang in den Betrieb. Dabei geht es dann darum, das Projektergebnis dauerhaft in den operativen Alltag zu überführen und sicherzustellen, dass es effizient und nachhaltig genutzt wird. Wir widmen diesen Podcast der Frage Wie kann ein Übergang in den Betrieb möglichst reibungslos ablaufen und was sind die Best Practices dafür? Heute darf ich Johanna Kellerbauer begrüßen. Johanna ist seit 15 Jahren IT Projektmanagerin und hat schon viele kleine, aber auch große Betriebsübergänge aktiv begleitet. Sie gibt uns heute einen Einblick in typische Fallstricke und wie man diese lösen kann. Hallo Johanna. Hallo Andreas, grüße dich. Schön, dass du heute da bist. Bevor wir aber in die Fallstricke direkt reinspringen, die ich im Intro versprochen habe, wenn alles glatt läuft. Wie sieht denn dann erfolgreicher Betriebsübergang aus? Dass wir erstmal vielleicht in der positiven Art und Weise in dieses Thema einsteigen? Ja, also ein positiver Betriebsübergang wäre, dass alles wunderbar läuft, dass alle zufrieden sind, sowohl das Projektteam, sein System oder sein Tool ordentlich übergeben hat, dass da keine keine Baustellen mehr offen sind, dass die Kollegen, die den Betrieb, den operativen Betrieb dann übernehmen, abgeholt sind und alles, alles klar ist und das alles auch natürlich noch innerhalb der Timeline funktioniert, die man sich ausgedacht hatte. Also möglichst auch noch rechtzeitig. Also das wäre die wunderschöne Version. Das wäre die Idealwelt. Und jetzt auf die Fallstricke kommen. Was sind aus deiner Sicht so die sehr, sehr typischen? Also ich muss sagen sehr, sehr typisch. Weil wenn man sich online beliest oder generell in das Thema vertieft, dann kommen da lange Listen, was alles gemacht werden muss. Aber wir wollen uns ja hier konzentrieren auf die wichtigsten Themen. Was sind aus deiner Sicht so die typischsten Fallstricke? Also das erste Thema, was was eigentlich meistens aufkommt, ist unzureichende Dokumentation. Und das ist was, was man während des Projekts eben möglichst schon starten sollte. Dass man alles gut dokumentiert, was notwendig ist für einen späteren operativen Alltag. Das bedeutet jetzt nicht, dass man sich über dokumentiert. Also wir haben ja auch eine agile Arbeitsweisen, sind ja auch gerne genutzt und haben auch absolut ihre Berechtigung. Aber es gibt wichtige Informationen, die einfach am Schluss des Projektes stehen müssen, die der Betrieb braucht. Und die muss man einfach möglichst rechtzeitig dokumentieren und auch in passender Form dokumentieren. Ja, vielleicht noch mal für unsere Zuhörer noch mal der Unterschied zwischen dem Projekt selber und dem Betrieb. Es gibt ja ganz viele Projekte, die neue IT Systeme einführen, aber die Leute sind natürlich zeitlich begrenzt da an diesen Themen dran und irgendwann muss das Thema auch mal dann in den operativen Betrieb dieser dieses Unternehmens mal überführt werden, wo alle Systeme betreut werden. Und diesen Übergang sozusagen zu schaffen, aus dieser schnellen, flexiblen Arbeitsweise, projektgetrieben hin zu Und jetzt muss es stabil laufen für alle Nutzer im Unternehmen. Das ist die große Herausforderung. Genau. Und da sprechen wir vor allem also aus meiner Erfahrung über größere Zusammenhänge. Also in kleineren Startups oder so sind das oft Teams, die zusammengehören. Also da ist es oft nicht getrennt. Aber je größer die Firma ist, desto mehr sind die Bereiche voneinander abgegrenzt. Dann gibt es oft wirklich Projektbereiche, die nur neue Tools einführen und eben Betriebsbereiche, die nur das tun und dass genau diese Trennung bedeutet, dass man eben auch von einem Bereich in den anderen dann das ganze Thema übergeben muss. Und das ist unser Thema heute. Ja, das ist vielleicht auch der, der der zweite Fallstrick, den du dabei hast, der das Thema Verantwortlichkeiten. Genau, also da auch da ist es wieder wichtig, frühzeitig sich Gedanken zu machen. Eben auch zum Beispiel über ein Supportkonzept und auch vielleicht während des Projekts schon so einen ersten Draft mal mit den Betriebskollegen zu besprechen. Mit Support Konzept meine ich halt, dass man First Second Level entsprechend mal aufmalt und mal schaut. Okay, wer ist an welcher Stelle für was zuständig, für irgendwelche Bugs die auftreten oder eben auch für Release neue Release Notes? Wer schaut sich die an und solche Dinge? Also das. Das muss halt alles möglichst gut abgegrenzt sein und klar definiert sein. Wer ist für was verantwortlich? Dann im Operativen. Also wenn so ein Nutzer vor dem System sitzt, ein Thema hat, die Hotline anruft, wer macht dann First Level bzw bis hinten runter in den Third Level? Wer kontaktiert den Lieferanten, wenn irgendwas ist? Bzw. Zu welchen Zeiten überhaupt? Ja, genau. Supportzeiten. Das sind alles Themen, die man dann in einem SLA in so einem Service Level Agreement zum Beispiel. Wenn man jetzt einen externen Anbieter zum Beispiel auch hat, während des Projekts schon festlegt. Aber auch da muss man ja möglichst dann auch schon vorher vielleicht mal mit den Betriebskollegen gesprochen haben, ob das denn zusammenpasst, ob das. Typisch. Ist für den SLS, Wann ist da der Support erreichbar? Also solche Dinge. Genau das sind Sachen, die halt vorher in so einem Supportkonzept schon mal geklärt werden können. Und das geht eben auch einher mit nicht klar definierten Verantwortlichkeiten. Das ist oft ein Problem. Dann das darf man nicht zu spät besprechen. Ja, ja, was wäre ein weiteres Thema aus deiner Sicht da? Das geht eigentlich damit einher, so ein bisschen mit dem, was wir gerade besprochen haben, dass man eben auch den Betrieb frühzeitig einbindet in diese Projektphase. Also wieder das Thema rechtzeitig mit den Leuten reden und sie entsprechend eben auch abholen. Worum geht es? Was ist die Lösung? Und dann auch deren Insights auch nutzen. Also Betriebskollegen haben ja, haben ja auch Betreuende die Systeme schon seit Jahren viele. Und die denken auch noch mal an Sachen, an die vielleicht das Projektteam nicht unbedingt denkt. Sie wissen ja auch, was geht und was nicht geht. Genau richtig. Also das ist so ein Punkt, den man den man durchaus sich mal überlegen kann, dass man die Kollegen ein bisschen früher reinholt, als es vielleicht die allgemeinen Prozesse vorsehen. Weil erstens sind sie darüber dankbar und zweitens ist man selber dann vielleicht auch ein bisschen erhellt, weil man noch Dinge lernt, die man eben vorher vielleicht an die man gar nicht. Gedacht hat, meistens auch nicht gerade überbesetzt. Ja, und dann kommst du mit deinem Thema um die Ecke und dann schreien die wahrscheinlich nicht Schön, dass du da bist. Ich hatte hier noch Kapazitäten. Meistens nicht. Das ist halt genau das Problem deswegen. Also das ist eines der Hauptprobleme oft, dass eben der Betrieb sehr überlastet ist und immer neue Tools dazukommen und wenige Tools abgeschaltet werden. Im Gegensatz dazu. Und genau deswegen eben genau diese Punkte, die Kollegen früh reinzuholen, gut zu dokumentieren und mit ihnen zu sprechen. Das ist eigentlich. Hast du denn schon mal, bevor wir in die Hacks dann auch reingehen, hast du schon mal einen Geräuschlosen Übergang, wenn man es so benennen darf, erlebt? Also in größeren Zusammenhängen nicht wirklich. Da gab es meistens irgendwelche Probleme. Aber, Also ob das jetzt politische waren oder eben auch menschliche oder eben genau die, dass das Thema der der Rechtzeitigkeit Timeline hat nicht gepasst, Infos waren nicht da, da gab es immer irgendwelche Probleme. Aber in kleineren Zusammenhängen habe ich das schon erlebt, dass das gut funktioniert. Aber das liegt eben auch daran, dass die Teams da meistens mehr integriert sind ineinander. Und ich habe mal in einem kleineren Startup so einen Übergang betreut und da hat das wunderbar funktioniert. Da gab es überhaupt gar keine Probleme. Aber das lag eben daran, dass die das dass diese beiden Seiten eigentlich keine zwei unterschiedlichen Seiten waren Betrieb und Projekt, sondern die haben eigentlich von Anfang an zusammengearbeitet. Ja. Hast du auch schon mal erlebt, dass was sogar blockiert wurde in der Übernahme eines Systems? Ja. Also ja, das ist ja die Frage. Bzw. Wie habt ihr das dann gelöst? Also es ist es ist schon insofern blockiert worden, dass halt bestimmte Fristen, die halt standen, bis wann man irgendwas anmelden muss und ein Betriebsübergang halt durch Ablehnen oder kurzfristigen Absagen von Terminen oder die die Infos nicht rüberzureichen sozusagen blockiert wurden. Also von von Management Seite in dem Fall das kann schon mal passieren, dass da halt dann eben so ein bisschen politisch gespielt wird und nicht. Der Trainer hat gesagt, wir machen jetzt Zeitspiel bis zum Ende. Richtig. Genau, wir schinden jetzt mal Zeit. Ja, und dann ist die Frist vorbei. Huch, jetzt können wir es nicht mehr übernehmen. Und so was haben wir schon erlebt. Und da waren wir auch leider etwas ohnmächtig, weil wir da nicht dagegen an konnten. Das waren aber das sind halt dann auch manchmal so Situationen, da waren dann auch noch viele Abwesenheiten und dann ist halt eine Frist verstrichen und dann muss man das halt eben irgendwie nachholen. Das Problem daran ist nur, dass oft solche Übergänge nur jährlich gemacht werden. Oft, so zum 1. Januar, übernehmen wir das System. Das bedeutet, dass das Projektteam dann eben ein ganzes Jahr das alles noch weiterführen muss. Also obwohl das Tool schon in Betrieb ist, muss es dann eben noch vom Projektteam weiterbetreut werden. Sowohl Fachbereich als auch eben die IT, die das eingeführt hat. Ich glaube, das bringt uns direkt zu deinem ersten Hack, den du heute mitgebracht hast. Ja, also wenn wir jetzt mal positiv in die Zukunft schauen und deinen Erfahrungsschatz sozusagen. Anzapfen dürfen, was sind denn aus deiner Sicht? Du hast heute vier mitgebracht, die die Hacks für unsere Zuhörer. Also genau der erste ist die allgemeine Rechtzeitigkeit Information. Informationen über Fristen haben. Und damit ist nicht die deutsche. Pünktlichkeit. Gemeint, sondern. Ja genau die Fristen im Kopf haben und auch eben die benötigten Informationen rechtzeitig parat haben. Das ist so das Thema. Weil eben manchmal bis zu einem bestimmten Zeitpunkt was angemeldet werden muss oder Finanzierung stehen muss. Und das muss man einfach rechtzeitig auf dem Schirm haben. Einen Plan Wie komme ich denn an die Fristen? Also wenn ich jetzt komplett neu bin in diesem Unternehmen oder vielleicht auf einem Projekt und die sagen zu mir Hey, du musst den Betrieb dann aber sicherstellen. Wie komme ich dann an diese Fristen ran? Das ist interessant. Interessante Frage. Das kommt auch immer darauf an, wo du dich bewegst. Also du musst halt natürlich alle Informationsquellen anzapfen, die du hast. Ob das jetzt irgendein Wiki ist, was zur Verfügung steht oder ob du eben irgendwelche Kollegen fragen kannst. Das ist ja immer. Immer. Das ist eigentlich sage ich jetzt mal der, dass das Gold Thema finde ich, dass man weiß, mit wem muss ich reden? Wo kriege ich die Informationen her? Da gibt es halt keine, keine Paradelösung, würde ich mal sagen. Das ist immer unterschiedlich. Ja, aber ja eben. Im Zweifelsfall so vielen Leuten wie möglich auf den Keks gehen, sage ich jetzt mal, um rechtzeitig die Informationen zu haben und auch die Fristen zu kennen. Ja. Genau. Und dann eben als nächstes Thema was, was ich so ein bisschen mitgebracht habe, auch frühzeitig den Betrieb mit mit reinnehmen. Einerseits allgemein rechtzeitig sein, das war das erste Thema, das zweite frühzeitig die Betriebskollegen mit mit ins Boot holen, also. Mit den Terminen rein nehmen, zum Beispiel wenn sie die Zeit haben. Genau richtig. Und auch eben deren Insights nutzen und selber eben schnell in die Kommunikation gehen. Ja. Und das dritte Thema ist Finanzierung, weil die muss auch stehen und da gibt es meistens in größeren Zusammenhängen etablierte Prozesse, die man dann eben auch bedienen muss. Und das ist aber auch viel mit Absprachen verbunden. Und deswegen ist das eine Sache, die wird ja meistens auch auf etwas höherer Ebene manchmal diskutiert. Und wenn man zum Beispiel jetzt nur unterstützt als Projektmanager oder so, dann ist es wichtig, dass man da eben auch rechtzeitig mit dem Management spricht und sagt Ja, Finanzierung muss geklärt sein. Also was muss dann zum Beispiel finanziert werden? Die Betriebskosten müssen finanziert werden, aber auch die ganzen Services. Und was passiert, wenn ein Change kommt etc.. Genau dafür gibt es meistens ein Budget, was eben nicht das Projektbudget ist, sondern das Betriebsbudget. Und das muss eingeplant sein. Und da gibt es auch bestimmte Verrechnungsschlüssel, je nachdem, wo man sich halt bewegt. Da ist natürlich auch wieder jeder Konzern, jede Firma irgendwie anders und. Jeder Dienstleister. Oder Dienstleister. Genau. Also Lizenzkosten sind natürlich auch ein Thema. Das müssen die Betriebskollegen dann ja auch klären, wenn Lizenzen verlängert werden müssen. Ja, also so eine Sachen müssen halt möglichst frühzeitig auch stehen und nicht erst kurz vor Go Live irgendwie besprochen werden. Das funktioniert dann nicht. So was dauert ja auch, das geklärt ist. Genau. Ja, Vertragsverhandlungen können lange dauern. Ja, genau. Und der vierte und letzte Hack, den du uns heute mitgebracht hast. Das ist so ein Thema. Was? An das ich erst mal nicht so gedacht hätte. Was mir aber dann später irgendwann bei mehreren Projekten aufgefallen ist, dass eben wichtig ist, eine klare Grenze zu ziehen. Welche Tätigkeiten fallen noch ins Projekt und welche Tätigkeiten übernimmt dann eben der Betrieb? Also so was wie Schulungen, das ist eine Erstschulung gibt. Das macht man natürlich im Projekt, Das ist verständlich, Aber wenn danach eben noch irgendwelche Key User reingeholt werden müssen, dann muss irgendwann Schluss sein. Also da kann nicht jedes Mal wieder das Projektteam herangezogen werden und sagen hier schult mal unsere User oder reicht mal noch die und die und die Sachen rüber. Also das, das ist halt nach der Betriebsübergabe müssen solche Sachen möglichst im Betrieb laufen, genauso wie Nacharbeiten an irgendwelchen größeren Datenmigrationen oder so ein Erstbefüllung zu. Einem Projekt hattest du. Ja genau das hatte ich mal eine Erstbefüllung von großen Datenmengen, die wir halt bei einer Migration da durchführen mussten. Das war innerhalb des Projekts, das war sozusagen abgestimmt, dass einmal die Datengrundlage geschaffen wird. Danach mussten dann aber noch mal neue Versionen eingespielt werden und Daten überschrieben und noch mal angepasst. Und das ist dann ein Thema, was eben im Betrieb passieren sollte. Und da gab es dann auch Diskussionen. Also das muss man eben frühzeitig auch wiederum, da sind wir wieder bei der allgemeinen Rechtzeitigkeit, da muss man eben kommunizieren und abstimmen, was passiert im Projekt und was passiert dann im Betrieb? Das waren sehr wertvolle Hacks für uns und ich glaube, wenn ich so die Podcasts Revue passieren lasse, am Ende kommt es immer wieder runter auf Kommunikation. Ja. Absolut, ja. Wir reden zwar über Tools, klar über IT Systeme, aber Menschen arbeiten mit Menschen. Genau. Und wer mit Johanna mal arbeiten möchte, das vielleicht so zum Abschluss, kann gerne in den Shownotes nachschauen und den Kontakt herstellen. Auch gerne über uns. Vielen Dank, dass du da warst und deine Erfahrung mit uns geteilt hast. Sehr gern. Es war mir eine Freude. Auf ein nächstes Mal. Ja, genau. Danke. Danke dir. Tschüss. Ciao. Ich denke.